Трудовая книжка – один из самых важных документов в трудовых отношениях. В ней фиксируются все сведения о стаже‚ должностях‚ начислениях и увольнениях сотрудника. Часто работодателю‚ банку‚ государственным органам и другим организациям требуется не оригинал‚ а заверенная копия полной трудовой книжки. В этой статье разберём‚ как правильно оформить такую копию‚ какие требования предъявляются к документу‚ где хранится оригинал‚ а также как получить копию в электронном виде.
Что такое копия полной трудовой книжки?
Копия полной трудовой книжки – это точная копия всех страниц оригинала‚ включая последнюю (пустую) страницу‚ где обычно ставится печать о выдаче копии. Копия должна быть полностью читаемой‚ без искажений‚ и содержать все записи‚ сделанные в оригинале.
Зачем нужна копия?
- Подтверждение стажа при трудоустройстве в новый коллектив.
- Документ для банков при оформлении кредита.
- Справка для государственных органов (например‚ при получении визы).
- Внутреннее использование работодателя (дубликат для отдела кадров).
Правовые основы
Вопросы выдачи копий трудовой книжки регулируются:
- Трудовым кодексом РФ (статья 62).
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 – «Документы и их оформление. Порядок заверения копий документов о трудовом стаже».
- Постановления Минтруда РФ о порядке выдачи копий трудовой книжки.
Согласно статье 62 ТК РФ‚ работник имеет право на копию трудовой книжки по письменному заявлению. Работодатель обязан выдать копию в течение три рабочих дней с момента получения заявления.
Что должно быть в заверительной надписи?
ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает‚ что в заверении указывается место хранения оригинала. Пример надписи:
Заверено: ________________________ (подпись‚ печать) Место хранения оригинала: _______________________
Как оформить заявление на копию трудовой книжки?
Заявление должно быть составлено в письменной форме и адресовано работодателю. Важно‚ чтобы в заявлении были указаны:
- ФИО работника.
- Дата рождения.
- Номер и серия трудовой книжки.
- Цель получения копии (например‚ «для банка»).
- Дата и подпись работника.
Ниже приведён образец заявления‚ который можно адаптировать под свои нужды.
[Наименование организации] [Адрес организации] Заявление Я‚ __________________________ (ФИО)‚ дата рождения __________________‚ работник __________________________ (должность)‚ номер и серия трудовой книжки: _____________‚ на основании статьи 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенную копию полной трудовой книжки в целях _______________________________. Подпись: _______________________
Как оформить копию в бумажном виде?
Порядок копирования
- Соберите все страницы оригинальной трудовой книжки‚ включая последнюю пустую.
- Сделайте копию каждой страницы с помощью копировального аппарата или сканера. Копии должны быть читаемыми‚ без размытостей.
- Разместите копии в том же порядке‚ в каком они находятся в оригинале.
- На последней странице (пустой) разместите надпись «Копия» и заверение работодателя.
Заверение копии
Заверение должно быть оформлено в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. В надписи указывается:
- Подпись руководителя или ответственного лица.
- Печать организации.
- Место хранения оригинала.
- Дата заверения.
Пример заверения:
Заверено: ________________________ (подпись) Место хранения оригинала: _______________________
Как получить копию в электронном виде?
С 2023 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Если работник имеет ЭТК‚ копию можно получить через портал Госуслуг или личный кабинет работодателя.
Пошаговая инструкция
- Перейдите на портал Госуслуг.
- Авторизуйтесь в личном кабинете (используйте электронную подпись‚ ПЭП или смс-код).
- Выберите услугу «Получить копию трудовой книжки».
- Заполните форму‚ указав цель получения копии и контактные данные.
- Подтвердите запрос. В течение 1–2 рабочих дней копия будет доступна в виде PDF.
Заверение электронного документа
Электронная копия может быть заверена в электронном виде с использованием цифровой подписи. В большинстве случаев достаточно сканировать печать и подпись работодателя и приложить их к PDF-файлу.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить копию без письменного заявления? Нет‚ согласно ТК РФ‚ заявление должно быть в письменной форме.
- Что делать‚ если оригинал трудовой книжки потерян? Работодатель может оформить дубликат. В таком случае копия будет иметь статус «дубликат» и должна быть заверена в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- Нужна ли заверка каждой страницы? Нет‚ заверяется только последняя страница (пустая)‚ где ставится надпись «Копия» и заверение работодателя.
- Можно ли использовать копию для оформления кредита в банке? Да‚ но банк может потребовать заверенную копию с печатью и подписью работодателя.
- Какой срок действует копия? Копия не имеет срока действия‚ но её актуальность подтверждается датой заверения.
Пример образца заверенной копии
Ниже приведён пример оформления заверенной копии‚ который можно использовать как шаблон.
[Наименование организации] [Адрес организации] Копия полной трудовой книжки ФИО: __________________________ Дата рождения: ___ / ___ / ______ Номер и серия: _____________ Заверено: ________________________ (подпись) Место хранения оригинала: _______________________
Получение копии полной трудовой книжки – это простая процедура‚ но она требует соблюдения определённых правил:
- Соблюдайте требования ГОСТ Р 7.0;97-2016.
- Составьте письменное заявление и подайте его работодателю.
- Выдача копии должна быть завершена в течение трёх рабочих дней.
- Для электронных копий используйте портал Госуслуг и цифровую подпись.
Следуя этим рекомендациям‚ вы получите надёжную и юридически действительную копию трудовой книжки‚ которая будет пригодна для любых официальных целей.