Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника, его стаж, должности, перемещения и увольнения. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), начиная с 2020 года, многие организации до сих пор используют бумажные варианты, особенно в случае с руководителями компаний, включая генеральных директоров. В этой статье мы подробно разберём, как правильно заполнить трудовую книжку при назначении на должность директора, с учётом требований законодательства РФ и типичных ошибок.
Законодательная база
Заполнение трудовой книжки регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 68, 69)
- Постановлением Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»
- Приказом Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»
С 2023 года все новые трудовые книжки выдаются на бланках нового образца с водяными знаками и защитой от подделок. Однако старые книжки, оформленные до этой даты, продолжают использоваться до полного заполнения.
Кто может быть записан в трудовой книжке как директор?
Должность директора (генерального директора) может быть занесена в трудовую книжку в следующих случаях:
- При назначении на должность по решению общего собрания участников (учредителей) ООО, акционерного общества или иного юридического лица;
- При избрании на должность председателя совета директоров, если он одновременно исполняет обязанности генерального директора;
- При заключении трудового договора с руководителем организации, даже если он является единственным учредителем.
Важно: Даже если директор не получает зарплату (например, при нулевой отчётности), трудовой договор с ним обязателен. Без него невозможно легально внести запись в трудовую книжку.
Образец заполнения трудовой книжки при назначении на должность директора
Шаг 1: Основание для записи
Запись в трудовую книжку вносится на основании:
- Решения общего собрания учредителей (для ООО);
- Приказа работодателя (форма № Т-1 или Т-1а);
- Трудового договора (даже если срок не определён, считается заключённым на неопределённый срок).
Шаг 2: Формат записи
Запись вносится в раздел «Работа по месту основной работы». Пример корректной записи:
- Наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
- Должность: Генеральный директор
- Основание: Приказ № 7 от , решение общего собрания учредителей от
В бумажной трудовой книжке это выглядит так:
— Принят на работу в ООО «Альфа» на должность генерального директора. Основание: приказ № 7 от , протокол № 3 от .
Шаг 3: Правила оформления
- Запись делается чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета (не красным, не зелёным, не карандашом).
- Название должности указывается точно как в штатном расписании, например: «Генеральный директор», а не «Директор» или «Руководитель».
- Название организации — полное, официальное, как в учредительных документах.
- Номер приказа и дата должны точно совпадать с документом.
- Запись заверяется печатью организации (если она есть) и подписью ответственного лица (кадровика или директора).
Особенности при назначении директора — учредителя
Если директор является единственным учредителем ООО, трудовой договор с ним заключается на основании решения единственного участника. В этом случае:
- Решение об избрании директора оформляется в виде протокола (даже если участник один, он подписывает его как «Единственный участник»).
- Приказ о приёме на работу подписывается самим директором (как работодателем и как работником).
- В трудовой книжке запись делается в обычном порядке, с указанием основания: «Решение единственного участника ООО от …».
Запись при увольнении директора
При увольнении директора запись в трудовую книжку делается аналогично, но с указанием причины увольнения:
- Основание: Приказ № 15 от , решение общего собрания учредителей от
- Формулировка: Уволен по собственному желанию / по инициативе учредителей / в связи с истечением срока полномочий / в связи с прекращением деятельности организации.
Пример записи:
, Уволен с должности генерального директора ООО «Альфа» по решению общего собрания учредителей от . Основание: приказ № 15 от .
Важно: При увольнении директора работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Если директор — единственный работник, то он сам выдаёт себе книжку, подписывая приказ и расписку в получении.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и директор
С 2020 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Это касается и директоров.
- Если директор работает по трудовому договору, работодатель обязан направить в Пенсионный фонд РФ сведения о его трудовой деятельности через СЗВ-ТД.
- Даже если директор не получает зарплату, но трудовой договор заключён — СЗВ-ТД подаётся ежемесячно (вместе с СЗВ-М).
- Если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку — она остаётся у него, а сведения в ЭТК вносятся параллельно.
Что делать, если директор — единственный работник?
Даже в такой ситуации:
- Нужно заключить трудовой договор;
- Издать приказ о приёме и увольнении;
- Внести запись в бумажную трудовую книжку (если она есть);
- Подавать СЗВ-М и СЗВ-ТД в ПФР — обязательно.
Частые ошибки при заполнении
- Нет трудового договора — запись в трудовую книжку незаконна.
- Неправильное название должности, «директор» вместо «генеральный директор».
- Отсутствие номера и даты приказа — запись считается недействительной.
- Использование карандаша или красных чернил — требует исправления и может повлечь штрафы.
- Не подана СЗВ-ТД — даже при нулевой отчётности — нарушение закона.
Заполнение трудовой книжки на должность директора — это не формальность, а важный юридический акт, подтверждающий статус руководителя и его трудовой стаж. Несоблюдение правил может привести к:
- Отказу в назначении пенсии;
- Штрафам со стороны трудовой инспекции (до 50 000 руб. для ИП, до 200 000 руб. для юрлиц);
- Проблемам при продаже компании или аудите.
Рекомендация: Всегда сохраняйте копии приказов, решений учредителей и трудовых договоров. Даже если директор не получает зарплату, документы должны быть в порядке. Лучше перестраховаться, чем потом доказывать законность трудовых отношений.
Если вы — директор и не уверены в правильности записи в своей трудовой книжке — обратитесь в кадровую службу или к юристу по трудовому праву. Ваша трудовая книжка — это ваша история профессиональной жизни. Сделайте её правильной с первого раза.
Дата публикации: 23 мая 2026 г.