Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина.
Вопрос о том, нужно ли вносить запись о работе в качестве индивидуального предпринимателя (ИП) и как правильно оформить такие записи, часто возникает у владельцев небольших бизнесов. В статье мы разберём:
- какой правовой базой регулируются записи в трудовой книжке;
- может ли ИП вести запись о себе;
- какие документы необходимо подготовить при приёме и увольнении сотрудников;
- пошаговый алгоритм внесения записей;
- типичные ошибки и ответы на часто задаваемые вопросы.
ИП и трудовая книжка: основные понятия
Согласно статье 23 Гражданского кодекса РФ индивидуальный предприниматель занимается предпринимательской, а не трудовой деятельностью. Поэтому ИП не является работником и в свою собственную трудовую книжку запись о своей предпринимательской деятельности вносить не должен.
Трудовая книжка предназначена для отражения трудовой функции (статья 66 ТК РФ). В неё вносятся сведения о:
- дате и месте приёма на работу;
- должности, окладе, условиях труда;
- перерывах в работе (отпуск, командировка и т.п.);
- дате и причине увольнения.
Если ИП нанимает на работу сотрудников, он выступает в роли работодателя и обязан вести их трудовые книжки так же, как юридическое лицо.
Нормативно‑правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок заполнения трудовых книжек:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66 (содержание трудовой книжки) и статья 67 (порядок её ведения).
- Постановление Правительства РФ от № 2215 – «Об утверждении формы трудовой книжки».
- Письмо Минтруда России от № 14-6/ООГ‑4834 – разъяснение, что физические лица‑наниматели (в т.ч. ИП) обязаны вести трудовые книжки своих работников.
- Приказ Минтруда России № 99н от – порядок оформления приказов о приёме, переводе и увольнении.
Нужно ли вносить запись о себе в трудовую книжку?
Ответ однозначен: нет. ИП не вносит запись о своей предпринимательской деятельности в собственную трудовую книжку, потому что:
- Трудовая книжка фиксирует только трудовую, а не предпринимательскую деятельность.
- Запись о работе в ИП не считается трудовым договором, а считается договором гражданско‑правового характера (например, договор подряда) или отсутствием трудовых отношений.
Если у ИП есть прежний трудовой опыт в юридических лицах, эти записи сохраняются. Но запись о «работе в собственном ИП» в трудовую книжку вносить нельзя.
Как ИП оформляет запись в трудовой книжке сотрудника при приёме на работу
Подготовительный этап
- Создать штатное расписание. В документе указываются все должности, подразделения, оклады и штатные единицы.
- Заключить трудовой договор. Договор должен соответствовать ТК РФ (условия труда, оплата, график и т.д.).
- Издать приказ о приёме на работу. Приказ подписывается ИП (или уполномоченным лицом) и содержит:
- ФИО работника;
- Должность и подразделение;
- Дата начала работы;
- Условия оплаты труда;
- Основание (трудовой договор).
- Зарегистрировать ИП в СФР (едином фонде пенсионного и социального страхования). Это необходимо для уплаты страховых взносов.
Заполнение трудовой книжки
Запись вносится в раздел «Записи о приёме на работу» (страница 1‑2 книги). Пример оформления:
Приём на работу ИП "Мастер-Строй" ИП Черданцев О. Н. Директор 1) Дата начала работы – ; Должность – Директор; Оклад – 80 000 руб.; Ставка по ОПС – 22,5 %; Ставка по ОПФР – 5,1 %; Условие о испытательном сроке – 3 месяца;
После записи ставится подпись работодателя (ИП) и печать (если ИП использует печать). Если печать отсутствует, подпись считается достаточной (по решению Минтруда от 2021‑го года).
Как ИП оформляет запись об увольнении сотрудника
Подготовка приказа об увольнении
- Сформировать приказ об увольнении, указав:
- ФИО работника;
- Должность;
- Дата увольнения;
- Основание (по инициативе работодателя, по соглашению сторон, по собственному желанию и т.п.).
- Подписать приказ ИП (или уполномоченное лицо).
- Выдать работнику расчётный лист и справку о доходах (2‑НДФЛ).
Запись в трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Записи об увольнении». Пример:
Увольнение ИП "Мастер-Строй" ИП Черданцев О. Н. Директор 1) Дата увольнения – ; Основание – По соглашению сторон; Дата выдачи справки о доходах – .
После записи ставится подпись ИП и (по желанию) печать.
Полезные рекомендации и типичные ошибки
- Не использовать сокращения в наименовании ИП. В записи должно быть полное официальное название (ИП Иванов И.И.).
- Не забывать ставку страховых взносов. В записи указываются ставки по ОПС и ОПФР – они фиксируются в приказе и в трудовой книжке.
- Отсутствие печати не является ошибкой. С 2021 года ИП может вести запись без печати, достаточно подписи.
- Не вносить запись о себе. Запись «ИП – собственник» в собственную трудовую книжку считается ошибкой и может привести к проблемам при оформлении пенсии.
- Своевременно оформляйте приказ. Запись в книжке должна предшествовать фактическому началу (или окончанию) работы.
- Контролируйте правильность дат. Ошибки в датах могут привести к уменьшению трудового стажа и, как следствие, к снижению будущей пенсии.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли вести трудовую книжку, если у ИП нет сотрудников?
Нет. Если ИП не нанимает работников, вести трудовые книжки не требуется. Однако ИП обязан вести бухгалтерию и уплачивать страховые взносы за себя в рамках ПФР.
Можно ли оформить себя в качестве «директора» в своей трудовой книжке?
Нет. Должность «директор» в трудовой книжке предусмотрена только для работников юридических лиц. ИП не может оформить себя в трудовой книжке.
Как отразить в книжке смену формы собственности (например, переход из ИП в ООО)?
При переходе в юридическое лицо необходимо оформить увольнение из ИП (приказ об увольнении) и приём на работу в новую организацию (приказ о приёме). Каждое событие фиксируется в соответствующей трудовой книжке.
Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о работе в ИП?
Запись считается ошибочной. Необходимо оформить исправление: написать «Исправление» в отдельной строке, указать правильные данные и поставить подпись работодателя с указанием причины исправления.
Нужно ли ставить печать ИП при каждой записи?
Согласно письму Минтруда от , печать не обязательна, если ИП подписывает запись своей подписью. Печать может использоваться по желанию работодателя.
ИП не вносит запись о своей предпринимательской деятельности в собственную трудовую книжку. Однако в качестве работодателя ИП обязан вести трудовые книжки своих наёмных работников так же, как юридическое лицо: подготовить штатное расписание, заключить трудовой договор, издать приказ о приёме и увольнении, а затем оформить соответствующие записи в трудовых книжках.
Соблюдение нормативных требований (ТК РФ, Приказов Минтруда, Письма Минтруда) гарантирует корректный учёт трудового стажа, правильный расчёт пенсии и отсутствие претензий со стороны инспекции труда.
Если у вас остались вопросы или нужна помощь в оформлении документов – обращайтесь к квалифицированному юристу или специалисту по кадровому делопроизводству.