Дата актуализации информации: 20:38:38 ().

С 2021 года в России постепенно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). К 1 января 2026 года переходный period завершён‚ и почти все трудовые отношения оформляются в электронном виде. Поэтому у работодателя часто возникает вопрос: как проверить‚ есть ли у кандидата или текущего сотрудника электронная трудовая книжка? Ниже – подробная пошаговая инструкция‚ основанная на актуальных нормативных актах и практических рекомендациях.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – это совокупность сведений о трудовой деятельности гражданина‚ хранящаяся в информационной системе Социального фонда России (СФР). Данные поступают от работодателей в форме ЕФС‑1. Для сотрудника доступна выписка из этой базы:

• по форме СТД‑Р – если выписку выдаёт работодатель;
• по форме СТД‑СФР – если сотрудник получает её самостоятельно через СФР или портал Госуслуги.

В выписке содержатся: место и периоды работы‚ должность‚ квалификация‚ даты приёма‚ перевода и увольнения‚ основания увольнения.

Почему важно проверить наличие ЭТК у работника

• Подтверждение трудового стажа – необходимо для расчёта пенсии‚ пособий и других социальных выплат.
• Выявление возможных расхождений (например‚ двойные записи об увольнении) до оформления трудового договора.
• Соблюдение требований законодательства: с 2021 года работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности в электронном виде‚ а при приёме на работу запрашивать сведения из ЭТК.
• Защита прав работника: он может самостоятельно контролировать корректность внесённых данных.

Как работодатель может проверить наличие электронной трудовой книжки у кандидата

Запрос сведений у самого кандидата

При собеседовании попросите предоставить:

• выписку из ЭТК по форме СТД‑Р (если её выдаёт текущий работодатель);
• или выписку по форме СТД‑СФР‚ полученную через Госуслуги‚ сайт СФР или МФЦ.

Если кандидат предоставил только сведения о трудовой деятельности (например‚ справку с места работы)‚ проверьте‚ есть ли в них отметка о том‚ что он отказался от ведения бумажной трудовой книжки. При наличии такой отметки достаточно подавать данные в СФР в электронном виде.

Проверка через личный кабинет работодателя на портале СФР

Работодатель‚ зарегистрированный в системе СФР‚ может:

1. Войти в личный кабинет на сайте СФР (или через Госуслуги → «Социальный фонд России»).
2. Перейти в раздел «Сведения о трудовой деятельности работников».
3. Ввести ИНН или СНИЛС кандидата.
4. Система вернёт выписку из ЭТК‚ если такие сведения уже переданы в фонд.

Если сведения отсутствуют‚ это может означать‚ что работник ещё не передал данные в СФР (например‚ работает у первого работодателя после перехода на ЭТК) или работает у физического лица‚ не обязанного сдавать ЕФС‑1.

Запрос через МФЦ

В многофункциональном центре можно оформить запрос на выдачу выписки из ЭТК по форме СТД‑СФР. Для этого потребуется:

• паспорт;
• СНИЛС;
• заявление (можно заполнить на месте).

Выписка выдаётся в электронном виде (на e‑mail) или в бумажном виде по запросу.

Проверка через портал Госуслуги

На портале Госуслуги существует услуга «Получение выписки из электронной трудовой книжки». После авторизации:

1. Выберите раздел «Труд и занятость» → «Электронная трудовая книжка».
2. Укажите СНИЛС.
3. Получите выписку в формате PDF‚ которую можно распечатать или переслать работодателю.

Как сотрудник сам может проверить наличие своей электронной трудовой книжки

Сотрудник может воспользоваться любым из перечисленных способов:

• Личный кабинет на Госуслугах – самый быстрый способ.
• Сайт СФР – раздел «Индивидуальный лицевой счёт» → «Сведения о трудовой деятельности».
• МФЦ – подать заявление на получение выписки.
• Через работодателя – запросить форму СТД‑Р (выписку из ЭТК‚ которую обязан предоставить текущий работодатель по требованию сотрудника).

