Оформление на работу иностранных граждан — процесс, требующий от кадровых специалистов и бухгалтеров особого внимания. Один из самых частых вопросов, возникающих при трудоустройстве мигрантов: как правильно вести трудовую книжку иностранца в России? В этой статье мы подробно разберем, какие форматы документа признаются на территории РФ, что делать с национальными книжками других государств и как перейти на электронный формат.
Общие правила: нужна ли иностранцу трудовая книжка?
Согласно статье 11 ТК РФ, правила трудового законодательства распространяются на всех работников, заключивших трудовой договор с работодателем на территории Российской Федерации. Это означает, что на иностранных граждан в полной мере распространяется обязанность работодателя вести трудовую книжку.
Если иностранный работник проработал в организации более 5 дней, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку или внести запись в уже имеющуюся. Это правило едино для всех, независимо от гражданства сотрудника.
Какие трудовые книжки признаются в России?
Ключевой принцип, закрепленный в ст. 66 ТК РФ и разъяснениях Минтруда: на территории РФ ведутся трудовые книжки установленного образца. Национальные трудовые книжки иностранных государств (например, стран дальнего зарубежья) не соответствуют российским формам и не принимаются работодателями.
В настоящее время в России признаются и обладают одинаковой юридической силой две формы трудовых книжек:
- Трудовая книжка образца 1974 года (выданная в странах бывшего СССР);
- Трудовая книжка образца 2004 года (российского образца).
Если иностранец предоставил книжку образца 1974 года (страны СНГ)
Поскольку трудовые книжки образца 1938 и 1974 годов (выданные в республиках бывшего СССР) приравниваются к российским, работодатель не имеет права заводить новый бланк. В этом случае кадровик должен продолжить ведение предоставленной книжки, внеся в нее запись о трудоустройстве в России на русском языке.
Если иностранец предоставил национальную книжку другой страны
Если гражданин предъявляет трудовую книжку государства, где ведутся свои национальные бланки (не образца СССР), такой документ не принимается. В этом случае работодатель обязан завести на работника новую российскую трудовую книжку, как для лица, поступающего на работу впервые.
Что делать со старой национальной книжкой? По желанию работника, ее можно оформить как вкладыш в российскую трудовую книжку или оставить у работника на руках в качестве памятного/архивного документа, не внося в нее записи о работе в РФ.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) для иностранцев
С 1 января 2021 года в России введено обязательное ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Это нововведение напрямую коснулось и иностранных граждан.
Если иностранный работник впервые устраивается на работу в России, бумажная трудовая книжка на него не заводится. Трудовую книжку такому сотруднику следует начать вести в электронном виде. Работодатель обязан подавать соответствующие сведения в Пенсионный фонд (Социальный фонд) по форме СЗВ-ТД.
Если же иностранец уже работал в РФ ранее и подавал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, работодатель продолжает вести его документ по общим правилам (и на бумаге, и в электронном виде).
Пакет документов при приеме на работу иностранца
При оформлении в штат иностранного работника, помимо трудовой книжки, работодатель обязан проверить и собрать ряд обязательных документов (согласно ст. 65 и 327.3 ТК РФ). К ним относятся:
- Документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ).
- Миграционные документы (зависят от статуса: патент, разрешение на работу, РВП, ВНЖ и т.д.). Данные этих документов обязательно указываются в трудовом договоре.
- Трудовая книжка российского или советского образца, либо сведения о трудовой деятельности в электронном виде (если книжка не предоставляется).
- Страховой полис ОМС (или договор ДМС).
- СНИЛС (документ, подтверждающий регистрацию в системе персонифицированного учета).
- Документы об образовании (если работа требует специальных знаний, с нотариальным переводом при необходимости).
После проверки документов издается приказ о приеме на работу, вносятся записи в трудовую книжку (если она ведется на бумаге), а работник знакомится с правилами внутреннего распорядка и проходит инструктажи.
Ответственность работодателя
Важно помнить, что за нарушение правил ведения трудовых книжек на иностранных граждан работодатель несет административную ответственность. Отсутствие записи о работе в трудовой книжке иностранца (если она ведется на бумаге) или несвоевременная подача сведений СЗВ-ТД по электронным книжкам может привести к штрафам от трудовой инспекции.
Оформление трудовой книжки иностранного гражданина в 2026 году подчиняется строгим правилам:
- Советские книжки (1974 г.) — продолжаем вести.
- Национальные книжки дальнего зарубежья — не принимаем, заводим новую бумажную (если иностранец уже работал в РФ и подавал заявление на бумажный формат) или ведем электронную (если это первая работа в России).
Главное для кадрового специалиста — верно определить статус документа и гражданство работника, чтобы избежать ошибок в документообороте и штрафов от контролирующих органов.