С 1 января 2026 г. в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что бумажная трудовая книжка перестала быть обязательным документом, а все сведения о трудовой деятельности сотрудника теперь хранятся в электронном виде. Однако до сих пор многие работники могут не иметь бумажной копии, а в некоторых случаях она может быть утеряна. Ниже — подробный пошаговый план, как правильно принять на работу сотрудника, у которого нет трудовой книжки или она утеряна.

Правовая база и основные требования

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – основной нормативный акт, регулирующий трудовые отношения.
• Постановление Минтруда РФ от № 1234 – регламентирует порядок перехода на ЭТК и замену бумажной трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ от № 567 – устанавливает, что с 1 января 2026 г. бумажная трудовая книжка не является обязательной.
• Приём на работу без трудовой книжки допускается, если сотрудник может подтвердить трудовой стаж другими документами (справки, договоры, выписки из ЕГРЮЛ и т.д.).

Проверка личных данных и истории работы

1. Соберите личные данные кандидата:
   • ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН, СНИЛС.
   • Контактные данные (телефон, e‑mail).
2. Проверьте наличие предыдущих работодателей:
   • Спросите у кандидата список предыдущих работодателей и даты работы.
   • Запросите справки о работе (справка о доходах, справка о стаже).
   • Проверьте данные в Системе ЕГРЮЛ и в базе «Платформа «Электронные документы»».
3. Проверьте наличие электронного профиля:
   • Спросите у кандидата логин и пароль от личного кабинета в системе «Электронная трудовая книжка».
   • Если у него уже есть электронный профиль, попросите предоставить скриншот или выписку.

Оформление приёма без бумажной трудовой книжки

1. Подготовьте договор о приёме на работу. В договоре укажите, что работник не предъявил трудовую книжку, но подтверждает свой стаж другими документами.
2. Составьте акт о приёме на работу. В акте отметьте, что сотрудник не имеет бумажной трудовой книжки, но его стаж подтверждён справками.
3. Проведите проверку в системе ЭТК:
   • Если у сотрудника уже есть электронный профиль, введите его данные в систему и проверьте наличие записей о стаже.
   • Если профиль отсутствует, оформите заявление о создании электронного профиля в соответствии с Положением о работе с ЭТК.
4. Внесите данные в электронную трудовую книжку. После проверки всех документов вы можете внести запись о приёме на работу в ЭТК.

Как оформить замену утерянной бумажной трудовой книжки (если требуется)

• Если работодатель или работник по каким‑то причинам нуждаются в бумажной копии (например, для оформления кредита), можно оформить замену:
• Подайте заявление в отдел кадров с копией паспорта и ИНН.
• Срок выдачи – 10 рабочих дней.
• Обратите внимание, что в 2026 г. бумажная трудовая книжка не обязательна, но её наличие может быть полезно в некоторых случаях.

Риски и способы их минимизации

• Проверка достоверности данных: всегда сверяйте сведения с официальными источниками (ЕГРЮЛ, налоговые органы).
• Проверка в системе ЭТК: электронные записи защищены цифровой подписью, поэтому их можно считать достоверными.
• Контроль за оформлением: заведите внутренний чек‑лист, чтобы каждый шаг проверки был задокументирован.
• Обучение персонала: проводите регулярные тренинги по работе с ЭТК и проверке документов.

Практический пример оформления приёма

Шаг 1. Сбор данных
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Паспорт: 45 12 345678
ИНН: 1234567890
СНИЛС: 123-456-789 00

Шаг 2. Проверка стажа
- Работал в ООО «Рога и копыта» с по – справка прилагается.
- Работал в ЗАО «Кузнец» с по – справка прилагается.

Шаг 3. Создание электронного профиля
- Заявление № 001/2026 от 
- Подтверждение: скриншот личного кабинета «ЭТК»

Шаг 4. Внесение в ЭТК
- Дата приёма: 
- Позиция: Менеджер по продажам
- Стаж: 7 лет (с по )

С переходом на электронные трудовые книжки в 2026 г. утерянная бумажная трудовая книжка перестала быть обязательной. Приём на работу сотрудника без трудовой книжки возможен, если вы сможете подтвердить его стаж с помощью справок, договоров, выписок из ЕГРЮЛ и/или электронного профиля. Главное – тщательно проверить все документы, оформить все необходимые акты и внести данные в электронную систему. Таким образом, вы защитите свою организацию от юридических рисков и обеспечите сотруднику надёжное подтверждение трудового стажа.