Этот вопрос волнует многих работников, особенно в период перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК). Короткий ответ: нет, одновременно иметь две действительные трудовые книжки (бумажную и электронную) на одного человека в России нельзя. Давайте разберем подробно, почему так и как правильно действовать.
Что говорит Трудовой кодекс РФ?
Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации, каждая организация обязана вести трудовые книжки своих работников. Ключевой принцип — единство учета трудовой деятельности. У одного работника может быть только одна действующая трудовая книжка, которая служит основным документом о его трудовом стаже и деятельности.
Два вида книжек, но не два экземпляра
С 1 января 2021 года в России параллельно существуют два вида трудовых книжек:
- Бумажная трудовая книжка (ТК) — классический формат в обложке.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — запись в информационной системе СЗВ-ТД;
Важно: Это не два параллельных документа, а две альтернативные формы одного и того же документа. Выбор между ними делает работник.
Ситуация с 1 января 2026 года: окончание переходного периода
С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это означает следующие ключевые изменения:
- Работодатели больше не вправе выдавать новые бумажные трудовые книжки. Все новые записи о приеме на работу, увольнении и других сведениях вносятся исключительно в электронную форму.
- Работники, уже имеющие бумажную книжку, могут:
- Продолжать вести ее параллельно с электронной записью (до окончания срока действия бумажной).
- Написать заявление о замене бумажной книжки на электронную в любое время. После этого все записи будут вестись только в ЭТК.
- Утрата бумажной книжки после не влечет ее восстановления. Вместо этого на основании заявления работника и при наличии ЭТК выдается выписка из электронной трудовой книжки.
Можно ли «вести» две книжки? Почему это невыгодно и незаконно?
Попытка иметь две активные записи (например, продолжать работать по бумажной книжке в одной организации, а в другой — по электронной) приводит к серьезным проблемам:
- Нарушение закона. Работодатель, выдающий записи в «вторую» книжку, нарушает ст. 66 ТК РФ.
- Разрыв стажа. При расчете пенсии или предоставлении других льгот, основанных на стаже, могут возникнуть сложности с подтверждением непрерывности трудового пути, если записи «разнесены» по разным системам.
- Путаница и риски. Вы рискуете получить две разные версии своей трудовой истории, что может быть расценено как предоставление недостоверных сведений.
Что делать, если у вас уже есть две книжки?
Если у вас на руках осталась старая бумажная книжка с записями, а вы уже работаете в компании, которая ведет ЭТК, необходимо:
- Обратиться к своему текущему работодателю (в отдел кадров или бухгалтерию).
- Написать заявление о включении сведений из бумажной трудовой книжки в электронную. Это бесплатная и обязательная для работодателя процедура.
- После того как все записи из бумажного варианта будут перенесены в ЭТК, бумажную книжку можно хранить как архивный экземпляр. Она не утратит юридической силы, но все новые записи будут вноситься только в электронную.
Практические советы работнику
- Выбирайте один формат. Решайте, хотите ли вы вести только бумажную (если она у вас уже есть и вы не хотите менять) или переходить на электронную. Не смешивайте.
- Следите за записями. Регулярно проверяйте актуальность сведений в своей ЭТК через портал Госуслуг или по запросу в кадровой службе.
- При утере/повреждении бумажной книжки после — не пытайтесь восстановить ее. Обратитесь к работодателю с просьбой оформить выписку из ЭТК. Это будет вашим основным документом.
- При смене работы сообщайте новому работодателю, какой формат вы используете. Если у вас есть ЭТК, вы должны предоставить только ее данные (СНИЛС). Бумажную книжку сдавать не нужно, если она уже не используется.
Ответ на главный вопрос: итоги
Можно ли иметь 2 трудовые книжки одновременно? Нет, с юридической и практической точки зрения — это невозможно и не нужно.
- У вас может быть одна действующая трудовая книжка, либо бумажная, либо электронная.
- С новые бумажные книжки не выдаются, все записи идут в ЭТК.
- Если у вас есть старая бумажная — ее записи должны быть перенесены в электронную форму, после чего бумажный вариант становится архивным.
Главное правило: единый учет трудовой деятельности. Заботьтесь о том, чтобы вся ваша история работы была отражена в одном месте — в вашей (бумажной или электронной) трудовой книжке.
Примечание: Информация актуальна на момент подготовки статьи с учетом изменений, вступающих в силу с . Для получения персональной консультации обращайтесь в кадровую службу вашей организации или в государственную инспекцию труда.