Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, периоды занятости, переводы, повышения квалификации, а также основания прекращения трудового договора. Утверждение (внесение) сведений в эту книгу – обязательный процесс, который регулируется Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда и социальной защиты РФ.

Что подразумевается под «утверждением» трудовой книжки?

Термин утвердить в данном контексте означает записать, зафиксировать и официально подтвердить сведения о трудовой деятельности работника в соответствующем документе. Это может быть:

• запись о приёме на работу;
• перевод в другое подразделение или должность;
• учёт повышения квалификации;
• внесение сведений о увольнении;
• оформление премий, соцвыплат и иных выплат.

Утверждённая информация становится юридически значимой и может использоваться при расчёте пенсии, пособий, компенсаций и при проверках контролирующих органов.

Кто отвечает за утверждение записей?

Обязанность по внесению сведений в трудовую книжку возлагается на работодателя (работодателя – юридическое лицо или индивидуального предпринимателя). В случае:

1. приёма сотрудника – руководитель организации или уполномоченный им специалист по персоналу;
2. перевода работника – руководитель подразделения, в котором происходит перевод;
3. увольнения – руководитель организации совместно с отделом кадров;
4. оформления премий и соцвыплат – отдел расчёта заработной платы.

В случае, когда в организации используется электронная трудовая книжка, ввод данных осуществляется в электронную систему кадрового учёта, однако порядок их утверждения остаётся тем же.

Какие документы требуются для подтверждения сведений?

Для корректного заполнения и утверждения записей в трудовой книжке необходимо собрать следующие документы:

• Трудовой договор (или его дополнения);
• Приказ о приёме на работу;
• Приказ о переводе или приказ об увольнении;
• Справка о заработной плате и расчёт премий;
• Сведения о повышении квалификации (сертификаты, дипломы);
• Сведения о соцвыплатах (детские выплаты, отпускные и т.д.).

Все эти документы служат основанием для утверждения соответствующей информации в книжке;

Пошаговая инструкция по утверждению записей

Ниже представлена подробная инструкция, которая поможет правильно оформить все необходимые записи.

1. Сбор исходных данных. Начните с того, что соберите все документы, подтверждающие событие (приказ, договор, справка и т.д.).
2. Проверка соответствия формы. Убедитесь, что запись соответствует требованиям к оформлению трудовой книжки (правильный порядок номеров, дат, подписи).
3. Заполнение записи. Внесите сведения в соответствующее поле: ФИО, должность, место работы, дата начала, дата окончания (если применимо) и др.
4. Подпись ответственного лица. По окончании заполнения записи её должен подписать уполномоченный сотрудник (чаще всего – руководитель подразделения или HR‑менеджер).
5. Утверждение записи. После подписи документ считается утверждённым. При необходимости его можно заверить печатью организации.
6. Внесение записи в книжку. Обновите бумажную или электронную трудовую книжку, вставив новую страницу/запись в соответствующее место.
7. Контроль и архивирование. Сохраните копию утверждённого документа в кадровом деле для возможных проверок.

Частые ошибки и как их избежать

При оформлении и утверждении записей в трудовой книжке часто допускаються следующие ошибки:

• Неправильная дата. Дата начала работы должна соответствовать дате, указанной в трудовом договоре. Ошибки в датах могут привести к неверному расчёту стажа.
• Отсутствие подписи. Без подписи уполномоченного лица запись не имеет юридической силы.
• Несоответствие формы. В книжке должны использоваться только официальные формы, утверждённые Министерством труда.
• Пропуск записей. При переводе сотрудника в другое подразделение необходимо оформить отдельный приказ и внести соответствующую запись.
• Неучёт премий и соцвыплат. Все выплаты, связанные с работой, должны фиксироваться в книжке, иначе они могут быть отказаны в расчёте при расчёте пенсии.

Особенности работы с бумажной и электронной трудовой книжкой

С 2021 года в России допускается использование электронных трудовых книжек. При этом:

• Для бумажных книжек сохраняется прежний порядок заполнения и утверждения;
• Для электронных книжек ввод данных производится в специализированную ИТ‑систему, но окончательное «утверждение» всё равно требует подписи ответственного лица в электронном виде;
• При утере или порче бумажной книжки необходимо оформить заявление о восстановлении и заново заполнить её согласно требованиям ПФР.

Как правильно привести в порядок бумажную трудовую книжку после выписки из ПФР?

Если вы обнаружили, что в книжке пропущена запись о переводе, сделанном после увольнения, следуйте этим рекомендациям:

1. Получите копию приказа о переводе (или иной документ, подтверждающий факт перехода).
2. Сформируйте запись в свободном поле книжки, указав дату перевода, новую должность и место работы.
3. Подпишите запись руководителем подразделения, где произошёл перевод.
4. При необходимости, сделайте отметку о том, что запись вносится в соответствии с выпиской из ПФР.
5. Внесите запись в соответствующее место книжки и сохраните её в кадровом деле.

Утверждение записей в трудовой книжке – важный процедурный элемент кадрового учёта, который гарантирует юридическую корректность всех сведений, связанных с трудовыми отношениями. Правильное оформление, подпись ответственного лица и своевременное внесение данных позволяют избежать ошибок при расчёте пенсии, пособий и при проверках контролирующих органов.

Соблюдая описанную выше инструкцию, вы сможете без проблем утвердить все необходимые сведения в трудовой книжке, будь то бумажный или электронный документ.