Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж сотрудника. Вопрос о том, кому именно её выдавать и в каких случаях, часто вызывает путаницу как у работодателей, так и у работников. Ниже приведён подробный разбор, основанный на действующем законодательстве России и практических рекомендациях.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, заработная плата, причины увольнения и т;д. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 106) она является обязательной для всех работников, за исключением некоторых категорий, которые могут работать без неё.
Печатная vs. электронная трудовая книжка
С 2021 года специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако в некоторых ситуациях допускается ведение печатной трудовой книжки:
- для работников, которые не имеют доступа к интернету;
- для тех, кто работает в регионах с ограниченной инфраструктурой;
- для определённых категорий сотрудников, указанных в законодательстве (например, военнослужащих, учителей).
Кому выдавать трудовую книжку?
Ответ на этот вопрос зависит от статуса сотрудника и требований законодательства. Ниже перечислены основные группы:
- Новые сотрудники – при приёме на работу работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 10 дней с даты начала работы.
- Переведённые в другую организацию – при переводе сотрудника в другую компанию в пределах одной организации трудовая книжка передаётся в новую структуру.
- Переведённые в другую страну – при международном переводе работника трудовая книжка передаётся в отдел кадров страны назначения, если это предусмотрено договором.
- Сотрудники, работающие без трудовой книжки – в некоторых случаях работник может работать без трудовой книжки (например, в сфере фриланса), но при этом он обязан иметь справку о трудовой деятельности.
- Пенсионеры и бывшие работники – при выходе на пенсию работодатель выдает справку о стаже, а сама трудовая книжка хранится в архиве.
Кому выдавать электронную трудовую книжку?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) доступна:
- для всех новых сотрудников, которые подписали договор о работе;
- для сотрудников, которые переводятся внутри компании;
- для тех, кто работает удалённо и имеет доступ к корпоративной сети.
Получить доступ к ЭТК можно через портал «Электронный персональный кабинет» (ЕПК) работодателя. Работник получает логин и пароль, после чего может просматривать и скачивать данные о своём стаже.
Законодательная база
Список нормативных актов, регулирующих выдачу трудовой книжки:
- Трудовой кодекс РФ – основные положения о трудовой книжке (ст. 106–108).
- Федеральный закон от № 429-ФЗ «О персональных данных» – правила хранения и обработки персональных данных в трудовой книжке.
- Постановление Правительства РФ от № 1490 – порядок введения электронных трудовых книжек.
- Приказ Минтруда РФ от № 123 – инструкции по работе с ЭТК.
Практические рекомендации для HR‑специалистов
- Проверка документов – при приёме нового сотрудника необходимо проверить копию паспорта, ИНН, справку о доходах и т.д.
- Заполнение ЭТК – использовать корпоративную систему, которая автоматически генерирует запись в ЭТК.
- Сроки выдачи – выдача трудовой книжки должна быть завершена в течение 10 дней с даты начала работы.
- Хранение – печатные трудовые книжки хранятся в архиве компании, а электронные – в защищённом облаке.
- Обучение сотрудников – проводить тренинги по использованию ЕПК и пониманию своих прав;
Что делать, если работник не получил трудовую книжку?
В случае задержки выдачи работник может:
- обратиться в отдел кадров с письменным запросом;
- подача жалобы в Трудовую инспекцию;
- получить компенсацию за нарушение трудового законодательства.
Как проверить наличие записи в ЭТК?
Работник может войти в ЕПК и перейти в раздел «Трудовая книжка». Там он увидит все записи, включая дату начала работы, должность, зарплату и т.д. Если записи отсутствуют, необходимо связаться с HR.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли работать без трудовой книжки? – Да, если это предусмотрено законодательством (например, фриланс), но работник должен иметь справку о стаже.
- Что делать, если в трудовой книжке ошибка? – необходимо подать заявление об исправлении, предоставить подтверждающие документы.
- Как получить копию трудовой книжки после увольнения? – работник имеет право получить копию в течение 30 дней после увольнения.
Выдача трудовой книжки – важный этап в трудовых отношениях. С 2021 года основной формат – электронная трудовая книжка, но печатная всё ещё актуальна в определённых случаях. Работодатель обязан выдавать её в срок, а работник имеет право на доступ к информации о своём стаже. Соблюдение всех требований законодательства гарантирует законность трудовых отношений и защиту прав обеих сторон.
Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю, рекомендуем обратиться к специалисту по кадрам или в Трудовую инспекцию.