В современных условиях, когда всё больше сотрудников совмещают основную работу с дополнительными обязанностями, возникает множество вопросов о том, как правильно оформить трудовую деятельность по совместительству. Особенно актуален вопрос: кто именно заверяет запись о совместительстве в трудовой книжке? Ответ на него не так прост, как кажется на первый взгляд — и от его правильного понимания зависит законность трудовых отношений, а также будущие льготы и страховой стаж работника.

Основной принцип: трудовая книжка хранится у основного работодателя

Согласно ч. 4 ст. 66 Трудового кодекса РФ и Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), трудовая книжка работника хранится исключительно у работодателя по основному месту работы. Это означает, что даже если человек работает одновременно в трёх организациях, его трудовая книжка физически находится только у того работодателя, с которым заключён основной трудовой договор.

Таким образом, любые записи о работе по совместительству вносятся только основным работодателем — и только по письменному заявлению самого работника.

Кто вносит запись о совместительстве: основной или внешний работодатель?

Здесь часто возникает путаница. Многие считают, что работодатель по месту совместительства (внешний работодатель) должен сам вносить запись в трудовую книжку. Это неверно.

Внешний работодатель (по месту совместительства) не имеет права вносить записи в трудовую книжку! Он не хранит этот документ и не уполномочен его заверять. Его обязанность — предоставить работнику необходимые документы для передачи основному работодателю.

Только основной работодатель — тот, с кем заключён основной трудовой договор — имеет право и обязан внести запись о работе по совместительству, если работник подал на это письменное заявление.

Почему именно основной работодатель?

• Трудовая книжка, это единственный официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника.
• Она находится под ответственностью одного работодателя, который несёт юридическую ответственность за её ведение и сохранность.
• Внешний работодатель не может получить доступ к трудовой книжке, так как она не передаётся ему по закону.

Как оформить запись о совместительстве: пошаговая инструкция

Процедура внесения записи о совместительстве проста, но требует чёткого соблюдения формальностей.

Шаг 1: Работник подаёт заявление

Работник, желающий, чтобы запись о работе по совместительству была внесена в трудовую книжку, обязан подать письменное заявление на имя основного работодателя. В заявлении указывается:

• ФИО работника;
• Наименование организации, где он работает по совместительству;
• Должность;
• Дата начала работы по совместительству;
• Прошение о внесении записи в трудовую книжку.

Важно: Заявление подаётся только по инициативе работника. Работодатель не обязан вносить такие записи без запроса.

Шаг 2: Работник предоставляет документы

К заявлению прилагается один из следующих документов (по выбору работника):

• Справка о работе по совместительству — выдаётся внешним работодателем на бланке организации, заверенная печатью и подписью руководителя.
• Копия приказа о приёме на работу по совместительству — заверенная копия, скреплённая печатью и подписью.
• Копия трудового договора с отметкой о приёме на работу по совместительству — также заверенная.

Важно: Документы должны быть заверены печатью и подписью внешнего работодателя. Без этого основной работодатель не имеет права вносить запись.

Шаг 3: Основной работодатель вносит запись

На основании заявления и приложенных документов основной работодатель вносит запись в трудовую книжку в соответствии с установленной формой. Запись должна содержать:

• Дата приёма на работу по совместительству;
• Наименование организации-совместителя;
• Должность;
• Указание: «работа по совместительству».

Пример записи:

«Принят на работу по совместительству в должности бухгалтера в ООО «Свет» 15 марта 2026 года»

Запись заверяется печатью основного работодателя и подписью уполномоченного лица (как правило, кадровика или руководителя).

Что делать, если работник работает по нескольким местам совместительства?

Закон не ограничивает количество мест совместительства. Работник может работать одновременно в трёх, пяти и более организациях — но запись в трудовую книжку вносится только по одному из них, по его выбору.

Если работник хочет внести записи о нескольких местах совместительства, он может подать несколько заявлений — и основной работодатель внесёт все соответствующие записи, при условии, что представлены все необходимые документы от каждого внешнего работодателя.

Что насчёт электронной трудовой книжки?

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). В этом случае:

• Все сведения о трудовой деятельности (включая работу по совместительству) передаются работодателями в Пенсионный фонд РФ через систему СЗВ-ТД.
• Работодатель по совместительству обязан направить сведения о приёме и увольнении в ПФР, даже если работник не просит вносить запись в бумажную книжку.
• Работник может выбрать, где хранить трудовую книжку: в бумажном виде у основного работодателя или в электронном виде в ПФР.
• Если работник выбрал ЭТК, то в бумажную книжку записи не вносятся — все данные отражаются в электронном реестре ПФР.

Важно: Даже при наличии ЭТК, если работник хочет, чтобы информация о совместительстве была в бумажной книжке — он должен подать заявление основному работодателю, и тот внесёт запись в бумажную книжку, если она у него хранится.

Мифы и заблуждения

Миф 1: «Внешний работодатель может внести запись в трудовую книжку»

Ложь. Нет, не может. Он не хранит книжку и не имеет права вносить в неё записи. Только основной работодатель.

Миф 2: «Работодатель обязан вносить запись о совместительстве»

Ложь. Вносить запись — право, а не обязанность работодателя. Только по заявлению работника.

Миф 3: «Нужно ежегодно предоставлять копию трудовой книжки»

Ложь. Согласно Письму Минтруда РФ от № 14-2/В-357, работодатель по совместительству не обязан запрашивать у работника копию трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности. Он ведёт учёт на основании трудового договора и приказа.

Миф 4: «Запись о совместительстве влияет на размер зарплаты»

Ложь. Запись в трудовой книжке — это лишь подтверждение факта трудовой деятельности. Она не влияет на размер заработной платы, отпуск, больничные или другие льготы.

Что делать, если основной работодатель отказывается вносить запись?

Если основной работодатель безосновательно отказывает в внесении записи, несмотря на поданное заявление и документы, работник имеет право:

• Обратиться с письменной жалобой в Государственную инспекцию труда (Роструд);
• Подать иск в суд о защите трудовых прав;
• Запросить в ПФР выписку из электронной трудовой книжки — она будет содержать все сведения о совместительстве, даже если бумажная книжка не обновлена.

1. Запись о совместительстве вносится только основным работодателем.
2. Внесение записи, по желанию работника, а не обязанность работодателя.
3. Внешний работодатель не имеет права вносить записи в трудовую книжку.
4. Для внесения записи необходимы: заявление работника + заверенные документы от внешнего работодателя.
5. Электронная трудовая книжка — альтернатива бумажной, но не заменяет её полностью без согласия работника.
6. Работник может выбрать, о каких местах совместительства вносить запись — и сколько их.

Совет для работников:

Если вы работаете по совместительству и планируете выходить на пенсию, обязательно подайте заявление основному работодателю о внесении записи в трудовую книжку. Это обеспечит полное подтверждение вашего трудового стажа.

Совет для работодателей:

Не игнорируйте заявления работников о внесении записей о совместительстве. Нарушение этого правила может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства.

Помните: трудовая книжка — это не просто бумага. Это история вашей профессиональной жизни. И её ведение, дело чести и ответственности.