Важно! Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки по письменному заявлению сотрудника не позднее 3 рабочих дней с момента подачи заявления.

Когда требуется заверенная копия трудовой книжки

Заверенная копия трудовой книжки может понадобиться в следующих случаях:

• При оформлении кредита в банке;
• Для предоставления в Пенсионный фонд;
• При устройстве на новое место работы;
• Для получения различных льгот и пособий;
• При оформлении визы или загранпаспорта;
• Для участия в государственных программах;
• При получении субсидий и грантов.

Порядок действий начальника отдела кадров

Получение заявления от работника

Процедура начинается с письменного заявления сотрудника. Оно может быть составлено в произвольной форме, но должно содержать:

• ФИО работника;
• Должность;
• Цель получения копии (для чего она необходима);
• Дата составления;
• Подпись работника.

Проверка наличия записи в трудовой книжке

Перед изготовлением копии необходимо:

1. Проверить, что все записи в трудовой книжке соответствуют требованиям законодательства;
2. Убедиться, что последняя запись о приеме на работу или переводе оформлена правильно;
3. Проверить наличие всех необходимых печатей;
4. Убедится, что трудовая книжка не утеряна (ведь с 2020 года работники могут получать ее на руки).

Изготовление копии

При копировании необходимо:

• Сделать копии всех страниц, включая ьный лист;
• Убедиться, что текст на копиях читается четко;
• Проверить, что не обрезаны края страниц;
• Для электронных трудовых книжек ⎼ распечатать необходимые выписки.

Заверение копии

Заверение включает несколько обязательных элементов:

Важно! Заверять копию может только руководитель или лицо, уполномоченное приказом руководителя на ведение трудовых книжек и их хранение.

Сроки предоставления копии

Согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать заверенную копию:

• Не позднее 3 рабочих дней с момента подачи заявления;
• При наличии уважительных причин (например, отсутствие специалиста) ⎻ не позднее 7 дней;
• За нарушение сроков предусмотрены штрафы для должностных лиц (от 1000 до 5000 рублей).

Особенности заверения электронной трудовой книжки

С 2020 года в России действуют электронные трудовые книжки. Для их копирования:

1. Необходимо получить выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг;
2. Выписка заверяется так же, как и бумажная копия;
3. Можно предоставить как распечатанную копию, так и электронный документ с электронной подписью.

Частые ошибки при заверении копий

Начальники отделов кадров часто допускают следующие ошибки:

• Отсутствие заявления: Копию нельзя выдать без письменного запроса работника;
• Неполное заверение: Отсутствие фразы «Копия верна» или подписи;
• Нечитаемые копии: Плохое качество печати или сканирования;
• Отсутствие печати: Даже если у организации нет печати, это должно быть указано;
• Неправильная дата: Дата заверения должна совпадать с датой выдачи;
• Заверение не уполномоченным лицом: Только руководитель или специально назначенное лицо может заверить копию.

Ответственность за неправильное заверение

За нарушение порядка выдачи заверенных копий документов предусмотрены следующие виды ответственности:

• Административная: Штрафы для должностных лиц от 1000 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Дисциплинарная: Замечание, выговор или увольнение;
• Материальная: Возмещение ущерба, причиненного неправильным заверением;
• Уголовная: В случае умышленного искажения сведений (редкие случаи).

Дополнительные рекомендации

Для оптимизации процесса рекомендуется:

1. Создать внутреннюю инструкцию: Разработать локальный акт с подробным описанием процедуры;
2. Обучить сотрудников: Провести обучение по правильному заверению документов;
3. Использовать электронные системы: Автоматизировать процесс учета заявлений;
4. Вести журнал учета: Фиксировать все выданные копии с указанием даты и получателя;
5. Хранить образцы: Иметь под рукой образцы правильно оформленных документов.

Образец приказа о праве подписи

Если вы уполномочиваете сотрудника отдела кадров заверять копии, необходимо издать соответствующий приказ:

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли заверить копию трудовой книжки без заявления работника?

Ответ: Нет, согласно статье 62 ТК РФ, обязательно наличие письменного заявления от работника.

Вопрос 2: Кто может заверить копию трудовой книжки?

Ответ: Только руководитель организации или лицо, уполномоченное приказом руководителя на ведение трудовых книжек.

Вопрос 3: Нужно ли заверять каждую страницу копии?

Ответ: Да, каждая копированная страница должна содержать надпись «Копия верна» с подписью и печатью.

Вопрос 4: Сколько действует заверенная копия трудовой книжки?

Ответ: Копия действительна до внесения изменений в трудовую книжку. Обычно это 1-3 месяца.

Вопрос 5: Можно ли выдать копию без печати?

Ответ: Да, если у организации нет печати, это должно быть указано в заверяющей надписи. Главное ⎼ наличие подписи уполномоченного лица.

Заверение копии трудовой книжки ⎼ это ответственная процедура, требующая соблюдения всех норм трудового законодательства. Начальник отдела кадров должен:

• Убедиться в наличии письменного заявления;
• Проверить правильность оформления подлинника;
• Сделать качественные копии всех страниц;
• Правильно заверить каждую страницу;
• Выдать копию в установленные сроки.

Соблюдение этих правил позволит избежать административной и дисциплинарной ответственности, а также сохранить репутацию надежного работодателя.

Дата публикации: 22 мая 2026 года