Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь сотрудника. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), начавшийся еще в 2020 году, бумажный формат по-прежнему актуален, а необходимость в получении заверенных копий возникает регулярно — для банков, визовых центров, органов соцзащиты или нового работодателя.
В этой статье мы подробно разберем, кто именно имеет право заверять трудовую книжку, как правильно оформить копию и какие нюансы важно учитывать в 2026 году.
Кто имеет право заверять трудовую книжку?
Согласно действующему законодательству и сложившейся практике, оригинал трудовой книжки хранится у работодателя (за исключением случаев работы по совместительству или у индивидуальных предпринимателей без штата сотрудников). Следовательно, именно работодатель несет ответственность за ведение документа и выдачу его заверенных копий.
Непосредственно заверение копии осуществляет:
- Руководитель организации (генеральный директор, директор). В небольших компаниях, где нет выделенной кадровой службы, эту функцию чаще всего выполняет именно глава предприятия.
- Уполномоченное должностное лицо. В крупных организациях этим занимается начальник отдела кадров или специалист по кадровому делопроизводству. Важно: сотрудник должен быть наделен такими полномочиями соответствующим приказом или распоряжением работодателя.
Если в организации есть печать отдела кадров, она может использоваться для заверения подписи ответственного лица, однако основным требованием остается наличие собственноручной подписи уполномоченного сотрудника и, при наличии, печати организации.
Процедура получения заверенной копии
Чтобы получить правильно оформленную копию трудовой книжки, работнику необходимо выполнить ряд действий:
- Написать письменное заявление. Сотрудник обращается к работодателю с просьбой выдать заверенную копию. Унифицированной формы заявления не существует, оно пишется в свободной форме с указанием даты и цели запроса (хотя указывать цель по закону не обязательно, это часто ускоряет процесс).
- Ожидание срока выдачи. Работодатель обязан подготовить документ в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления.
- Получение документа под роспись. Заверенная копия выдается сотруднику строго под роспись в журнале учета выдачи документов или в копии заявления.
Как правильно должна выглядеть заверенная копия?
Для того чтобы копия трудовой книжки имела юридическую силу, она должна быть заверена в соответствии с установленными правилами. На каждой странице копии (или на оборотной стороне последнего листа, если копии сшиты) должны присутствовать следующие элементы:
- Надпись «Верно».
- Должность лица, заверившего копию (например, «Начальник отдела кадров» или «Генеральный директор»).
- Собственноручная подпись ответственного лица.
- Расшифровка подписи (Фамилия И.О.).
- Дата заверения копии.
- Печать организации (или печать отдела кадров, если она используется для заверения копий документов согласно внутреннему положению компании).
Также на копии должна быть сделана отметка о том, что оригинал трудовой книжки находится в данной организации. Обычно пишут: «Оригинал трудовой книжки хранится в ООО «Название компании»», с указанием адреса и даты, когда оригинал был принят на хранение.
Особенности заверения записей внутри трудовой книжки
Важно не путать заверение копии документа и заверение записей внутри оригинала. Записи в трудовую книжку вносит наниматель строго в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек. Каждая запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при ее наличии) непосредственно в оригинале документа.
К сожалению, нормативные акты не устанавливают специальных особенностей для заверения записей именно тем сотрудником, который ответствен за ведение книжек, если он не является руководителем. Однако сложившаяся практика требует, чтобы в графе «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек» стояла подпись уполномоченного лица, назначенного приказом.
Электронные трудовые книжки и их заверение
С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) понятие «заверенная копия» трансформировалось. Сведения о трудовой деятельности теперь формируются в электронном виде. Работодатель обязан передавать данные в Пенсионный фонд (СФР), а сотрудник может получить выписку:
- Через портал «Госуслуги» (в этом случае документ заверен усиленной квалифицированной электронной подписью и равнозначен бумажному с печатью).
- У работодателя в виде бумажной выписки, которая заверяется подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью организации.
Выписка, полученная через госуслуги, не требует дополнительного заверения у работодателя и принимается всеми инстанциями.
Частые ошибки при заверении
Чтобы избежать отказа в принятии документа банками или государственными органами, следите за отсутствием следующих ошибок:
- Отсутствие даты заверения.
- Неполная расшифровка подписи (только фамилия без инициалов).
- Использование факсимильной подписи вместо собственноручной (в большинстве случаев требуется живая подпись).
- Заверение копии лицом, не имеющим на это полномочий (не назначенным приказом).
- Отсутствие информации о месте хранения оригинала.
Заверение трудовой книжки, это исключительная компетенция работодателя. Будь то руководитель маленькой фирмы или начальник отдела кадров крупного холдинга, главное условие, наличие документально подтвержденных полномочий. Правильно оформленная копия, содержащая все requisite (надпись «Верно», должность, подпись, ФИО, дата и печать), является действительной и принимается любыми инстанциями.
Помните: если вы работник, требуйте соблюдения процедуры выдачи; если вы работодатель — строго следуйте регламенту, чтобы обезопасить компанию и сотрудника от юридических рисков.