В процессе увольнения или после него часто возникают ситуации, когда работник не может лично явиться за своими документами․ В таких случаях на помощь приходит норма трудового права, согласно которой трудовая книжка высылается по письменному заявлению работника․ Эта процедура строго регламентирована законодательством, и любое отклонение от правил может повлечь серьезные последствия для работодателя․
В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить пересылку, в какие сроки она должна быть осуществлена и какие подводные камни могут встретиться как сотруднику, так и работодателю․
Что говорит закон?
Основной нормативный акт, регулирующий этот вопрос, — Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)․ Согласно части 6 статьи 84․1 ТК РФ, если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление․
В этом уведомлении работодатель должен предложить работнику явиться за трудовой книжкой лично либо дать согласие на пересылку ее по почте․ Именно с момента направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа․
Ключевым фактором здесь является именно письменное заявление работника (или его согласие, выраженное в иной письменной форме)․ Без письменного разрешения отправлять документ почтой категорически запрещено․
Пошаговая процедура пересылки
Чтобы все было оформлено по закону, обеим сторонам необходимо соблюдать определенный алгоритм действий․
Действия работника
- Написание заявления․ Заявление должно содержать четкую просьбу: «Прошу выслать мою трудовую книжку по адресу: (указывается точный почтовый адрес с индексом)»․
- Указание способа доставки․ Желательно указать, каким именно способом должна быть отправлена книжка (заказным письмом с уведомлением, ценным письмом и т․д․)․
- Передача заявления работодателю․ Заявление можно передать лично под подпись на втором экземпляре, отправить по почте заказным письмом или направить через электронную систему документооборота (если в компании принят такой порядок)․
Действия работодателя
- Получение заявления․ Работодатель регистрирует входящее заявление․
- Оформление увольнения․ В трудовую книжку вносится запись об увольнении, заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (при наличии)․
- Отправка документа․ Трудовая книжка отправляется по указанному адресу․ Оптимальный вариант — заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении․ Опись защитит работодателя от претензий о том, что в конверте была пустая бумага, а уведомление подтвердит факт получения документа работником․
- Хранение почтовых квитанций․ Квитанции, описи и возвращенные уведомления подшиваются в личное дело работника как доказательство исполнения обязанности․
Сроки отправки: когда должна быть выслана книжка?
Сроки зависят от того, когда именно поступило письменное заявление:
- Если заявление получено до дня увольнения: работодатель обязан выслать трудовую книжку в день увольнения․
- Если заявление получено после дня увольнения: работодатель обязан отправить документ не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления․
Ответственность работодателя
Трудовая книжка — это важнейший документ, подтверждающий стаж․ Задержка ее выдачи может лишить человека возможности трудоустроиться на новую работу․ Поэтому закон суров к недобросовестным работодателям․
Если работодатель не выслал книжку вовремя (и при этом не отправил уведомление о необходимости забрать ее), он обязан:
- Возместить работнику материальный ущерб в размере среднего заработка за каждый день задержки (ст․ 234 ТК РФ)․
- Изменить дату увольнения․ По письменному заявлению работника, не получившего книжку вовремя, работодатель обязан изменить дату увольнения на дату фактической выдачи документа (с внесением соответствующих исправлений)․
Особые случаи и нюансы
Можно ли отправить книжку курьером?
Да, если работник указал это в своем письменном заявлении․ Курьерская доставка может быть быстрее, однако для работодателя безопаснее использовать услуги «Почты России», так как там есть официальные бланки описи вложения, которые имеют юридическую силу․
Кто оплачивает пересылку?
Все расходы, связанные с пересылкой трудовой книжки (почтовые сборы, услуги курьера), несет работодатель․ Это прописано в ч․ 6 ст․ 84․1 ТК РФ․ Работодатель не имеет права удерживать стоимость пересылки из окончательного расчета увольняемого сотрудника․
Электронные трудовые книжки (ЕФС-1)
С введением электронных трудовых книжек (с 2020 года) ситуация немного изменилась․ Если работник перешел на электронный формат, бумажная книжка выдается ему на руки при увольнении в обычном порядке․ Однако, если работник сохранил бумажный вариант или впервые устраивается на работу после 2020 года, правила пересылки по письменному заявлению остаются актуальными․
Процедура пересылки трудовой книжки по почте — это не право, а обязанность работодателя при наличии письменного согласия (заявления) работника․ Главное правило для сотрудника — всегда оформляйте свою просьбу письменно и храните доказательства отправки․ Главное правило для работодателя — используйте опись вложения и не нарушайте сроки, чтобы избежать штрафов и судебных исков․