Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить запись об увольнении в трудовой книжке, какие нормативные документы регулируют процесс и какие образцы записей следует использовать в 2026 году.
Общие положения о ведении трудовой книжки
Трудовая книжка (ТК) – документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. Ведение ТК регулируется:
- Постановлением Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»;
- Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ);
- Приказом Минтруда РФ № 320н от «О порядке ведения записей в трудовых книжках».
Согласно пункту 3.1 Инструкции (утверждённой в Кировской области), при приёме на новое место работы в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись «принят (назначен) в порядке перевода».
Правовые основания расторжения трудового договора
В 2026 году наиболее часто встречаются следующие основания:
- Соглашение сторон (пункт 1 части первой статьи 77 ТК РФ);
- Инициатива работодателя (статья 81 ТК РФ, статья 84.1 ТК РФ и др.);
- Инициатива работника (статья 80 ТК РФ);
- Истечение срока трудового договора (статья 78 ТК РФ);
- Реорганизация, смена собственника, изменение подведомственности (особый порядок, указанный в п. 3.1 Инструкции).
Для каждой причины в ТК должна быть указана ссылка на конкретный пункт/часть статьи.
Порядок заполнения трудовой книжки при расторжении договора
Шаг 1. Подготовка приказа о прекращении трудового договора
- Укажите дату издания приказа (не позднее дня, следующего за датой приказа, должна быть подана отчётность ЕФС‑1).
- Укажите причину расторжения и укажите нормативный акт (например, «по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 ТК РФ»).
- Приложите к приказу согласие работника (если требуется).
Шаг 2. Оформление записи в графе 2 «Дата прекращения трудовых отношений»
В графе 2 указывается точная дата прекращения трудовых отношений, указанная в соглашении (п. 1 ч. 1 ст. 77, ст. 78 ТК РФ).
Шаг 3. Оформление записи в графе 3 «Сведения о работе»
Запись должна включать:
- Основание увольнения (ссылка на статью ТК);
- Формулировку «Уволен» (или «Принят в порядке перевода» при переводе);
- Номер и дату приказа (при необходимости).
Шаг 4. Подпись и печать
Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации.
Образцы записей в трудовой книжке
4.1 Увольнение по соглашению сторон (ст. 77, ч. 1)
Графа 2: Графа 3: Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации (приказ Минтруда РФ № 320н от ).
4.2 Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81)
Графа 2: Графа 3: Уволен по инициативе работодателя, статья 81, часть 1 Трудового кодекса Российской Федерации (приказ № 320н от ).
4.3 Увольнение по инициативе работника (ст. 80)
Графа 2: Графа 3: Уволен по инициативе работника, статья 80 Трудового кодекса Российской Федерации (приказ № 320н от ).
4.4 Увольнение в связи с истечением срока договора (ст. 78)
Графа 2: Графа 3: Уволен в связи с истечением срока трудового договора, статья 78 Трудового кодекса Российской Федерации (приказ № 320н от ).
4.5 Приём на работу в порядке перевода (п. 3.1 Инструкции)
Графа 2: Графа 3: Принят (назначен) в порядке перевода (пункт 3.1 Инструкции Государственной инспекции труда Кировской области).
Как оформить приказ и отчёт ЕФС‑1
- Составление приказа – в документе указываются:
- Наименование организации;
- Дата и номер приказа;
- ФИО сотрудника;
- Основание расторжения (с указанием статьи ТК);
- Дата прекращения трудовых отношений.
- Сдача отчёта ЕФС‑1 – обязателен в течение одного рабочего дня после издания приказа.
- В поле «Причина прекращения трудового договора» указывается специальный код (например, 01 – «по соглашению сторон», 02 – «по инициативе работодателя» и т.д.).
- Указываются статья ТК и номер приказа.
- Хранение документов – оригиналы приказа и согласия работника (если есть) хранятся в отделе кадров не менее трёх лет.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1. Можно ли использовать сокращённые формулировки?
Нет. Запись должна содержать полную ссылку на нормативный акт (статью, часть, пункт) и, при необходимости, номер приказа. Сокращения могут привести к ошибкам при проверке инспекций.
Вопрос 2. Что делать, если работник отказывается подписать приказ?
При увольнении по инициативе работодателя приказ подписывается только руководителем. Подпись работника в этом случае не требуется, но в личном деле должно быть отражено его согласие (или отказ) в виде отдельного заявления.
Вопрос 3. Как оформить запись, если работник переводится в другую организацию‑участницу группы?
В графе 3 делается запись «Принят (назначен) в порядке перевода», а в графе 2 указывается дата перевода. При необходимости в отдельной строке фиксируется ссылка на пункт 3.1 Инструкции Государственной инспекции труда Кировской области.
Скачать готовые шаблоны
Ниже представлены ссылки на бесплатные шаблоны в формате DOCX и PDF, подготовленные в соответствии с последними изменениями (редакция 1 от ).
- Приказ о расторжении трудового договора (DOCX)
- Образец записи в трудовой книжке (PDF)
- Форма ЕФС‑1 (DOCX)
Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке – важный элемент кадровой документации. Ошибки в формулировках или отсутствие ссылки на нормативный акт могут стать причиной отказа в выдаче справки, штрафов для работодателя и проблем при проверках.
Следуйте рекомендациям, приведённым в этой статье, используйте проверенные образцы и своевременно сдавайте отчётность в СФР. При возникновении вопросов рекомендуется консультироваться с юристом или специалистом по трудовому праву.
Помните: каждый пункт записи в трудовой книжке – это юридический документ, который фиксирует права и обязанности обеих сторон.