В 2026 г․ в России вступили в силу обновлённые правила ведения и хранения трудовых книжек․
Ниже приведён подробный разбор всех ключевых изменений, практических рекомендаций и образцов записей, которые помогут работодателям и работникам правильно вести свой документ․
Правовой статус трудовой книжки в 2026 г․
- Трудовая книжка остаётся обязательным документом при приёме на работу, но в 2026 г․ введены новые требования к её оформлению․
- Согласно приказу Минтруда от 19 мая 2021 № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек», в 2026 г․ закреплены новые правила записи, исправления и перехода на электронный формат․
- Работодатель обязан выдавать бумажную трудовую книжку сотруднику под подпись в журнале учёта или по акту приёма‑передачи․ После выдачи работодатель не отвечает за хранение документа․
Основные изменения в 2026 г․
Цвет чернил
Запись в трудовую книжку теперь должна вноситься чернилами серного, синего или фиолетового цветов․ Любой другой цвет считается недопустимым и может привести к аннулированию записи․
Запрещены исправления через зачеркивание
В 2026 г․ зачеркивание ошибок в трудовой книжке запрещено․ При обнаружении ошибки необходимо:
- Составить акту исправления, указать номер ошибочной строки;
- Аннулировать ошибочную запись (сделать отметку «аннулировано»)․
- Внести правильную запись в следующей строке․
Работа на работодателя‑физлицо
Если сотрудник трудится на работодателя‑физлицо, запись о таком стаже в трудовой книжке не может быть внесена․ Такая работа фиксируется в личной карточке сотрудника, но не в книжке․
Минимальный срок работы
В трудовую книжку необходимо внести запись о приёме на работу только при работе свыше 5 дней․ При менее чем 5‑дневном стаже работодатель может оформить приём без записи․
Электронный формат
В 2026 г․ введён переход на электронный формат трудовой книжки․ При этом бумажная копия остаётся обязательной до момента её официального перехода в электронный реестр․ Переход осуществляется по приказу Минтруда и требует согласования с работодателем․
Как правильно внести запись в трудовую книжку (2026 г․)
Приём на работу
Пример записи:
– Приём на работу в ООО «Рога и Копыта» в должности «Системный администратор» (постоянная работа)․
Увольнение
Пример записи:
– Увольнение по соглашению сторон в ООО «Рога и Копыта» (постоянная работа)․
Перевод на другую работу в рамках одного работодателя
Пример записи:
– Перевод на должность «Технический специалист» в ООО «Рога и Копыта» (постоянная работа)․
Смена фамилии
Пример записи:
– Смена фамилии с Иванова на Петрова (постоянная работа)․
Переход на электронный формат (ЭТК)
Пример записи:
– Переход на электронный формат трудовой книжки (ЭТК) в соответствии с приказом Минтруда от ․
Как исправить ошибку в трудовой книжке (2026 г․)
- Составьте акту исправления с указанием номера ошибочной строки․
- Аннулируйте ошибочную запись, отметив «аннулировано»․
- Внесите правильную запись в следующей строке․
- Подпишите акт исправления и сохраните копию для личной карточки сотрудника․
Ведение личной карточки сотрудника
Согласно постановлению Правительства РФ от 1 марта 2008 № 132, работодатель обязан предоставить сотруднику копию каждой записи, внесённой в трудовую книжку, в личной карточке под подпись․ Это обеспечивает прозрачность и контроль за правильностью данных․
Образцы записей и форм
| Тип записи | Пример |
|---|---|
| Приём на работу | – Приём на работу в ООО «Рога и Копыта» в должности «Системный администратор» (постоянная работа)․ |
| Увольнение | – Увольнение по соглашению сторон в ООО «Рога и Копыта» (постоянная работа)․ |
| Перевод на другую работу | – Перевод на должность «Технический специалист» в ООО «Рога и Копыта» (постоянная работа)․ |
| Смена фамилии | – Смена фамилии с Иванова на Петрова (постоянная работа)․ |
| Переход на ЭТК | – Переход на электронный формат трудовой книжки (ЭТК) в соответствии с приказом Минтруда от ․ |
Практические рекомендации
- Всегда проверяйте цвет чернил перед записью․
- Не используйте зачеркивание для исправлений – это недопустимо․
- Если работник трудится на физическое лицо, не вносите запись в трудовую книжку․
- Сохраняйте копии актов исправления и личной карточки сотрудника․
- Следите за сроком работы – запись о приёме нужна только при работе свыше 5 дней․
- При переходе на электронный формат обязательно оформляйте соответствующий приказ и сохраняйте его копию․
Новые правила записей в трудовую книжку, вступившие в силу в 2026 г․, направлены на повышение прозрачности, точности и надёжности кадровой документации․ Соблюдение требований к цвету чернил, отказ от зачеркивания, корректное оформление исправлений и перехода на электронный формат обеспечит законность и надёжность ваших кадровых процессов․
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, рекомендуем обратиться к официальным источникам: приказам Минтруда, постановлениям Правительства РФ и консультантам по трудовому праву․