Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Обязательность её ведения закреплена на законодательном уровне, и любое отклонение от установленных правил грозит работодателю серьезными штрафами. В данной статье мы подробно разберем, какими именно нормативными актами регламентируется ведение трудовых книжек, кто обязан их вести и какие актуальные изменения вступили в силу к 2026 году.
Главный закон: Трудовой кодекс РФ
Фундаментом для ведения трудовых книжек является статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации. Именно в ней закреплено, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника.
Согласно ТК РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. При этом форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.
Основной регулятор: Приказ Минтруда России № 320н
Если Трудовой кодекс задает общее направление, то детально ведение трудовых книжек регламентируется Приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Данный приказ был зарегистрирован в Минюсте России за номером 63748 и вступил в силу 1 сентября 2021 года.
Что регулирует Приказ № 320н?
Приложение № 2 к данному приказу содержит подробный Порядок, который устанавливает правила:
- Ведения бумажных и электронных трудовых книжек;
- Заполнения сведений о работе, награждениях и увольнении;
- Учета и хранения трудовых книжек на предприятии;
- Выдачи дубликата трудовой книжки в случае её утери или порчи;
- Выдачи трудовой книжки при увольнении или при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ).
Кто и как обязан вести трудовые книжки?
Любая организация или индивидуальный предприниматель, нанимающий работников, обязаны вести трудовые книжки; С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь перед работодателями стоит четкая задача: вести сведения о трудовой деятельности либо в бумажном, либо в электронном виде (в зависимости от выбора работника, сделанного ранее).
Учет бланков и движение книжек
Порядок строго регламентирует работу с бланками:
- Выдача бланков — бланки трудовых книжек выдаются сотруднику кадровой службы (отдела кадров), ответственному за их ведение, исключительно на основании письменной заявки (п. 41 Порядка).
- Книги учета — вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно обязательно на бумажном носителе. Электронный формат для этих реестров действующим порядком не предусмотрен.
Грядущие изменения: упрощение правил в 2026 году
Минтруд России не стоит на месте и регулярно анализирует практику применения законодательства. На данный момент ведомством предложен проект нового приказа об упрощении правил ведения трудовых книжек. Какие новшества обсуждаются?
- Исключение избыточных требований и устаревших сведений, которые усложняют работу кадровиков и не несут практической пользы.
- Отмена обязательного проставления печати — рассматривается возможность при увольнении работников заверять записи в трудовой книжке не только печатью, но и иными способами (например, подписью уполномоченного лица), что особенно актуально для организаций, работающих без печати.
- Передача полномочий — как пояснил Роструд, действующее законодательство не запрещает передавать полномочия по ведению трудовых книжек другим лицам, что позволяет разгрузить кадровые отделы.
Ответственность работодателя
Поскольку ведение трудовых книжек строго регламентируется государством, несоблюдение Приказа Минтруда № 320н и статей ТК РФ влечет за собой административную ответственность по ст; 5.27 КоАП РФ. Штрафы за неправильное ведение, задержку выдачи или утрату книжки могут достигать десятков тысяч рублей для юридических лиц.