Вопрос о необходимости предоставления копии трудовой книжки при оформлении больничного листа (листка нетрудоспособности) часто вызывает путаницу у как работодателей, так и самих работников․ Особенно остро эта проблема встает в случаях с уволенными сотрудниками, когда больничный приходится оплачивать постфактум․ Давайте разберемся, когда этот документ действительно требуется, а когда нет, и как его правильно оформить, чтобы избежать проблем с Фондом социального страхования (ФСС)․
Ключевой принцип: что проверяет ФСС?
Главная цель Фонда социального страхования при проверке расходов на больничные — убедиться в правильности исчисления страхового стажа работника․ От этого стажа напрямую зависит размер пособия по временной нетрудоспособности․ Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим этот стаж․
Два основных сценария
Больничный текущему (работающему) сотруднику
В этом случае копия трудовой книжки от работника не требуется․ Работодатель, исходя из данных своей кадровой службы и сведений в электронной трудовой книжке (если она ведется), самостоятельно рассчитывает стаж и размер пособия․ Все необходимые сведения о стаже, включая периоды работы у предыдущих работодателей, должны уже содержаться в базе данных ФСС, если работодатель своевременно сдавал сведения․ Предоставляется только сам больничный лист (форма 040/у-06) и расчетный листок (форма 040/у-06-1)․
Больничный бывшему (уволенному) сотруднику
Ситуация кардинально меняется, если работник уже уволен на момент обращения за выплатой пособия (например, больничный был в последние дни работы или после увольнения)․ Здесь копия трудовой книжки часто становится обязательным документом․
Почему? ФСС должен проверить весь страховой стаж, в т․ч․ периоды работы у прежних работодателей․ Если уволенный работник не предоставит копию своей трудовой, у фонда не будет полной картины для расчета․ На практике это приводит к отказам в принятии расходов к зачету, как это уже было в судебной практике․
Пример из практики: Компания не представила копию трудовой книжки уволенного работника при возмещении больничного․ ФСС отказал в зачете расходов, сославшись на невозможность проверить стаж․ Суд поддержал позицию фонда․
Как правильно оформить копию трудовой книжки для ФСС?
Если копия требуется, она должна быть оформлена безупречно․ Неправильно заверенная копия может быть отклонена․ Вот пошаговая инструкция:
- Сделайте полную копию․ Снимайте копии со всех заполненных страниц трудовой книжки, включая ьный лист и все записи об учебе, работе, награждениях․
- Прошивка и нумерация․ Все листы копии должны быть прошиты в единый блок и пронумерованы (например, «Лист 1 из 5»)․
- Заверение․ На последнем листе копии (или на отдельном листе-сопровождении) необходимо поставить подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) с расшифровкой, а также печать организации (обычно круглая с наименованием и ИНН)․
- Текст заверения․ Рекомендуемый текст: «Копия трудовой книжки [ФИО работника] от [дата выдачи] содержит [указать количество] листов, соответствует подлиннику․
Руководитель организации: _________________ / [ФИО] /» - Указание места хранения оригинала․ В заверении или на отдельном листе можно добавить фразу: «Оригинал трудовой книжки хранится у работодателя (у работника) в соответствии с законодательством РФ»․
Образец оформления (текстовое описание)
На последнем листе прошитой копии, внизу, после всех записей:
- Ставится подпись директора (например, Иванова А․П․)․
- Расшифровка подписи (Иванов А․П․)․
- Дата заверения (например, «»)․
- Круглая печать организации․
Что насчет электронной трудовой книжки (ЭТК)?
Если работник вел ЭТК, то для ФСС достаточно распечатанной выписки из электронной трудовой книжки, заверенной усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя․ Такой документ имеет такую же юридическую силу, как и заверенная копия бумажной книжки․ Получить такую выписку можно через портал Госуслуг или напрямую у работодателя․
Какие еще документы нужны для возмещения больничного бывшему сотруднику?
Помимо заверенной копии трудовой книжки, работодатель (или сам работник, если он обращается лично) должен представить в ФСС стандартный пакет:
- Заявление о выплате пособия (форма СЗВ-СО или СЗВ-СТАЖ, в зависимости от ситуации)․
- Больничный лист (листок нетрудоспособности) – оригинал․
- Расчетный листок (форма 040/у-06-1) – оригинал․
- Справка об отсутствии (наличии) страхового стажа (форма 182-н) – оригинал․ Эта справка запрашивается в ФСС и подтверждает стаж на дату начала больничного․
- Документы, подтверждающие заработок за последние 2 года (например, копии расчетных листков или справка 2-НДФЛ), если требуется для расчета среднего заработка․
- Паспортные данные работника․
- Реквизиты счета для перечисления денег․
- Для действующих сотрудников копия трудовой книжки при оплате больничного не нужна․
- Для уволенных сотрудников копия трудовой книжки, заверенная работодателем, — это основной документ для проверки ФСС․ Без него возмещение расходов может быть отказано․
- Оформляйте копию тщательно: полная, прошитая, пронумерованная, заверенная подписью и печатью․
- При ведении ЭТК используйте выписку с УКЭП․
- Всегда уточняйте актуальный перечень документов в территориальном отделении ФСС или у вашего бухгалтера, так как практика может уточняться․
Важно! Работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему копию трудовой книжки (или выписку из ЭТК) в любое время, даже после увольнения․ Поэтому, если вы — работник и планируете в будущем обращаться за больничным после ухода с работы, имеет смысл заранее получить у работодателя заверенную копию своей трудовой․
Статья составлена на основе анализа практики и нормативных требований по состоянию на май 2026 года․ Для получения точной консультации по вашему случаю обращайтесь в ФСС или к юристу․