С 1 января 2023 года в Российской Федерации вступили в силу новые правила ведения и хранения трудовых книжек‚ включая утверждение нового бланка бумажной трудовой книжки. Этот переход стал частью масштабной цифровой трансформации трудовых отношений‚ которая началась ещё в 2020 году с введения электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако бумажные книжки до сих пор остаются актуальными — но уже в обновлённом виде.

Когда именно введена новая трудовая книжка?

Несмотря на то‚ что первые трудовые книжки нового образца были утверждены ещё в 2004 году‚ с 1 января 2023 года началось обязательное применение нового бланка‚ утверждённого Постановлением Правительства РФ от № 1748.

Этот документ‚ который действует до 1 сентября 2027 года‚ не только обновил внешний вид и структуру трудовой книжки‚ но и ввёл строгие требования к её оформлению‚ хранению и учету.

Чем новая трудовая книжка отличается от старой?

• Новый дизайн бланка — улучшенная защита от подделок: водяные знаки‚ микротекст‚ защитная нить‚ голографические элементы.
• Изменённая структура страниц — теперь в книжке 16 страниц (вместо 12)‚ что позволяет вести более подробную запись о трудовой деятельности.
• Уточнённые поля для записей, добавлены новые графы для указания номера приказа‚ даты приёма и увольнения‚ а также кода ОКПО работодателя.
• Новый порядок заполнения — все записи должны вестись только чернилами чёрного цвета‚ без исправлений и помарок. При ошибке — оформляется дополнительная запись с указанием причины.
• Обязательная регистрация в журнале учёта — работодатель обязан вести журналы учёта выданных и полученных бланков трудовых книжек.

Что делать с трудовыми книжками старого образца?

Важно! Трудовые книжки‚ выданные до 1 января 2023 года‚ не подлежат обязательному обмену. Они остаются действительными до полного заполнения всех страниц или до увольнения сотрудника.

Если сотрудник продолжает работать на одном месте‚ его старая книжка может использоваться дальше. Однако при:

• утрате или порче книжки;
• заполнении всех страниц;
• приёме на новую работу после 1 января 2023 года —

работодатель обязан выдать новую трудовую книжку только нового образца.

Электронные трудовые книжки: что изменилось с 2024 года?

С 1 сентября 2024 года вступили в силу новые нормы‚ согласно которым все работодатели обязаны вести трудовые книжки исключительно в электронной форме для новых сотрудников‚ принятых на работу после этой даты.

Однако это не отменяет бумажные книжки для:

• работников‚ уже имеющих бумажные книжки и не подавших заявление на переход на ЭТК;
• работников‚ которые по состоянию на имели бумажную книжку и не выразили желание перейти на электронную форму.

С 1 января 2026 года завершается переходный период: все работодатели обязаны полностью перейти на электронный формат. Это означает‚ что бумажные книжки больше не будут выдаваться новым сотрудникам‚ а все сведения о трудовой деятельности будут храниться в системе Пенсионного фонда РФ.

Как оформить новую трудовую книжку?

Процедура оформления новой трудовой книжки включает следующие шаги:

1. Получение бланка — работодатель заказывает бланки нового образца у уполномоченного изготовителя (например‚ через Гознак или другие лицензированные организации).
2. Регистрация в журнале учёта — все полученные бланки регистрируются в журнале учёта движения трудовых книжек (форма утверждена Постановлением № 1748).
3. Заполнение ьного листа — вносятся ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ профессия‚ дата выдачи книжки. Все данные сверяются с паспортом сотрудника.
4. Запись о приёме на работу — в разделе «Сведения о работе» указываются: дата приёма‚ должность‚ основание (приказ)‚ номер приказа‚ подпись ответственного лица и печать организации.
5. Подпись и печать — все записи заверяются подписью уполномоченного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если она используется).

Где взять образец новой трудовой книжки?

Официальный образец новой трудовой книжки и формы журналов учёта можно найти в:

• Постановлении Правительства РФ от № 1748;
• на сайте Минтруда России (www.mintrud.gov.ru);
• в правовых системах «КонсультантПлюс» и «Гарант» (для подписчиков).

В этих источниках представлены не только бланки‚ но и подробные инструкции по заполнению‚ примеры записей и требования к шрифтам‚ цвету чернил и оформлению печатей.

Преимущества и недостатки нового формата

Преимущества:

• Повышенная защита от подделок и потери данных;
• Упрощённый контроль со стороны инспекций труда;
• Снижение риска ошибок при ручном заполнении;
• Плавный переход к цифровой экономике;
• Доступ к данным о стаже через личный кабинет на сайте ПФР.

Недостатки:

• Не все работодатели готовы к техническому переходу на ЭТК;
• Риск технических сбоев в системе ПФР;
• Пожилые работники могут испытывать трудности с цифровыми сервисами;
• Необходимость дополнительных расходов на приобретение бланков и обучение кадровых работников.

Что делать работнику в 2026 году?

К 1 января 2026 года все работодатели обязаны:

• Перевести всех сотрудников на электронные трудовые книжки‚ если они ещё не сделали этого добровольно;
• Предоставить каждому работнику выписку из ЭТК по его запросу (в электронном или бумажном виде);
• Сохранить все бумажные книжки в архиве в течение 50 лет после увольнения сотрудника.

Работник может в любое время:

• Запросить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет ПФР;
• Получить бумажную копию ЭТК‚ если она требуется для оформления льгот‚ пенсии или при переезде за границу;
• Подать заявление о возврате к бумажной книжке — но только до 31 декабря 2025 года.

Самое главное — помнить:

• Новая бумажная трудовая книжка действует с 1 января 2023 года, её нужно выдавать при первом трудоустройстве или при замене утерянной/заполненной книжки.
• Старые книжки остаются действительными — обменивать их не обязательно.
• С 1 сентября 2024 года — все новые сотрудники получают только электронные трудовые книжки.
• С 1 января 2026 года — бумажные трудовые книжки полностью уходят в прошлое для новых работников.
• Работодатель несёт ответственность за правильное ведение‚ хранение и учёт как бумажных‚ так и электронных трудовых книжек.

Не забывайте: трудовая книжка — это не просто документ‚ а история вашей профессиональной жизни. Независимо от формата — бумажного или электронного — она остаётся ключевым подтверждением стажа‚ прав на пенсию и социальных гарантий.

Если вы работаете в кадровой службе, обязательно пройдите обучение по новым правилам. Если вы работник, проверьте‚ какая у вас трудовая книжка‚ и при необходимости подайте заявление на переход на электронный формат через ПФР или Госуслуги.

Ваш труд — ваша история. Сохраняйте её правильно.