Перевод сотрудника в другой филиал или дочернюю организацию — стандартная процедура для крупных компаний с разветвленной структурой. Одним из ключевых и ответственных моментов при этом является передача трудовой книжки (ТК) или данных электронной трудовой книжки (ЭТК). Неправильная передача может привести к ошибкам в кадровом учете, проблемам со стажем и претензиям от работника.
Эта статья объясняет, как корректно организовать процесс отправки документации в филиал, с учетом современных реалий цифровизации.
Что нужно передавать: бумажная ТК или данные ЭТК?
С 2017 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). С 2021 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в информационную систему Пенсионного фонда России (ПФР).
- Если у сотрудника есть ЭТК: Вы не передаете физическую книжку. Вы обязаны передать в филиал доступ к данным ЭТК и обеспечить их корректное отражение в новой организации. Основной документ для передачи — это выгрузка из вашей системы кадрового учета (1С, Кадры 3 и т.д.) с историей трудовых действий.
- Если у сотрудника только бумажная ТК: Вы передаете сам бланк трудовой книжки в филиал. При этом вы обязаны в установленном порядке (через СЗВ-ТД) сообщить в ПФР о прекращении трудовых отношений с сотрудником в вашей организации и о его приеме в филиале.
Важно: Даже если сотрудник имеет бумажную ТК, работодатель обязан вести ее электронную копию и подавать сведения в ПФР. Поэтому на практике чаще всего передается именно электронная выгрузка, а физическая книжка (если она есть) может оставаться у сотрудника или передаваться по необходимости.
Пошаговая инструкция по отправке кадровых данных в филиал
Шаг 1: Подготовка и оформление приказа о переводе
Прежде чем отправлять документы, необходимо издать локальный нормативный акт — приказ (распоряжение) о переводе сотрудника в другой филиал. В приказе должны быть четко указаны:
- ФИО сотрудника.
- Дата начала работы в новом филиале.
- Новая должность и структурное подразделение.
- Основание для перевода (например, reorganization, перемещение).
Приказ должен быть подписан уполномоченным лицом и ознакомлен с ним сотрудник под роспись.
Шаг 2: Формирование пакета документов для передачи
В филиал необходимо отправить следующий пакет:
- Электронная выгрузка по сотруднику: Полная история из вашей кадровой системы (прием, переводы, увольнения, отпуска, больничные). Это основа для загрузки в систему филиала.
- Копия приказа о переводе.
- Копия трудового договора (или информация о его условиях).
- Данные по начислениям и удержаниям за текущий период (для корректного расчета зарплаты в новом месте).
- Сведения о страховом стаже (если есть сложные периоды, подтверждающие документы).
- Фактическая трудовая книжка (если она бумажная и по внутренним правилам компании передается): С отметками о переводе. При этом в книжке ставится запись: «Переведен в структурное подразделение (название филиала) с (дата). Должность (новая). На основании приказа №… от …». Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
Шаг 3: Передача данных и документов
Существует несколько способов передачи:
- Электронный обмен (предпочтительно): Через защищенные каналы связи, корпоративные мессенджеры или специальные модули в системах 1С/Кадры. Данные шифруются.
- Носитель (флешка, диск): При передаче на физическом носителе он должен быть запакован в защищенный архив (ZIP с паролем) и передан под расписку уполномоченному лицу филиала.
- Почта (только для незащищенных данных): Крайне не рекомендуется из-за риска утечки персональных данных (ПДн).
- Курьерская доставка: Для бумажных документов. Нужен акт приема-передачи.
Шаг 4: Действия в филиале (принимающей стороне)
После получения данных сотрудник филиала должен:
- Загрузить полученные сведения в свою кадровую систему;
- Оформить прием на работу (если перевод считается увольнением с одного юрлица и приемом в другое) или перевод (если это одно юрлицо с разными филиалами).
- В случае с бумажной ТК, получить ее физически и внести новую запись о приеме в филиал.
- Направить сотруднику уведомление о приеме/переводе с указанием новых реквизитов для трудового договора.
Шаг 5: Уведомление ПФР (СЗВ-ТД)
Это обязательный этап. На основании приказа о переводе оба юрлица (отправляющее и принимающее) должны подать в ПФР сведения в форме СЗВ-ТД:
- Отправляющая организация: сообщает о прекращении трудовых отношений (дата окончания работы в филиале-отправителе).
- Принимающая организация (филиал): сообщает о приеме на работу (дата начала в филиале).
Эти сведения автоматически обновят данные в электронной трудовой книжке гражданина в ПФР. Без этого стаж может считаться разорванным.
Ключевые моменты и типичные ошибки
Не теряйте историю
При передаче данных должна быть полная и непрерывная история всех периодов работы в компании. Не допускайте пропусков записей.
Соблюдайте сроки
Перевод, прием и подача СЗВ-ТД должны быть оформлены в тот же день, когда сотрудник фактически начинает работу в новом филиале. Задержки ведут к ошибкам в стаже.
Контролируйте физическую ТК
Если передается бумажная книжка, убедитесь, что все записи в ней сделаны правильно, подписаны и скреплены печатью. Передавайте ее под подпись в акте.
Информируйте сотрудника
Объясните работнику, что его стаж сохраняется, куда и как передаются его данные. Дайте ему контакты ответственного в филиале.
Отправка трудовой книжки (или ее электронных данных) в филиал, это не просто передача папки с документами. Это кадрово-бухгалтерско-правовая процедура, требующая четкого следования регламенту компании и законодательству. Главное — обеспечить непрерывность стажа и своевременное отражение данных в ПФР через форму СЗВ-ТД. Налаженный процесс передачи между филиалами — залог корректного кадрового учета и доверия сотрудников.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций всегда обращайтесь к актуальным нормативным актам Трудового кодекса РФ и внутренним регламентам вашей организации.