Ведение трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Правительства РФ от № 530. Правильное оформление записей о назначении на должность – важный элемент кадровой документации, от которого зависит юридическая корректность трудовых отношений и возможность дальнейшего расчета пенсии.
Нормативная база
В соответствии с п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек в графу 3 (Сведения о работе) вносится запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графу 4 – дату и номер документа, на основании которого произведена запись.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 71, 73) – основной закон о трудовых отношениях.
- Постановление РФ № 530 от – инструкция по заполнению трудовых книжек.
- Приказы и протоколы (избрание, назначение, перевод) – основания для записи.
Как правильно оформить запись
Форма записи
В графе 3 указывается:
- Наименование должности (полное наименование по ОКЗ/КСКД).
- Дата и номер документа, на основании которого произведена запись (приказ, протокол, решение учредительного органа и т.п.).
Пример записи:
Принят(а) на должность директора;
№ приказа № 15 от ;
Дата приема: .
Примеры типовых записей
- Назначение директора: Назначен(а) директором; № приказа № 7 от ; дата приема – .
- Временное исполнение обязанностей (ВРИО): Исполняет обязанности директора; решение совета директоров от ; дата начала – .
- Назначение главным бухгалтером: Принят(а) главным бухгалтером; приказ № 12 от ; дата приема – .
- Перевод в другую должность: Переведен(а) с должности менеджера продаж на должность руководителя отдела; протокол перевода от ; дата перевода – .
Особенности оформления разных видов назначений
Назначение на должность директора
Для директора в графе 3 указывается полное наименование должности «Директор». При этом в графе 4 указываются:
- Дата и номер приказа о назначении;
- Номер протокола общего собрания участников (если решение принято на собрании);
- Если используется формулировка «избран», то в записи следует указать «Избран(а) на должность директора», но в трудовой книжке обычно пишут «Принят(а) на должность директора».
Временное исполнение обязанностей (ВРИО)
Запись о ВРИО делается в том случае, когда работник исполняет обязанности руководителя до официального назначения. Пример:
Исполняет обязанности директора;
Решение совета директоров от ;
Дата начала исполнения: .
Назначение на другую руководящую должность
При переводе или назначении на другую руководящую должность указываются:
- Новое наименование должности;
- Документ, на основании которого произведено изменение (приказ, протокол);
- Дата начала работы на новой должности.
Частые ошибки и как их избежать
- Неуказание полного наименования должности. Нужно использовать официальное наименование, соответствующее ОКЗ или КСКД.
- Омиссивное указание даты и номера документа. Без этого запись считается недействительной.
- Несогласованность формулировок между документом и записью. Запись должна полностью соответствовать формулировке в приказе или протоколе.
- Запись в графе 3 без указания основания. В графе 3 указывается только факт назначения, а основание – в графе 4.
Практический чек‑лист при оформлении
- Определить, какая должность будет занесена в графу 3.
- Найти документ, на основании которого произведено назначение (приказ, протокол, решение).
- В графе 3 записать:
- Формулировку «Назначен(а) на должность …» или «Принят(а) на должность …»;
- Полное наименование должности.
- В графе 4 указать:
- Дата и номер документа;
- Краткое название документа (приказ, протокол и т.п.).
- Проверить соответствие формулировок в документе и в записи.
- Убедиться, что дата начала работы указана правильно.
Примеры готовых записей
Пример записи о назначении директора
Принят(а) на должность директора;
Приказ № 23 от ;
Дата приема: .
Пример записи о назначении ВРИО
Исполняет обязанности директора;
Решение совета директоров от ;
Дата начала исполнения: .
Пример записи о переводе на другую должность
Переведен(а) с должности менеджера продаж на должность руководителя отдела;
Протокол перевода от ;
Дата перевода: .
Правильное оформление записи в трудовой книжке о назначении на должность – гарантия юридической чистоты трудовых отношений и защита прав работников. Соблюдайте требования Инструкции по заполнению трудовых книжек, уточняйте полное наименование должности, указывайте дату и номер документа, а также проверяйте соответствие формулировок между документом и записью. При следовании этим рекомендациям вы избежите типовых ошибок и обеспечите надёжность кадровой документации.