Вопрос о том, записывается ли в трудовую книжку информация о выдаче почетной грамоты, часто возникает у руководителей и специалистов кадрового отдела. Ответ зависит от нормативных требований, формы документа и конкретных обстоятельств награждения. Ниже представлено подробное разъяснение, подкреплённое актуальными материалами трудового законодательства РФ.

Нормативная база

Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены приказом Минтруда России от № 320н. В соответствии с ними в трудовую книжку вносятся сведения о:

• приёме на работу;
• переводах и увольнениях;
• награждениях и поощрениях, связанных с трудовыми заслугами.

Особый пункт – графа 3 «Сведения о награждении», где фиксируются детали выдачи грамот, медалей, орденов и иных форм поощрения.

Какие графы заполняются при занесении грамоты?

Для правильного оформления записи в трудовую книжку следует учитывать следующие графы:

1. Графа 1 – порядковый номер записи (например, 001, 002 и т.д.).
2. Графа 2 – дата награждения (день, месяц, год).
3. Графа 3 – полное наименование документа, на основании которого произведено награждение, ФИО работника, кем он награждён, за какие достижения.
4. Графа 4 – название документа (приказ, указ, распоряжение), дата и номер этого документа.

Если документа (приказа) нет, то в графе 3 указываются сведения о почётной грамоте и о выдаче (например, «Почётная грамота Министерства труда РФ», вручена 15 марта 2025 г.). При отсутствии официального приказа запись всё равно может быть сделана, но только после подтверждения факта награждения внутренними документами организации.

Пошаговый алгоритм внесения информации

Для удобства работников кадрового отдела рекомендуется следовать нижеописанному порядку.

• Шаг 1. Определить, какой документ подтверждает выдачу грамоты (приказ, указ, распоряжение).
• Шаг 2. Заполнить графу 1 номером новой записи.
• Шаг 3. В графе 2 указать дату вручения грамоты.
• Шаг 4. В графе 3 записать:
  • полное название грамоты (например, «Почётная грамота Российской академии наук»);
  • ФИО работника;
  • кем он награждён (например, «Награждён орденом «Знак отличия»»);
  • за какие достижения (например, «за выдающиеся результаты в организации научных исследований»);
• Шаг 5. В графе 4 указать название документа, дату и номер приказа, на основании которого произведено награждение.

Если документа нет, но факт награждения подтверждён (например, протокол заседания комиссии), в графе 4 можно указать «Внутренний протокол № 12 от  г.». Главное – сохранить документацию в деле работника.

Примеры оформления записи

Пример 1. Запись о награждении почетной грамотой

Графа 1: 015
Графа 2: 
Графа 3: Почётная грамота Министерства труда РФ; Иванов Иван Иванович; наградён орденом «Знак отличия» за многолетний безупречный труд и вклад в развитие отрасли.
Графа 4: Приказ Минтруда России от № 123

Пример 2. Запись о благодарности

Графа 1: 016
Графа 2: 
Графа 3: Благодарность руководства ООО «ТехноСервис»; Петров Петр Петрович; за инициативу по внедрению новой технологии, повысившей эффективность производства.
Графа 4: Распоряжение генерального директора от № 45

Частые вопросы

Нужно ли заносить в трудовую книжку информацию о премиях?

Нет; Премии и регулярные выплаты в трудовую книжку не вносятся. Они отражаются в приказе о выплате, а в книжке фиксируются только надбавки, повышения тарифной ставки и другие изменения условий труда.

Что делать, если приказа о выдаче грамоты нет?

В этом случае необходимо собрать подтверждающие документы (протокол комиссии, акт награждения) и оформить их как внутренний документ. Затем в графе 4 указать название и номер этого документа.

Как оформить запись в электронной форме трудовых книжек?

В электронных версиях записи о награждениях не вносятся. Поэтому для подтверждения заслуг рекомендуется хранить оригиналы бумажных записей в личном деле работника.

Сколько времени после выдачи грамоты должна быть внесена запись в трудовую книжку?

Согласно пункту 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, запись о награждении должна быть произведена в течение пяти рабочих дней с момента издания приказа.

Итак, почётные грамоты и иные формы поощрения обязательно заносятся в трудовую книжку, если они подтверждены официальным документом (приказ, указ, распоряжение). Правильное заполнение граф 1‑4 гарантирует соответствие требованиям трудового законодательства и упрощает последующий контроль со стороны инспекций и бухгалтерий.

Для успешного оформления записи рекомендуется:

• заранее подготовить шаблон записи;
• хранить копию приказа в деле работника;
• вносить сведения в течение установленного срока.

Соблюдение этих простых правил позволит избежать ошибок и обеспечит юридическую корректность оформления трудовых книжек.