Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж работы, квалификацию и права работника․ При прекращении трудовых отношений каждый работник, у которого в течение трудового пути велась бумажная трудовая книжка, имеет право получить её в свой последний рабочий день․ В статье рассмотрим, кто именно может получить трудовую книжку при увольнении, какие законодательные нормы регулируют процесс и как правильно оформить выдачу․

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие выдачу трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 71, 73, 77, 140․
2. Положение о порядке заполнения трудовых книжек (приказ Минтруда России от № 320н)․
3. Приказ Минтруда России от № 428н «Об утверждении формы приказа об увольнении»․

Согласно статье 71 ТК РФ, работодатель обязан в день увольнения выдать работнику трудовую книжку, в которой сделана запись об увольнении․ При этом в случае задержки выдачи работнику полагается компенсация за каждый день просрочки (пункт 1 статьи 140 ТК РФ);

Кто имеет право получить трудовую книжку?

Основные категории работников

• Работники с постоянным трудовым договором (полный рабочий день, частичная занятость, гибкий график)․ Если в их личном деле велась бумажная трудовая книжка, она подлежит выдаче․
• Работники по срочным (временным) договорам – в т․ч․ сезонные, проектные, командировочные․ Трудовая книжка фиксирует каждый период работы, поэтому её также необходимо выдать․
• Стажёры и ученики, проходящие обучение в рамках производственной практики, если их трудовая деятельность оформлена трудовым договором и в их деле ведётся книжка․
• Работники, находившиеся в отпуске (ежегодный, без сохранения места работы, по уходу за ребёнком и др․) – при выходе из отпуска и одновременном увольнении книжка выдаётся в последний рабочий день․

Особые случаи

• Работники, уволенные по собственному желанию – имеют те же права, что и при увольнении по инициативе работодателя․
• Работники, уволенные в связи с ликвидацией организации – книжка выдается в день прекращения трудового договора, а запись делается о причине «ликвидация организации»․
• Работники, уволенные по сокращению штата – запись делается с указанием основания «сокращение штата»․
• Работники, находившиеся в отпуске без сохранения места работы – книжка выдаётся в день, когда работник фактически получает её (может быть иной день, но запись в книжке делается с датой увольнения)․

Кто НЕ может получить трудовую книжку?

• Работники, у которых в личном деле велась электронная трудовая книжка (введена в действие с 1 января 2021 г․) – в этом случае выдается только электронный документ․
• Лица, не являющиеся работниками (например, подрядчики, фрилансеры), если их отношения оформлены гражданско‑правовым договором – трудовая книжка им не выдаётся․
• Работники, у которых книжка была утеряна, изъята работодателем без надлежащего оформления (например, без расписок) – в таком случае выдается дубликат, а оригинал считается утерянным․

Порядок выдачи трудовой книжки в день увольнения

Алгоритм действий работодателя

1. Подготовка приказа об увольнении․ В приказе указываются дата увольнения, основание прекращения трудового договора и номер записи в трудовой книжке․
2. Внесение записи в трудовую книжку․ Запись делается в соответствии с Положением № 320н:
   • Номер записи (арабскими цифрами);
   • Дата увольнения (дд․мм․гггг);
   • Основание увольнения (по собственному желанию, сокращение штата, ликвидация и т․д․)․
3. Оформление акта приема‑передачи․ Работник подписывает расписку о получении оригинала трудовой книжки․ Образец расписки можно вести в журнале учёта движения трудовых книжек․
4. Выдача копий документов:
   • Копия приказа об увольнении;
   • Справка о заработной плате и удержаниях;
   • Справка о доходах (при необходимости)․
5. Регистрация факта выдачи в журнале учёта трудовых книжек (дата, ФИО получателя, подпись)․

Что делать, если работник не может лично забрать книжку?

В случае невозможности личного получения (болезнь, отъезд и пр․) работодатель может:

• Отправить книжку заказным письмом с уведомлением о вручении․
• Доверить её представителю работника (при наличии доверенности и подписи работника в журнале)․
• Оставить книжку у охраны/рецепции с обязательным оформлением расписок․

Примеры документов

Образец расписки о получении трудовой книжки

Расписка
Я, ______________________ (ФИО работника), паспорт: ____________, выдан ____________, 
получил(а) оригинал трудовой книжки № __________ от __________________ (наименование работодателя) 
в день __________ (дата)․ 

Подпись ______________________ Дата __________

Журнал учёта движения трудовых книжек (пример записи)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязан ли работодатель выдавать трудовую книжку, если она была изъята ранее?

Да․ Если книжка была изъята, работодатель обязан вернуть её в течение того же дня, когда производится окончательный расчёт, и оформить возврат распиской․

Можно ли получить дубликат трудовой книжки?

Дубликат выдаётся только в случае утраты оригинала, если работник предоставил заявление и документы, подтверждающие утрату (потеря, кража)․ Дубликат оформляется в отделе кадров и вносится в реестр․

Сколько времени даётся работнику на получение книжки, если он находится в отпуске?

Трудовая книжка должна быть выдана в последний рабочий день, даже если работник находится в отпуске․ Если он не может лично забрать книжку, применяется один из способов, описанных в пункте 3;2․

Что делать, если работодатель не выдал книжку в срок?

Работник может потребовать её выдачу в судебном порядке․ За каждый день просрочки работодатель обязан выплатить компенсацию в размере одной средней заработной платы за каждый день задержки (ст․ 140 ТК РФ)․

Трудовая книжка – документ, который получает каждый работник, у которого в личном деле велась бумажная трудовая книжка․ Независимо от формы увольнения (по собственному желанию, по инициативе работодателя, в связи с ликвидацией или сокращением штата) книжка должна быть выдана в последний рабочий день, а в ней должна быть сделана запись об увольнении․ Правильное оформление выдачи (приказ, запись, расписка, журнал) защищает интересы как работника, так и работодателя и позволяет избежать штрафов и компенсаций за задержку․

Если у вас остались вопросы по конкретной ситуации, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации․