Ведение кадровой документации — это ответственная задача, требующая порядка и системного подхода. Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим стаж работника, и ее сохранность — приоритет для любого работодателя. Для удобной систематизации и защиты этих важных бланков используется специальный офисный органайзер — картотека для трудовых книжек формата А6 на 70 книжек. В данной статье мы подробно рассмотрим особенности, виды и преимущества этого канцелярского предмета.
Что такое картотека для трудовых книжек?
Картотека для трудовых книжек, это специальный настольный или выдвижной органайзер, предназначенный для систематизации и хранения кадровых документов стандартного формата А6 (148х105 мм). Прежде всего, она используется в отделах кадров, бухгалтериях и секретариатах организаций для упорядочивания трудовых книжек действующих сотрудников.
Использование картотеки позволяет:
- Исключить потерю важных документов;
- Обеспечить быстрый поиск нужной трудовой книжки по алфавитному или структурному принципу;
- Сэкономить рабочее пространство на столе специалиста;
- Соблюсти правила архивного хранения кадровых бланков.
Основные характеристики картотеки А6 на 70 книжек
Наиболее востребованной в небольших и средних компаниях является картотека вместимостью до 70 трудовых книжек. Это оптимальный размер для стандартной картотечной ячейки; Рассмотрим типовые характеристики такого органайзера:
- Вместимость: рассчитана на хранение до 70 трудовых книжек (включая вкладыши).
- Формат: А6 (148х105 мм), что точно соответствует размеру стандартной трудовой книжки.
- Внешние габариты (для картонных моделей): 340 х 100 х 65 мм. Компактные размеры позволяют разместить органайзер на любом рабочем столе.
- Цвет: классический белый, который органично вписывается в любой интерьер офиса.
- Тип конструкции: открытая перекидная (позволяет быстро просматривать корешки документов) или закрытая (с выдвижными ящиками).
Из каких материалов изготавливают картотеки?
На рынке канцелярских товаров представлены два основных вида материалов для производства картотек:
Микрогофрокартон
Это самый популярный и доступный вариант. Картотеки из микрогофрокартона (например, модели от брендов Attache, OfficePage и других) обладают рядом преимуществ:
- Легкость: картонная картотека не утяжеляет рабочий стол;
- Экономичность: цена на такие модели начинается от 34 рублей при оптовых закупках и редко превышает 185 рублей в розницу;
- Практичность: поставляется в разборном виде, что удобно при транспортировке. Упакована в термоусадочную пленку по 1 штуке, защищающую от влаги и пыли при хранении на складе.
Пластик и Металл
Для более интенсивного использования и обеспечения максимальной защиты документов выбирают металлические или пластиковые варианты. Например, пластиковая вертикальная открытая перекидная картотека или настольная металлическая картотека КР-1 от Опытно-Механического завода. Они отличаются повышенной износостойкостью и долговечностью.
Виды конструкций картотек
В зависимости от предпочтений кадрового специалиста и особенностей рабочего места, можно выбрать разные конструктивные решения:
Открытые (перекидные) картотеки
Представляют собой лоток, в котором трудовые книжки располагаются вертикально. Такая конструкция (часто встречается у бренда Attache, артикул 82520) позволяет мгновенно находить нужный документ, так как корешки книжек остаются на виду. Это идеальный вариант для быстрого доступа.
Настольные картотеки с выдвижными ящиками
Более закрытые системы хранения. Например, настольная картотека ROMMEL имеет габариты 164х217х427 мм, а внутренние размеры ее ящика составляют 70х155х380 мм. Выдвижной механизм защищает документы от пыли и случайного попадания жидкостей, а также обеспечивает дополнительную конфиденциальность.
Как выбрать подходящую картотеку?
При выборе картотеки формата А6 на 70 книжек стоит обратить внимание на следующие критерии:
- Объем документооборота: если в компании менее 70 сотрудников, вам хватит одной картонной ячейки. Если штат больше, рассмотрите возможность покупки модульных систем (например, вертикальных картотек на 1300 карт) или металлических шкафов с несколькими ящиками.
- Интенсивность использования: для ежедневного частого обращения лучше подойдут пластиковые или металлические модели, для архивного хранения — плотный микрогофрокартон.
- Бюджет: картонные модели (арт. 51914, 030511, У446075) — это бюджетный и практичный выбор, который часто закупается оптом по 30 штук для крупных кадровых подразделений.
Картотека для трудовых книжек А6 на 70 книжек — это незаменимый атрибут организованного рабочего места кадровика или бухгалтера. Независимо от того, выберете ли вы легкую разборную модель из микрогофрокартона размером 340х100х65 мм или надежную металлическую конструкцию с выдвижными ящиками, этот инструмент поможет навести идеальный порядок в кадровой документации, сэкономить время на поиск бланков и обеспечить их сохранность в соответствии с требованиями делопроизводства;