Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В случае необходимости сохранить копию, важно знать, как правильно оформить её и какие сведения можно в неё вносить. В этой статье мы разберём, что такое копия трудовой книжки, как её правильно заполнить, и что означает фраза «работает по настоящее время».
Что такое копия трудовой книжки?
Копия трудовой книжки – это точное воспроизведение оригинального документа. По определению, копия – «точно соответствующее подлиннику воспроизведение чего‑либо» (ГОСТ Р 51141‑98). Копия может быть сделана:
- отсканированием оригинала;
- печатным дубликатом;
- письменным воспроизведением, если это допускается законом.
Копия служит личным справочником, но не заменяет оригинал в официальных процедурах.
Правовые аспекты копии
Согласно Федеральному закону «О трудовых книжках»:
- Официальный статус имеет только оригинальная трудовая книжка, выданная работодателем.
- Копия не имеет юридической силы в качестве доказательства трудовой деятельности.
- Использование копии в качестве официального документа может рассматриваться как нарушение закона.
Поэтому копию можно использовать только в личных целях, для внутреннего учёта, но не в качестве официального подтверждения трудоустройства.
Как правильно заполнить копию трудовой книжки
Если вы хотите добавить в копию информацию о текущем месте работы, следуйте этим рекомендациям:
- Проверьте точность данных: убедитесь, что все сведения совпадают с оригиналом (дата начала работы, название работодателя, должность, оклад).
- Укажите статус: в поле «Трудовая деятельность» добавьте фразу «работает по настоящее время»;
- Дата заполнения: отметьте дату, когда вы внесли данные в копию.
- Подпись и печать: если копия будет использоваться в служебных целях, подпишите её и, при необходимости, приложите печать работодателя.
Пример заполнения:
Трудовая книжка № 12345678
Работодатель: ООО «Ромашка»
Должность: Инженер-строитель
Оклад: 45 000 руб.
Дата начала работы:
Работает по настоящее время
Дата заполнения копии:
Что означает «работает по настоящее время»
Фраза «работает по настоящее время» (или «работает по настоящее время» в официальном стиле) указывает, что работник продолжает трудиться на данном месте работы на момент заполнения документа. Это важно для:
- Проверки текущего статуса сотрудника;
- Подтверждения участия в пенсионном фонде;
- Внутреннего учёта кадровых данных.
В официальных документах обычно используют формулировку «работает на момент заполнения».
Как получить копию трудовой книжки
Копию можно получить в следующих случаях:
- При увольнении – работодатель выдаёт копию в качестве подтверждения трудовой истории.
- Для личного учёта – копию можно сделать самостоятельно, отсканировав оригинал.
- В случае потери оригинала – обратиться в отдел кадров с заявлением о выдаче копии.
Важно помнить, что копия должна быть точной и не содержать ошибок.
Когда можно использовать копию
Копию трудовой книжки можно использовать в следующих ситуациях:
- Для личного учёта и планирования карьеры.
- Внутренние кадровые процедуры, где требуется подтверждение текущего статуса.
- Для подачи заявлений в органы, где допускается использование копии (например, для получения некоторых видов справок).
Никогда не используйте копию в качестве официального документа, если это не разрешено законом.
Как избежать ошибок при работе с копией
- Проверяйте точность всех данных перед записью.
- Не меняйте оригинал – копия должна быть только воспроизведением.
- Если копия используется в служебных целях, обязательно подпишите её и приложите печать работодателя.
- Храните оригинал в надёжном месте (например, в сейфе).
Копия трудовой книжки – полезный инструмент для личного учёта, но не заменяет оригинал в официальных процедурах. При заполнении копии важно соблюдать точность и правовые нормы. Фраза «работает по настоящее время» указывает на текущий статус сотрудника и может быть использована в копии, если это необходимо для внутреннего учёта. Всегда помните, что оригинал остаётся единственным официальным доказательством трудовой деятельности.