С 1 января 2021 года в России действует новая система ведения сведений о трудовой деятельности․ Работник имеет право выбрать между традиционной бумажной трудовой книжкой и электронной трудовой книжкой (ЭТК)․ Ключевым условием этого выбора является подача письменного заявления работодателю․ Данная статья подробно разбирает все аспекты этого документа․
Почему важно письменное заявление?
Согласно части 2 статьи 66․1 Трудового кодекса РФ и Федеральному закону № 439-ФЗ, ведение трудовых книжек в электронном виде становится основным способом․ Однако работник вправе потребовать выдачи ему бумажного документа․ Это право реализуется исключительно через письменное заявление․
- Для работника: Заявление — это юридически значимое волеизъявление, которое фиксирует его выбор и защищает его права․
- Для работодателя: Получение заявления — это обязанность, невыполнение которой влечет административную ответственность (ч․ 4 ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Важно! Работодатель обязан уведомить каждого сотрудника о праве выбора в письменной форме до 30 июня 2020 года (для тех, кто уже работал на тот момент)․ Для вновь принимаемых на работу уведомление входит в инструкцию по охране труда или проводится отдельно․
Ключевые сроки и процедура
Процедура четко регламентирована:
- Подача заявления: Работник подает письменное заявление в кадровую службу (отдел кадров, HR) работодателя․ Срок подачи не ограничен, но логично сделать это при приеме на работу или в течение разумного срока после уведомления․
- Действия работодателя: В течение 3 рабочих дней с момента получения заявления работодатель обязан:
- Если заявление о бумажном ведении: выдать работнику его бумажную трудовую книжку (если она у работодателя) или оформить новую, если ее нет․
- Если заявление о электронном ведении: продолжить вести ЭТК в информационной системе․
- Отметка в журнале: При выдаче бумажной книжки на руки в журнале учета движения трудовых книжек делается соответствующая расписка․ Текст расписки должен содержать ссылку на ст․ 66․1 ТК РФ и ФЗ-439․
- Отчетность: Работодатель обязан не позднее 25-го числа следующего месяца передать в СЗВ-ТД (подраздел 1․1 ЕФС-1) сведения о трудовой деятельности работника, выбравшего бумажный формат․
Образцы заявлений
Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты․ Вот два основных варианта․
Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки
Директору ООО «Пример»
Иванову И․И․
от специалиста по маркетингу
Петровой Анны Сергеевны
Заявление
Прошу продолжить осуществлять ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от № 73, с учетом изменений, внесенных Федеральным законом от № 439-ФЗ․
«___» __________ 20__ г․
_________________ / Петрова А․С․ /
(подпись)
Заявление о ведении электронной трудовой книжки
Генеральному директору ЗАО «Технологии»
Сидорову П․М․
от инженера-программиста
Кузнецова Виктора Александровича
Заявление
В соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации и частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ прошу осуществлять ведение сведений о моей трудовой деятельности в форме электронной трудовой книжки․
Сведения о трудовой деятельности, ранее содержавшиеся в бумажной трудовой книжке (при ее наличии), прошу перенести в электронную трудовую книжку․
«___» __________ 20__ г․
_________________ / Кузнецов В․А․ /
(подпись)
Что происходит после подачи заявления?
Если выбран бумажный формат:
- Работодатель выдает работнику его трудовую книжку (или новую, если старая утеряна/не была оформлена)․
- В книжку вносится специальная отметка о том, что на основании заявления работника ведение продолжается на бумажном носителе․ Формулировка: «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 ФЗ № 439-ФЗ)»․
- В журнале учета движения делается отметка о выдаче с подписью работника․
- Работодатель продолжает нести ответственность за хранение и правильность записей в этой книжке․
Если выбран электронный формат:
- Работодатель освобождается от обязанности вести бумажную книжку․
- Все сведения о приеме, увольнении, переводах и т․д․ вносятся в электронную трудовую книжку, которая хранится в специальной государственной или иной информационной системе (например, через портал Госуслуг или систему работодателя, интегрированную с ПФР)․
- Работник в любой момент может получить выписку из своей ЭТК в бумажном виде․
- Если у работника уже была бумажная книжка, ее не возвращают․ После переноса всех записей в ЭТК она хранится у работодателя как документ, подтверждающий трудовой стаж до перехода на электронный формат․
Ответственность за нарушения
Несоблюдение требований по заявлению и ведению трудовых книжек влечет для работодателя административную ответственность:
- По ч․ 4 ст․ 5․27 КоАП РФ — штраф от 50 000 до 70 000 руб․ для должностных лиц и от 40 000 до 50 000 руб․ для юридических лиц․
- Нарушение порядка выдачи трудовой книжки (например, отказ выдать при наличии заявления) также наказывается штрафом․
На практике: Чаще всего заявление подается при приеме на работу․ Кадровик должен предложить новому сотруднику выбрать формат и подписать соответствующее заявление․ Если сотрудник ничего не подписал, по умолчанию с 1 января 2021 года считается, что он согласен на ведение ЭТК․ Однако для полной безопасности работодателю лучше получить письменное волеизъявление от каждого․
Частые вопросы (FAQ)
В: Можно ли отозвать заявление?
О: Да, работник вправе в любой момент подать новое заявление с изменением своего выбора (например, перейти с ЭТК на бумажную)․ Работодатель обязан выполнить новый запрос в течение 3 рабочих дней․
В: А если я уже работаю с 2010 года, и у меня есть старая книжка?
О: Все записи из вашей старой бумажной книжки должны быть перенесены в ЭТК (если вы выбрали электронный формат) или останутся в ней (если выбрали бумажный)․ При переходе на бумажный формат вы получаете свою книжку с уже имеющимися записями․
В: Где хранится заявление?
О: Заявление, как и любой другой кадровый документ, хранится в личном деле работника в течение всего срока его работы в организации и еще 75 лет после увольнения (согласно перечню типовых управленческих архивных документов)․
Письменное заявление о порядке ведения трудовой книжки, это простой, но юридически мощный документ․ Оно защищает интересы обеих сторон: работник гарантирует себе удобный для него формат хранения данных о стаже, а работодатель выполняет требования закона и избегает штрафов․ Правильное оформление и своевременная реакция на заявление — основа корректного кадрового документооборота в современных условиях․