Вопрос о том, кто отвечает за приобретение вкладыша в трудовую книжку, часто вызывает споры между работниками и работодателями. Ниже собраны основные положения, подкреплённые практикой и нормативными актами.
Согласно практике и разъяснениям КонсультантПлюс, трудовую книжку обычно приобретает работодатель. Однако в ряде случаев:
- приём нового сотрудника, который никогда не имел трудовой книжки, может потребовать её самостоятельной покупки;
- при исчерпании страниц в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» оформляется вкладыш, который также может быть приобретён за счёт сотрудника.
Тем не менее, большинство организаций покрывают расходы на бланк и вкладыш из своего бюджета, а стоимость возмещают работникам через бухгалтерию.
Что говорит закон?
Постановлением Правительства РФ от N 225 (Правила оформления трудовых книжек) в случае заполнения всех страниц одного из разделов в книге вшивается вкладыш, оформляемый работодателем. При этом:
- Работодатель обеспечивает необходимые формы и материалы.
- Расходы на приобретение вкладыша могут быть включены в список расходов организации.
- Если работодатель требует от сотрудника возмещения стоимости, это должно быть оговорено в локальных нормативных актах или в трудовом договоре.
Как правильно оформить вкладыш?
Вкладыш оформляется в том же порядке, что и основная трудовая книжка. Он вшивается в книгу и ведётся в том же стиле.
Этапы оформления
- Определение необходимости вкладыша (заполнены все страницы раздела «Сведения о работе» или «Сведения о награждении»).
- Закупка готовых вкладышей у поставщика (часто делается партиями).
- Передача вкладыша в отдел кадров для вшивания в трудовую книжку.
- Запись новых сведений в открывшееся место.
Кто оплачивает стоимость?
Обычно стоимость вкладыша покрывает работодатель. Если же в договоре или локальном нормативном акте указано, что сотрудник обязан возместить расходы, то он оплачивает её самостоятельно.
Что делать, если работник потерял трудовую книжку?
Если сотрудник потерял книжку, он может запросить дубликат. По правилам, новую книжку оформляет работодатель, но в случае, когда оригинал был утерян, иногда требуется оформить новый вкладыш или полностью новую книжку.
- Работник может подать заявление о восстановлении данных.
- Работодатель вводит сведения из старой книжки в новую форму.
- Возмещение стоимости новой книги обычно ложится на работодателя.
Часто задаваемые вопросы
Кто покупает вкладыш, если в книге закончилось место для записей?
В большинстве случаев работодатель приобретает вкладыш и вшивает его в трудовую книжку. Работник может быть вынужден возместить расходы только в случае, если это предусмотрено внутренними документами.
Можно ли оформить вкладыш самостоятельно?
Самостоятельное изготовление вкладыша без соблюдения установленных форм может привести к ошибкам в учёте и нарушению трудовых прав. Поэтому рекомендуется использовать официальные бланки, предоставляемые работодателем или лицензированным поставщиком.
Что делать, если работодатель отказывается покупать вкладыш?
В таком случае работник имеет право требовать возмещения расходов, если это предусмотрено коллективным договором или локальными нормативными актами. При невозможности договориться, можно обратиться в трудовую инспекцию.
- Работодатель обычно покупает и вшивает вкладыш, если иное не предусмотрено договором или локальными актами.
- В случае, когда в договоре или локальном регулировании указано, что сотрудник должен возместить расходы, он оплачивает вкладыш самостоятельно.
- При потере оригинальной книжки или её полной кончике, работодатель оформляет дубликат или новый вкладыш, затраты на которые обычно ложатся на компанию.
Помните, что правильное оформление и своевременное пополнение трудовых книжек – важная часть юридической и кадровой дисциплины, способствующая прозрачности в отношениях работодатель‑работник.