В 2026 году большинство работодателей и работников используют электронную трудовую книжку (ЭТК). Тем не менее, иногда требуется распечатать её в бумажном виде – для подачи в органы, при трудоустройстве в организации, где ещё не внедрена электронная система, или для личного архива. В статье подробно рассмотрены все этапы: от получения выписки до настройки принтера и решения типичных проблем.

Трудовая книжка: бумажный и электронный варианты

• Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, который заполняется работодателем вручную.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – сведения о трудовой деятельности, хранящиеся в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования РФ (СФР). Форматы выписки: PDF и XML.

С 2024 г. закон (ст. 66.1 ТК РФ) допускает хранение и распечатку сведений из ЭТК на носителе информации, а также их пересылку по e‑mail.

Почему может понадобиться печать трудовой книжки?

1. Требования работодателя, который работает только с бумажными документами.
2. Подача в государственные органы (ПФР, МФЦ, суд) в оригинальном виде.
3. Необходимость предоставить выписку в международный центр занятости.
4. Личный архив: сохранение копии на случай потери доступа к электронному кабинету.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Выписка формируется в системе СФР и доступна через несколько каналов:

• Госуслуги – личный кабинет, раздел «Электронные услуги», пункт «Трудовая книжка». После запроса появляется файл СТД‑СФР.pdf (время формирования – от нескольких минут до 1 часа).
• Контур.Экстерн – в разделе «Сотрудники» → «Трудовая книжка» → кнопка «Напечатать СТД‑Р».
• 1С: Зарплата и управление персоналом – формируеться автоматически в отчете «Выписка из ЭТК», экспорт в PDF.

Важно: запрос выписки необходимо подать не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (п. 2 ст; 2 Закона от  № 439‑ФЗ, п. 40 Порядка, приказ СФР от  № 2281).

Пошаговое руководство: печать из личного кабинета Госуслуг

1. Войдите в личный кабинет Госуслуг с помощью логина и пароля или ЭЦП.
2. Перейдите в раздел «Электронные услуги» → «Трудовая книжка».
3. Нажмите кнопку «Получить выписку». Выберите формат PDF (рекомендовано) и подтвердите запрос.
4. Ожидайте уведомления о готовности выписки (обычно в течение 5‑30 минут).
5. Скачайте файл СТД‑СФР.pdf на компьютер.
6. Откройте файл в любой программе для чтения PDF (Adobe Acrobat Reader, Foxit, браузер).
7. Проверьте корректность отображения всех записей (фамилия, даты, должности, подписи).
8. Нажмите «Печать»** (Ctrl+P) и перейдите к настройкам принтера (см. раздел 5).

Технические требования к принтеру и настройки печати

Перед печатью рекомендуется выполнить предварительный просмотр (Print Preview) и убедиться, что все страницы находятся в правильном порядке.

Печать из СФР (Контур.Экстерн) – быстрый способ для работодателей

1. Войдите в Контур.Экстерн под своей учётной записью.
2. Откройте вкладку «Сотрудники» и выберите нужного сотрудника.
3. Перейдите в раздел «Трудовая книжка» и нажмите кнопку «Напечатать СТД‑Р».
4. Система автоматически сформирует PDF‑файл. Сохраните его и откройте в PDF‑просмотрщике.
5. Настройте принтер согласно пункту 5 и распечатайте документ.

В случае, если в выписке отсутствуют последние кадровые изменения, обратитесь к работодателю – возможно, данные ещё не переданы в СФР.

Печать из 1С:Зарплата и управление персоналом

1. Откройте справочник «Сотрудники» и выберите нужного работника.
2. В карточке сотрудника перейдите в раздел «Трудовая книжка».
3. Нажмите кнопку «Выписка»** – система сформирует отчёт в формате PDF.
4. Сохраните файл, проверьте корректность данных.
5. Печатайте согласно рекомендациям из раздела 5.

Как проверить готовность к печати

• Убедитесь, что принтер подключён к компьютеру и включён.
• Проверьте наличие достаточного количества бумаги и уровня тонера/чернил.
• Запустите тестовую страницу (обычно в меню принтера «Печать тестовой страницы»).
• Откройте PDF‑файл и проверьте, что шрифты отображаются корректно (в PDF‑файле обычно встроены шрифты, но иногда могут возникать проблемы с кириллицей).

Частые проблемы и способы их решения

Правовые нюансы при распечатке

• Распечатанная копия считается достоверным документом только при наличии подписи работодателя (или его уполномоченного лица) и печати организации.
• Для подачи в органы (ПФР, суд) часто требуется заверенная копия. В таком случае распечатку следует заверить у нотариуса или в МФЦ.
• Сохраните оригинал PDF‑файла – в случае потери бумажного документа его можно быстро восстановить.

• Получить актуальную выписку из ЭТК (Госуслуги, СФР, 1С, Контур).
• Проверить корректность данных перед печатью.
• Настроить принтер согласно рекомендациям (формат A4, 600 dpi, книжная ориентация).
• Распечатать документ, убедиться в наличии подписи и печати.
• При необходимости заверить копию в официальных органах.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете быстро и без ошибок распечатать трудовую книжку на принтере, сохранив её юридическую силу и удобство использования.

Дата публикации:  13:23:54. Информация взята из официальных источников: СФР, Госуслуги, Контур.Экстерн, 1С:Зарплата и управление персоналом.