С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что теперь каждый работник может полностью перейти на цифровой формат, не требуя бумажной версии. Ниже приведено пошаговое руководство, как самостоятельно оформить переход, какие документы понадобится собрать и где проверить статус вашего перехода.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК – это цифровой документ, который хранится в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) и доступен через портал «Госуслуги» и специальные приложения работодателя. В ней фиксируются:
- Дата начала работы и место трудоустройства;
- Должность, оклад и изменения в них;
- Сведения о стаже, отпуске, больничных и т.д.;
- Письменные подтверждения о завершении работы.
ЭТК заменяет бумажную трудовую книжку, но при этом сохраняет все юридические свойства и признаётся работодателями и государственными органами.
Кому необходимо перейти на ЭТК?
С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны вести только электронные трудовые книжки. Однако в некоторых случаях, например, при работе в государственных учреждениях, в некоторых регионах или при работе в частном секторе, бумажную книжку можно оставить в качестве резервной копии до окончания переходного периода.
Как самостоятельно перейти на ЭТК
Подготовка документов
- Паспорт гражданина РФ (копия);
- Свидетельство о рождении (если требуется);
- Справка о трудовой деятельности (если вы уже работаете в компании);
- Согласие работодателя на переход (если работодатель не инициировал переход);
- Копия бумажной трудовой книжки (если у вас есть).
Подача заявления
Существует два способа подачи заявления:
- Через портал «Госуслуги» – зайдите в раздел «Трудовые книжки» и заполните форму «Переход на электронную трудовую книжку».
- Через работодателя – подайте заявление в отдел кадров. Работодатель автоматически инициирует переход в системе ЭТК.
В заявлении укажите:
- ФИО, дата рождения, паспортные данные;
- Номер и серия паспорта;
- Номер и серия бумажной трудовой книжки (если есть);
- Дата начала работы в текущем месте;
- Согласие на хранение данных в электронном виде.
Получение бумажной трудовой книжки
После подачи заявления работодатель обязан выдать вам бумажную трудовую книжку с записью о подаче заявления. Внутри книги будет сделана отметка «Переход на ЭТК» с датой и подписью сотрудника. Это обязательный шаг, пока не завершится переходный период.
Проверка статуса перехода
Статус перехода можно проверить в следующих местах:
- В личном кабинете «Госуслуги» – раздел «Трудовые книжки»;
- Через приложение работодателя, если оно поддерживает интеграцию с ЭТК;
- Обратитесь в отдел кадров – они смогут показать статус в системе.
Что делать, если вы хотите отказаться от ЭТК
Согласно законодательству, отказ от перехода возможен только в случаях, предусмотренных законом (например, если работник имеет особые требования к хранению данных). В остальных случаях отказ не допускается. Если вы всё же хотите отказаться, необходимо:
- Подать письменное заявление в отдел кадров;
- Указать причину отказа;
- Получить подтверждение от работодателя о принятии решения.
Однако стоит помнить, что с 2026 года бумажная трудовая книжка становится необязательной, и отказ может привести к ограничениям в дальнейшем трудоустройстве.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли перейти на ЭТК, если я работаю в частном секторе? – Да, переход возможен, но работодатель должен поддерживать систему ЭТК. Если он не поддерживает, вы можете обратится в региональный центр занятости.
- Как долго сохраняется информация в ЭТК? – Информация хранится бессрочно, как и в бумажной книге.
- Можно ли получить бумажную копию после перехода? – Да, при необходимости можно запросить копию в отдел кадров.
- Что делать, если данные в ЭТК не совпадают с бумажной? – Сразу сообщите в отдел кадров, чтобы они исправили ошибку.
Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровизации трудовых отношений, который упрощает доступ к информации, снижает риск потери данных и ускоряет процессы оформления. Чтобы перейти самостоятельно, достаточно собрать документы, подать заявление через «Госуслуги» или в отдел кадров и получить бумажную трудовую книжку с отметкой о переходе. После окончания переходного периода в 2026 году бумажная книга становится полностью необязательной.
Если у вас возникнут вопросы, обратитесь в отдел кадров вашего работодателя или в региональный центр занятости. Удачного перехода!