Вопрос о том, кто именно в организации имеет право заверять записи в трудовых книжках сотрудников, всегда был острым и актуальным для кадровиков и руководителей. Особенно часто сомнения возникают насчет главных бухгалтеров: могут ли они ставить свою подпись в этом важнейшем документе? С учетом перехода России на электронные трудовые книжки (ЭТК) и новых правил, вступивших в силу с 1 января 2026 года, этот вопрос требует еще более детального рассмотрения с учетом актуальных нормативно-правовых актов.

Что изменилось в 2026 году?

Прежде чем перейти к вопросу о подписях, необходимо прояснить статус самих трудовых книжек на текущий момент. Согласно законодательству, с 1 января 2026 года вступили в силу следующие ключевые нормы:

• Бумажные трудовые книжки больше не ведутся для тех работников, которые до конца 2025 года не подали письменное заявление о сохранении бумажной формы.
• Все новые сотрудники (принятые после ) автоматически оформляются исключительно в электронном формате (ЭТК).
• При этом вести сведения о трудовой деятельности обязаны все работодатели: юридические лица, индивидуальные предприниматели, частные нотариусы, а также адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты (ч. 4 ст. 20, ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Тем не менее, бумажная трудовая книжка (согласно ст. 66 ТК РФ) по-прежнему остается основным документом о трудовой деятельности и стаже для тех, кто решил ее сохранить. А значит, вопрос правильного оформления и подписания бумажных бланков остается критически важным для части сотрудников.

Кто имеет право подписывать трудовую книжку по закону?

Согласно исторически сложившейся практике и действующим нормативным актам (включая Постановление Правительства РФ от № 225), ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет работодатель.

По общему правилу, подписывать трудовую книжку при увольнении сотрудника (или при внесении иных важных записей) имеют право:

1. Руководитель организации (или иное лицо, исполняющее его обязанности).
2. Специалист кадровой службы (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров).
3. Иной уполномоченный сотрудник, на которого приказом работодателя возложена обязанность по ведению трудовых книжек.

Может ли главный бухгалтер стать «иным уполномоченным сотрудником»?

Да, может. В Трудовом кодексе РФ и подзаконных актах нет прямого запрета на то, чтобы главный бухгалтер подписывал трудовые книжки. Однако это не является его прямой обязанностью по умолчанию. Главный бухгалтер имеет на это право только при соблюдении следующих условий:

• В организации отсутствует кадровая служба или специалист по кадрам (что часто бывает в малом бизнесе).
• Руководитель издал приказ (распоряжение), в котором официально возлагает обязанности по ведению и подписанию трудовых книжек на главного бухгалтера.
• С главным бухгалтером подписано дополнительное соглашение к трудовому договору (если эта функция вменяется ему на постоянной основе), либо предусмотрена соответствующая доплата за совмещение должностей (ст. 60.2 ТК РФ).

5 ключевых правил ведения трудовых книжек в 2026 году

Чтобы избежать штрафов и судебных споров, работодателю и лицу, подписывающему трудовые книжки (будь то главбух или кадровик), необходимо соблюдать 5 ключевых правил:

1. Разделение полномочий. Если в компании есть отдел кадров, главный бухгалтер не должен подписывать трудовые книжки. Этим должен заниматься кадровик. Подпись главбуха правомерна только если он официально назначен ответственным лицом.
2. Наличие бланков. Согласно п. 44 Постановления Правительства РФ № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (для тех, кто оставил бумажный формат).
3. Корректное оформление увольнения. При увольнении работника, сохранившего бумажную книжку, все записи должны быть заверены подписью лица, ответственного за ведение книжек (с указанием должности), печатью работодателя (при наличии) и подписью самого работника.
4. Своевременная подача ЕФС-1. При ведении ЭТК работодатель обязан подавать сведения о трудовой деятельности по новой форме ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР) точно в срок. Нарушение сроков грозит штрафами.
5. Правильный переход на ЭТК. Если работник перешел на электронный формат, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую на руки, сделав соответствующую итоговую запись о подаче сведений в электронном виде.

Ответственность и риски

Важно помнить: если главный бухгалтер подписывает трудовую книжку без соответствующего приказа, работодатель рискует столкнуться с проблемами. В случае трудового спора суд может признать запись недействительной, так как она заверена неуполномоченным лицом.

Кроме того, за нарушение порядка ведения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных, в части несвоевременной сдачи отчетов) предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы для юридических лиц могут достигать значительных сумм.

Подводим итоги

Главный бухгалтер имеет полное право подписывать трудовые книжки сотрудников, но не по своей должностной инструкции, а исключительно на основании официального приказа руководителя о возложении на него обязанностей по ведению кадрового учета. В 2026 году, когда бумажные трудовые стали исключением, а электронные — правилом, важно не только правильно заверять бумажные бланки оставшимся сотрудникам, но и безошибочно подавать данные в СФР для ведения ЭТК.