Трудовая книжка (ТК) – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Несмотря на постепенный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), бумажные бланки всё ещё используются во многих организациях, особенно в регионах и в небольших компаниях. Вопрос о том, кто несёт расходы на приобретение ТК и её вкладышей, остаётся актуальным для работодателей и сотрудников.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – устанавливает, что трудовая книжка выдаётся работнику бесплатно при приёме на работу.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – регламентирует форму, порядок заполнения и выдачи ТК.
• Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования электронных трудовых книжек» – вводит обязательный переход на ЭТК с .
• Информационные письма Минтруда России (например, Письмо от № 12‑3/10) – разъясняют порядок возмещения затрат на бланки ТК и вкладышей.

Кто оплачивает бланк трудовой книжки?

Согласно действующему законодательству, работодатель обязан обеспечить сотрудника трудовой книжкой за свой счёт. Это означает, что:

1. При приёме на работу работник получает новую ТК бесплатно.
2. Если листы для записи заканчиваются, работодатель выдаёт вкладыш (дополнительный лист) также за свой счёт.
3. Работодатель может приобретать бланки ТК и вкладышей оптом; их стоимость учитывается как производственные расходы.

Однако на практике встречаются ситуации, когда работник сам приобретает бланк (например, при утере или порче документа по своей вине). В таких случаях закон допускает возмещение фактически понесённых затрат, но только при условии, что работник дал своё письменное согласие на удержание суммы из заработной платы.

Можно ли удержать стоимость ТК из заработной платы?

Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практике:

• Удержание без согласия работника запрещено. Любое удержание из заработной платы должно быть оформлено письменным согласием сотрудника (ст. 137 ТК РФ).
• Если работник сам виноват в порче или утере ТК, работодатель может потребовать возмещения реального ущерба, но сумма не может превышать фактической стоимости бланка (см. ниже).
• Удержание стоимости вкладыша при окончании листов также допустимо только с согласия работника.

На практике многие организации предпочитают полностью покрывать расходы на ТК и вкладыши, чтобы избежать споров и поддерживать лояльность персонала.

Актуальные цены на бланки (данные на 05/2026)

Стоимость бланков может немного варьироваться в зависимости от региона и поставщика, но средние показатели выглядят так:

• Бланк трудовой книжки – 8 руб. 95 коп.
• Бланк вкладыша в трудовую книжку – 4 руб. 61 коп. (по некоторым источникам – 7 руб. 36 коп.).

При оптовых закупках цена за единицу может снижаться до 6–7 руб. за ТК и 3–4 руб. за вкладыш.

Электронные трудовые книжки: изменение подхода к расходам

С в России завершён переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Основные последствия для работодателей и сотрудников:

• Бумажные ТК больше не выдаются при приёме на работу; информация ведётся в электронном формате в Социальном фонде России.
• Работодатель больше не несёт расходов на покупку бланков ТК и вкладышей – все затраты связаны с подключением к системе ЭТК (оплата услуг оператора, обучение кадрового персонала).
• Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через мобильное приложение Социального фонда.
• В случае необходимости получения выписки из ЭТК (например, для подачи в банк) работодатель предоставляет её бесплатно; плата может взиматься только за срочное изготовление бумажной копии по заявлению сотрудника.

Таким образом, с введением ЭТК вопрос о «стоимости трудовой книжки с работниками» largely loses relevance, однако знание прежних правил остаётся полезным для организаций, которые ещё используют бумажные бланки (например, в отдалённых филиалах или при работе с иностранными гражданами, где требуется бумажный документ).

Практический алгоритм для работодателя

1. Определить формат ведения трудовых книжек (бумажный или электронный) в соответствии с внутренними локальными актами и законодательством.
2. Если используется бумажный формат:
   • Закупить бланки ТК и вкладышей у аккредитованного поставщика.
   • Оформить внутренний приказ о порядке выдачи ТК (бесплатно при приёме, при утере – по соглашению).
   • При необходимости удержания стоимости получить письменное согласие работника и оформить расчётный лист.
3. Если используется электронный формат:
   • Подключиться к системе ЭТК через уполномоченного оператора.
   • Обучить кадровую службу работе с личным кабинетом сотрудника.
   • Обеспечить сотрудников инструкциями по доступу к своей ЭТК.
4. Вести учёт всех расходов, связанных с ТК (бланки, вкладыши, услуги оператора ЭТК) в бухгалтерии для корректного отражения в налоговой базе.
5. Регулярно обновлять локальные нормативные акты в соответствии с изменениями в трудовом законодательстве.

Стоимость трудовой книжки традиционно относится к расходам работодателя. Удержание суммы из заработной платы допустимо только при наличии письменного согласия сотрудника и только в случаях, когда работник сам виноват в порче или утере документа. С введением обязательных электронных трудовых книжек с года необходимость покупки бумажных бланков практически исчезает, а связанные с этим расходы переходят в сферу оплаты услуг операторов ЭТК и обучения персонала. Знание обеих систем поможет работодателю избежать правовых рисков и построить прозрачную политику в отношении оформления и хранения трудовых книжек.