Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. С 1 сентября 2024 года вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек, утверждённые Приказом Минтруда России № 320н от . Эти изменения касаются как формы бланка, так и порядка внесения записей. В этой статье вы найдёте исчерпывающую инструкцию по заполнению трудовой книжки с образцами для всех ключевых ситуаций: приёму на работу, увольнению, переводу, смене фамилии и другим случаям.

Общие требования к заполнению трудовой книжки

Перед тем как вносить записи, важно соблюсти следующие правила:

• Записи вносятся только на основании официальных документов — приказов, распоряжений, договоров.
• Используется разборчивый почерк или печатающие устройства (если книжка электронная).
• Записи делаются чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета. Красные, зелёные и карандашом, запрещено.
• Нельзя использовать исправления с помощью корректора, зачёркиваний или наклеек.
• Все записи должны быть пронумерованы по порядку.
• Дата записи — это дата, когда запись внесена в книжку (не обязательно совпадает с датой приказа).
• Указываются реквизиты документа: номер и дата приказа (распоряжения);
• Записи вносятся только уполномоченным лицом — кадровиком, бухгалтером или руководителем организации (если нет кадровой службы).

Заполнение ьного листа

ьный лист заполняется при первичном оформлении трудовой книжки или при получении новой (например, при утрате или замене).

Поля ьного листа:

1. Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте.
2. Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ.
3. Образование — указывается по документу об образовании (например: «среднее общее», «среднее профессиональное», «высшее»).
4. Профессия, специальность, указывается на момент трудоустройства. Важно! С 2024 года, если сотрудник получает вторую профессию, новую запись не зачёркивают, а дописывают через запятую или ниже, если места не хватает.

Пример заполнения профессии:

Было: «Бухгалтер»

Стало: «Бухгалтер, юрист»

Примечание: Если работник получил второе высшее образование и сменил профессию, новую профессию добавляют, не стирая старую. Это важно для подтверждения всего опыта.

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Этот раздел — основной. Здесь фиксируются все изменения в трудовой деятельности работника: приём, увольнение, перевод, изменение должности, смена фамилии и т.д.

Структура записи:

Каждая запись состоит из 4 столбцов:

Образцы записей по ключевым ситуациям

Приём на работу

1. Номер записи: 1
2. Дата события:
3. Содержание: Принят на работу в отдел маркетинга на должность маркетолога
4. Реквизиты: Приказ № 45 от

Увольнение по собственному желанию

1. Номер записи: 2
2. Дата события:
3. Содержание: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
4. Реквизиты: Приказ № 89 от

Перевод на другую должность

1. Номер записи: 3
2. Дата события:
3. Содержание: Переведён с должности маркетолога на должность ведущего специалиста отдела маркетинга
4. Реквизиты: Приказ № 112 от

Смена фамилии (в связи с браком)

1. Номер записи: 4
2. Дата события:
3. Содержание: В связи с переменой фамилии (свидетельство о заключении брака № 12345 от ) фамилия изменена с «Иванова» на «Петрова»
4. Реквизиты: Приказ № 156 от

Работа по совместительству

1. Номер записи: 5
2. Дата события:
3. Содержание: Принят на работу по совместительству в отдел продаж на должность менеджера по продажам
4. Реквизиты: Приказ № 201 от

Увольнение по сокращению штата

1. Номер записи: 6
2. Дата события:
3. Содержание: Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
4. Реквизиты: Приказ № 245 от

Как исправлять ошибки в трудовой книжке

Ошибки в трудовой книжке — это серьёзная проблема, так как они могут повлиять на расчёт стажа и пенсии. Зачёркивать, исправлять корректором или наклеивать — строго запрещено!

Правильный порядок исправления:

1. Запись, содержащая ошибку, признана недействительной.
2. Напротив неё вносится новая запись с пометкой: «Запись № X признана недействительной».
3. Затем вносится правильная запись с указанием основания (например, приказ об исправлении).
4. Номер новой записи — следующий по порядку.

Пример исправления:

Ошибочная запись № 3:
Принят на работу в отдел маркетинга на должность менеджера (должность указана неверно)

Исправление:
Запись № 3 признана недействительной. Приказ № 120 от

Правильная запись № 4:
Принят на работу в отдел маркетинга на должность маркетолога. Приказ № 45 от

Особенности заполнения в 2025–2026 годах

• Электронные трудовые книжки (ЭТК) — с 2020 года работники могут выбрать: бумажную или электронную книжку. Если выбрана ЭТК, бумажная не ведётся. Все записи вносятся в Единую информационную систему.
• Дублирование записей — при переходе с бумажной на электронную книжку, работодатель обязан передать все сведения в электронный реестр.
• Вкладыш — если в трудовой книжке закончилось место для записей, выдаётся вкладыш. Он прикрепляется к основной книжке и имеет тот же юридический статус.
• Проверка записи — перед выдачей книжки работнику, кадровик обязан перепроверить все записи на соответствие приказам и законодательству.

Важные рекомендации

• Всегда делайте черновую запись перед внесением в книжку — это снижает риск ошибок.
• Храните копии всех приказов, на основании которых вносятся записи.
• При увольнении работника вручите трудовую книжку под подпись в день увольнения.
• Если работник не забирает книжку — храните её в архиве не менее 50 лет.
• При смене работодателя — не забудьте передать книжку новому работодателю с подписью и печатью.

Правильное заполнение трудовой книжки, это не просто формальность, а гарантия защиты прав работника на трудовой стаж, пенсию и социальные выплаты. С 2024 года правила стали более гибкими, но и строже в плане документального подтверждения. Соблюдение всех требований Приказа № 320н позволяет избежать споров с Пенсионным фондом, трудовыми инспекциями и судами.

Совет профессионала: Всегда сверяйтесь с актуальной версией Приказа № 320н и используйте официальные образцы, размещённые на сайте Минтруда России. Не полагайтесь на устаревшие шаблоны, законодательство меняется, и ошибки в трудовой книжке могут стоить работнику десятков тысяч рублей в будущем.

Скачать актуальные образцы записей и бланки трудовой книжки вы можете на официальном сайте Минтруда России: trud.gov.ru