Вопрос о том, как правильно внести запись о службе в армии в трудовую книжку, до сих пор остается актуальным как для сотрудников отдела кадров, так и для самих работников. Армейский период включается в страховой стаж (согласно ч. 1 ст. 12 Федерального закона № 400-ФЗ от ), поэтому отслужившие граждане часто просят работодателя зафиксировать этот факт. В данной статье мы подробно разберем актуальные правила на 2026 год, нормативную базу и пошаговый алгоритм внесения записи.
Нормативная база и важные изменения 2026 года
При заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться актуальными нормативными документами. В 2026 году главным ориентиром остается Приказ Минтруда России № 320н, который регулирует порядок ведения и хранения трудовых книжек.
Стоит отметить важнейший нюанс, действующий в текущем году: при первичном приеме на работу работника, который перед этим отслужил в армии, работодатель больше не вносит в трудовую книжку запись о годах службы. Теперь служебный стаж учитывается исключительно по военному билету. Однако, если сотрудник настаивает на внесении записи (например, для визуальной непрерывности стажа в бумажной книжке), работодатель имеет право сделать это на основании заявления.
Какие документы нужны для внесения записи?
Прежде чем сделать любую запись в трудовой книжке, сотрудник должен предоставить подтверждающие документы. Для отражения информации о военной службе потребуются:
- Военный билет — основной документ с необходимыми отметками о сроках и месте прохождения службы.
- Заявление работника — письменное обращение на имя работодателя или кадровика с просьбой внести изменения в трудовую книжку.
- Контракт о прохождении службы, предоставляется, если работник служил в армии по контракту.
- Документы о наградах — если у служивого имеются медали, ордена или иные воинские отличия, их также можно внести в трудовую книжку, предоставив подтверждающие документы.
Пошаговая инструкция: как сделать запись
Внесение информации о службе в армии производится в раздел «Сведения о работе». Процедура включает следующие шаги:
- . В виде заголовка (в графе 3) указывается полное наименование работодателя (организации или ИП).
- Графа 1. Ставится порядковый номер записи (арабскими цифрами).
- Графа 2. Указывается дата внесения записи.
- Графа 3. Вносится сама формулировка. Например: «Принят в (наименование должности и отдела). До поступления на работу проходил военную службу по призыву в Вооруженных Силах Российской Федерации с (дата) по (дата)».
- Графа 4. Указывается основание для внесения записи — реквизиты военного билета (серия, номер, дата выдачи) или номер и дата заявления работника.
Пример (образец) заполнения
Рассмотрим наглядный пример того, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о работе»:
Сведения о работе
- Графа 1: 11
- Графа 2:
- Графа 3: Принят в отдел логистики на должность кладовщика. До поступления на работу проходил военную службу по призыву в Вооруженных Силах Российской Федерации с по .
- Графа 4: Военный билет АК № 1234567, выдан г.; Заявление работника от г.
Учитывается ли служба в электронной трудовой книжке (ЭТК)?
С переходом на электронные трудовые книжки многие задаются вопросом, как там отражается армейский стаж. В ЭТК информация о периодах военной службы передается в Социальный фонд России (СФР) напрямую от военкоматов и Министерства обороны. Таким образом, работодателю не нужно дублировать эту информацию в электронном формате — стаж будет автоматически учтен при расчете страховой пенсии на основании данных военного билета.
Ответственность работодателя
Важно помнить, что ответственность за правильное оформление и заполнение трудовой книжки при приеме сотрудника на работу и в случае любых кадровых изменений полностью лежит на работодателе. Если работник предоставил заявление и военный билет, отказать во внесении записи (если она не была сделана ранее) работодатель не имеет права. Ошибки, неточности или отказ могут привести к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Запись о службе в армии в трудовой книжке — это гарантия того, что военный стаж не потеряется и будет учтен при расчете пенсии. В 2026 году, согласно правилам Приказа Минтруда № 320н, при первичном трудоустройстве такую запись можно не делать, так как стаж подтверждается военным билетом. Однако, если работник обратился с заявлением, кадровик обязан внести изменения по всем правилам делопроизводства, опираясь на предоставленные документы.