С 1 января 2026 года в Российской Федерации завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает, что все работодатели обязаны вести учет трудового стажа исключительно в электронном виде, а бумажные трудовые книжки становятся архивными документами. Однако переход на ЭТК не отменяет необходимости корректного оформления записей в бумажной трудовой книжке — особенно на этапе перехода. Ошибки в записях могут привести к снижению размера пенсии, задержкам при её назначении или даже отказу в зачете стажа.

Почему важно правильно оформить запись при переходе на ЭТК?

Записи в трудовой книжке — это основа для формирования индивидуального лицевого счёта гражданина в Пенсионном фонде РФ. Неточности, пропущенные даты, неправильные формулировки или несоответствие кодов ОКЗ (Общероссийского классификатора занятий) могут привести к:

• Недоначислению страхового стажа;
• Отказу в зачете периода работы;
• Задержке назначения пенсии;
• Необходимости восстановления документов через суд.

Как подчеркивают специалисты Роструда и Пенсионного фонда, даже одна неверная запись может обесценить десятилетия трудового стажа.

Какая запись должна быть сделана при переходе на электронную трудовую книжку?

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Постановлением Правительства РФ от № 695, при переходе на электронный формат в бумажную трудовую книжку вносится единственная запись о переходе на ведение ЭТК. Эта запись делается только один раз — на последней заполненной странице трудовой книжки, после последней записи о трудовой деятельности.

Формулировка записи:

«Запись о трудовой деятельности ведется в электронном виде в соответствии с Федеральным законом от № 328-ФЗ»

Эта формулировка является официальной и обязательной. Ниже приведён пример корректного оформления записи:

Пример записи в трудовой книжке:

1. Основание: на основании заявления работника и в соответствии с п. 10 Правил ведения трудовых книжек
2. Запись: «Запись о трудовой деятельности ведется в электронном виде в соответствии с Федеральным законом от № 328-ФЗ»

Важно: Не допускается использование сокращений, таких как «ЭТК», «электронная книжка» или «переведено на ЭТК». Только полная, точная формулировка, соответствующая закону.

Что делать, если работник уже подал заявление на ЭТК?

Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку до 2026 года, работодатель обязан:

• Внести запись о переходе в трудовую книжку в течение 15 рабочих дней с даты подачи заявления;
• Сообщить в Пенсионный фонд РФ о переходе на ЭТК (это делается автоматически через систему взаимодействия с ПФР);
• Выдать работнику копию записи о переходе на ЭТК по его запросу (если он потребует).

Если работник не подавал заявление, но работодатель перешёл на ЭТК по инициативе организации (например, в рамках пилотного проекта), запись в трудовую книжку вносится только по письменному заявлению работника. Без заявления — запись вносить нельзя.

Чего НЕЛЬЗЯ делать при переходе на ЭТК?

• Нельзя вносить запись на новой странице, если на предыдущей есть свободное место — это нарушение формы ведения трудовой книжки.
• Нельзя использовать неофициальные формулировки: «переведено на электронку», «ЭТК», «работа ведется онлайн» и т.п.
• Нельзя вносить запись без указания даты и основания.
• Нельзя вносить запись, если работник не подал заявление (если он не согласен на переход).
• Нельзя уничтожать или изымать бумажную трудовую книжку — она остаётся у работника как юридически значимый документ.

Как оформить запись в 1С:ЗУП?

В программе 1С:ЗУП для корректного формирования записи в трудовой книжке необходимо:

1. Перейти в раздел «Кадры» → «Трудовые книжки».
2. Найти нужного сотрудника и открыть его личное дело.
3. В меню «Действия» выбрать «Внести запись о переходе на электронную трудовую книжку».
4. Программа автоматически подставит корректную формулировку в соответствии с законом № 328-ФЗ.
5. Указать дату внесения записи и основание (заявление работника);
6. Проверить, чтобы в справочнике «Коды ОКЗ» и «Трудовые функции» были актуальные на 2026 год значения — иначе система может выдать ошибку.
7. Сформировать печатную форму записи и распечатать её для внесения в бумажную трудовую книжку.

Важно! 1С не работает с «незнакомой» информацией — если вы вручную введёте текст записи, отличный от шаблона, система может не сгенерировать корректный отчёт для ПФР. Всегда используйте встроенные шаблоны!

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?

После внесения записи о переходе на ЭТК:

• Бумажная трудовая книжка не изымается у работника — она остаётся у него как подтверждение стажа до 2026 года;
• Все последующие трудовые действия (прием, увольнение, переводы) оформляются только в электронном виде;
• Работник может в любое время запросить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или в отделении ПФР;
• При трудоустройстве в новую организацию работник предоставляет бумажную трудовую книжку для ознакомления — новая организация не вносит в неё новые записи, но может сканировать её для архива.

Чтобы избежать проблем с пенсией и трудовым стажем, запомните эти 5 правил:

1. Запись делается только один раз — при переходе на ЭТК.
2. Формулировка строго обязательна: «Запись о трудовой деятельности ведется в электронном виде в соответствии с Федеральным законом от № 328-ФЗ».
3. Запись вносится только по заявлению работника.
4. Запись делается на последней заполненной странице, не на новой.
5. Бумажная книжка не уничтожается — она остаётся у работника как исторический документ.

Правильное оформление записи, это не просто формальность. Это гарантия того, что ваш труд, ваш стаж и ваши права будут учтены при назначении пенсии. Не рискуйте, действуйте по закону, точно и в срок.

Помните: одна ошибка в трудовой книжке может стоить вам десятков тысяч рублей пенсии;