Копия трудовой книжки — один из самых востребованных документов при оформлении кредита, получении визы, субсидий или устройстве на работу по совместительству. Чтобы копия имела юридическую силу, она должна быть заверена работодателем надлежащим образом. Важнейший элемент такого заверения — отметка о том, что сотрудник продолжает трудиться в организации. В статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись «Работает по настоящее время» на копии трудовой книжки в 2026 году, чтобы документ не вызвал вопросов у проверяющих инстанций.
Для чего нужна фраза «Работает по настоящее время»?
Трудовая книжка содержит хронологию всех этапов трудовой деятельности человека. Когда делается копия документа, принимающей стороне (например, банку) важно понимать текущий статус гражданина. Без этой фразы копия выглядела бы незавершенной, и было бы неясно, уволился ли человек с последнего места работы или продолжает там числиться.
Несмотря на то, что прямого законодательного обязывания писать эту фразу нет (законодательно запрет на это также не установлен), делать такую запись допустимо и крайне рекомендуется. Это общепринятая практика, которую требуют ведомства, банки и консульства.
Пошаговая инструкция: как оформить запись
Чтобы заверить документ без ошибок, специалисту отдела кадров или бухгалтеру следует придерживаться четкого алгоритма.
Шаг 1. Получение заявления от работника
Согласно нормам Трудового кодекса, работодатель обязан выдать копию трудовой книжки только по заявлению сотрудника. Заявление может быть:
- Написано от руки или набрано на компьютере;
- Оформлено в письменной форме на бумаге;
- Отправлено по электронной почте (если это разрешено внутренними правилами компании, например, ЛНА).
Важно: в любом случае заявление обязательно должно содержать личную подпись работника. На подготовку и выдачу копии у работодателя есть 3 рабочих дня.
Шаг 2. Снятие копий и их постраничное заверение
Необходимо снять копии всех заполненных страниц трудовой книжки. На каждом скопированном листе проставляется отметка о заверении (обычно это штамп или надпись от руки «Копия верна»), подпись уполномоченного лица с расшифровкой и печать организации (при наличии). Если документ содержит много страниц, их можно прошить и пронумеровать, заверив весь прошитый блок целиком на обороте последнего листа.
Шаг 3. Нанесение записи «Работает по настоящее время»
Именно этот шаг вызывает больше всего вопросов. Где и как правильно написать эту фразу?
- Место расположения: Запись делается на последней заполненной странице копии трудовой книжки. Не на пустом отдельном листе, а именно на том, где заканчивается последняя запись о приеме на работу или переводе.
- Строка: Надпись наносится в первой пустой графе (обычно это графа 3) под строкой, где указана текущая должность сотрудника.
- Формулировка: Допускаются два варианта: «Работает по настоящее время» или «Продолжает работать в настоящее время». Обе формулировки являются корректными.
- Способ нанесения: Кадровый работник ставит текущую дату заверения и пишет от руки данную фразу.
Шаг 4. Финальное заверение последнего листа
После того как фраза написана, завершающий лист необходимо заверить по всем правилам ГОСТа. Под записью «Работает по настоящее время» должны располагаться следующие реквизиты:
- Должность уполномоченного лица (например: «Инспектор отдела кадров»);
- Подпись уполномоченного лица;
- Расшифровка подписи (ФИО лица, заверившего документ);
- Дата заверения копии;
- Круглая печать организации (если организация работает без печати, это необходимо подтвердить иным способом согласно уставу).
Частые ошибки при заверении
Даже опытные кадровики иногда допускают оплошности, из-за которых банки или госорганы могут отклонить документ. Обратите внимание на следующие нюансы:
- Отсутствие даты заверения. Без даты фраза «Работает по настоящее время» теряет смысл, так как невозможно установить, когда именно сотрудник еще работал.
- Запись на отдельном листе. Надпись должна быть на последнем листе самой копии трудовой книжки, а не на пустом листе-пришивке.
- Отсутствие печати и подписи. Фраза без заверения подписью и печатью работодателя является просто рукописной пометкой, не имеющей юридической силы.
- Нечитаемые реквизиты. Печать должна ставиться аккуратно, не перекрывая текст записи, ФИО и дату.
Образец оформления последнего листа
Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть нижняя часть последней заполненной страницы копии трудовой книжки:
Графа 2:
Графа 3: Принят в отдел продаж на должность менеджера.
Графа 3 (следующая пустая строка): Работает по настоящее время.
Копия верна.
Инспектор отдела кадров _________________ /Иванова А.А./
[Круглая печать организации]
Правильное оформление копии трудовой книжки с отметкой «Работает по настоящее время» — это гарантия того, что документ будет принят с первого раза. Главное — помнить, что фраза пишется на последней заполненной странице, ниже всех записей о стаже, обязательно сопровождается датой заверения, подписью ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО, а также круглой печатью работодателя. Соблюдение этих несложных правил защитит как интересы самого работника, так и репутацию организации.