В процессе оформления увольнения или изменения условий труда работнику часто требуется оформить заявление на удержание стоимости трудовой книжки. Такое заявление позволяет работодателю удержать часть суммы, выплачиваемой при увольнении, в случае нарушения сотрудником условий труда, утраты или повреждения документа.

Когда требуется удержание стоимости трудовой книжки

Удержание может быть применено в следующих случаях:

• Потеря или порча трудовой книжки сотрудником;
• Нарушение установленных сроков сдачи документа при увольнении;
• Отказ от возврата документа после его замены;
• Другие ситуации, предусмотренные коллективным договором или локальными нормативными актами.

Как правильно составить заявление

Заявление должно быть оформлено в письменной форме, подписано сотрудником и направлено в отдел кадров. Ниже приведена структура, которую обычно используют:

Структура заявления

1. Шапка документа – наименование организации, подразделение, номер и дата;
2. Кому адресовано – ФИО руководителя или ответственного лица;
3. Текст заявления – указание причины удержания, ссылка на соответствующие правила;
4. Сведения о сотруднике – ФИО, должность, табельный номер;
5. Сумма удержания – конкретная сумма или процент от стоимости;
6. Подпись – подпись сотрудника и дата.

Пример заполненного заявления

ООО «Пример» 
Отдел кадров 
№ 145 / 2025 
«02» ноября 2025 г.
Иванов Иван Иванович
Бухгалтер
Таб. № 012345

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, прошу удержать из окончательной выплаты заработной платы сумму 1 500 (одна тысяча пятьсот) рублей в связи с потерей оригинальной трудовой книжки, выданной мне 15 марта 2020 г. (№ 0012345). Постановление Совета директоров от № 23 предусматривает удержание стоимости документа в случае его потери.

С уважением,
____________________
Иванов И.И.

Рекомендации по оформлению

• Убедитесь, что в заявлении указана точная сумма удержания и обоснование;
• Сохраняйте копию заявления в личном деле сотрудника;
• При необходимости приложите копию трудовой книжки или справку о её потере;
• Соблюдайте сроки удержания, установленные внутренними нормативными актами.

Правильно составленное заявление помогает избежать недоразумений и гарантирует юридическую защиту как работодателя, так и сотрудника.