Получив выписку‚ проверьте:

• корректность записей о местах работы и должностях;
• отсутствие дублирующих записей об увольнении;
• соответствие периодов работы вашим трудовым договорам.

При обнаружении ошибок следует обратиться в отдел кадров своего работодателя с требованием внести исправления в форму ЕФС‑1‚ либо подать заявление в СФР через личный кабинет.

Что делать‚ если сведения об ЭТК отсутствуют

Отсутствие данных в СФР может быть связано с несколькими ситуациями:

1. Работник никогда не переводился на электронную форму и продолжает вести бумажную трудовую книжку (это допустимо‚ если книжка велась до 2021 года и работник не подал заявление о переходе на ЭТК).
2. Работник только что устроился на работу и работодатель ещё не передал первые сведения в СФР (срок передачи – не позднее 5 рабочих дней с даты приёма).
3. Работник трудится у физического лица‚ не являющегося индивидуальным предпринимателем – такие работодатели не обязаны сдавать ЕФС‑1.
4. Техническая ошибка при передаче данных (например‚ неправильный СНИЛС).

В таких случаях рекомендуется:

• Попросить сотрудника предоставить бумажную трудовую книжку или справку с места работы для подтверждения стажа.
• Уточнить у работодателя‚ были ли переданы сведения в СФР (запросить копию формы ЕФС‑1 за соответствующий период).
• При необходимости подать заявление в СФР о включении сведений в электронную трудовую книжку (через личный кабинет или МФЦ).

---

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли доверять только выписке‚ полученной от работодателя?

Да‚ если выписка оформлена по форме СТД‑Р и заверена подписью и печатью организации (или электронной подписью при выдаче через личный кабинет). Однако для полной уверенности рекомендуется сверить её с выпиской‚ полученной напрямую из СФР или через Госуслуги.

Нужно ли получать согласие сотрудника на запрос его ЭТК?

Согласно ст. 65 ТК РФ‚ работодатель может запрашивать сведения о трудовой деятельности работника без его согласия‚ если это необходимо для исполнения трудового договора (например‚ при приёме на работу‚ переводе‚ увольнении). Тем не менее‚ хорошей практикой является информирование сотрудника о запрашиваемых данных.

Что делать‚ если работник отказался предоставлять выписку из ЭТК?

Если работник отказывается предоставить выписку‚ а у вас есть основания полагать‚ что у него должна быть электронная трудовая книжка (например‚ он ранее подавал заявление о переходе на ЭТК)‚ вы можете:

• Запросить сведения непосредственно в СРФ через личный кабинет работодателя (при наличии СНИЛС).
• В случае отказа и отсутствия возможности подтвердить стаж – рассмотреть вопрос о приёме на работу с испытательным сроком или запросить дополнительные документы (справки с предыдущих мест работы‚ выписки из ПФР и т.д.).

Как часто следует проверять ЭТК у текущих сотрудников?

Регулярная проверка не требуется‚ но рекомендуется осуществлять её:

• при приёме на работу;
• при переводе на другую должность с изменением условий труда;
• при подготовке документов для назначения пенсии или других социальных выплат;
• при обнаружении подозрений на ошибки в трудовой книжке (например‚ двойные записи об увольнении).

---

Проверка наличия электронной трудовой книжки у работника – важный этап кадрового обеспечения‚ который позволяет подтвердить трудовой стаж‚ избежать ошибок в расчётах и соблюсти требования законодательства. На 2026 год основные способы проверки:

1. Запрос выписки у сотрудника (формы СТД‑Р или СТД‑СФР).
2. Получение сведений через личный кабинет работодателя на портале СРФ.
3. Использование государственных сервисов: Госуслуги‚ сайт СРФ‚ МФЦ.

При отсутствии данных в СРФ необходимо уточнить причину (бумажная книжка‚ recién принятый работник‚ работа у физического лица) и‚ при besoin‚ запросить альтернативные документы или оформить missing сведения в электронном виде.

Соблюдая данную инструкцию‚ вы сможете быстро и надёжно определить‚ есть ли у работника электронная трудовая книжка‚ и обеспечить корректное ведение кадрового учёта в вашей организации.