Для получения пенсии необходимо предоставить в Пенсионный фонд оригинал трудовой книжки. Чаще всего эта процедура оформляется в виде отдельного заявления, которое работник подаёт работодателю или напрямую в ПФР. В статье подробно рассматриваем, как правильно составить запрос, какие документы требуются и какие нюансы следует учитывать.

Правовая основа

Согласно ч. 5 ст. 65 ТК РФ, в случае утраты, повреждения или иной причины отсутствия трудовой книжки работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника оформить её заново. Также ст. 62 ТК РФ предусматривает право работника требовать выдачу оригинала документа для представления в органы соцстрахования.

Ключевые нормативные акты

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62, ст. 65)
• Федеральный закон «О пенсионном страховании работников»
• Приказ Минтруда России № 123 от 2023 г. (о ведении электронных трудовых книжек)

Когда требуется заявление?

Заявление необходимо, если вы планируете:

1. Получить пенсию и предоставить оригинал трудовой книжки в ПФР.
2. Восстановить документ после его потери, повреждения или кражи.
3. Получить бумажную копию для личного пользования (например, для подачи в другую организацию).

Как оформить заявление

Общие требования к форме

Заявление может быть составлено в свободной форме, но должно содержать:

• Ф.И.О. работника.
• Должность и подразделение.
• Дата подачи.
• Текст просьбы (запроса) о выдаче оригинала трудовой книжки.
• Подпись работника.
• При необходимости – указание причины (потеря, повреждение и т.п.).

Пример заполнения (2025‑2026)

Заявление
о выдаче оригинала трудовой книжки
для представления в Пенсионный фонд РФ

Я, _______________________ (Ф.И.О.), паспорт № ___________ выдан ___________ в ___________,
работаю в организации «_____________________» с ___________ (дата начала работы) по
настоящее время на должности _______________________.

В связи с необходимостью подачи оригинала трудовой книжки в Пенсионный фонд
России для исчисления пенсии по старости, прошу в срок до ___________ (дата)
выдать мне оригинал трудовой книжки.

Подпись: _______________________ Дата: «__» __________ 2026 г.

Как подать заявление в ПФР

Традиционный способ (бумажный)

1. Подготовьте заявление и приложите копию трудового договора (при необходимости).
2. Подайте документ в отдел кадров/бухгалтерию вашей организации.
3. Работодатель в течение 5‑10 рабочих дней выдаёт оригинал трудовой книжки.
4. Получив документ, вы предъявляете его в ПФР для оформления пенсии.

Электронный способ (ЭТК)

С 2021 г. в РФ действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Если ваш работодатель уже перешёл на ЭТК, следуйте инструкции:

• Сделайте скан или фотографию страниц оригинала.
• Загрузите файлы в личный кабинет ПФР (раздел «Электронные документы»).
• В заявлении укажите, что вы подаёте сканы для внесения данных в электронный фонд.
• После подтверждения в ПФР вам пришлют уведомление о готовности выдать бумажный экземпляр (по запросу).

Особенности при увольнении

Если вы устраиваетесь на новую работу, а прежний работодатель не выдаёт трудовую книжку, можно оформить заявление о её выдаче в рамках выхода на пенсию или получения документа для перехода в новую организацию. В этом случае:

• Заявление направляется в HR‑отдел текущего работодателя.
• Необходимо приложить копию трудового договора и выписку из личного кабинета ПФР.
• Если работодатель отказывается, можно обратиться в трудовую инспекцию.

Часто задаваемые вопросы

1. Нужна ли расписка о получении? – Расписка не обязана быть, но рекомендуется получить её от работодателя как подтверждение передачи документа.
2. Можно ли подать заявление в ПФР напрямую? – Да, при наличии оригинала заявления и подтверждающих документов (паспорт, трудовой договор) вы можете обратиться в любой отдел ПФР.
3. Сколько времени занимает выдача? – По закону работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 10 рабочих дней с момента подачи заявления.
4. Что делать, если трудовая книжка потеряна? – Подайте заявление о восстановлении, приложив копию паспорта и, при наличии, выписку из ПФР.

Советы по заполнению заявления

• Проверьте правильность написания Ф.И.О. и даты рождения.
• Укажите точную дату, до которой требуется документ (обычно это дата подачи в ПФР).
• Если заявление подаётся в электронном виде, подпишите его сканом подписи или используйте электронную подпись.
• Сохраните копию заявления для личного архива.
• При подаче в ПФР возьмите с собой оригиналы паспорта и, при необходимости, копию трудового договора.

Получение оригинала трудовой книжки – обязательный шаг для оформления пенсии. Правильно составленное заявление о выдаче трудовой книжки в пенсионный фонд упрощает процесс, ускоряет работу с ПФР и позволяет избежать задержек. Следуйте рекомендациям, учитывайте сроки и не забывайте о сохранении копий всех документов.

Если у вас возникнут сложности, рекомендуется обратиться в консультант Плюс или в юридический отдел вашей организации.