Дата публикации: 06:47:45
Дубликат трудовой книжки оформляется по тем же правилам‚ что и основной документ․ Это предусмотрено пунктами 28‚ 31 Порядка‚ утвержденного приказом Минтруда от №320н․ При этом в ьном листе дубликата указываются:
- серия и номер израсходованного бланка;
- ФИО владельца;
- дата заполнения;
- отметка о выдаче дубликата․
В остальном оформление ьного листа полностью идентично оформлению основной трудовой книжки․
Что вносится в графу 3 «Сведения о работе»
В графе 3 дубликата вносится информация о предыдущей работе сотрудника․ Главное требование – указать общий трудовой стаж‚ подтвержденный документами․
- Если у работника уже был опыт работы до поступления в новую организацию‚ в графу 3 вносится запись об общем стаже работы в качестве работника (или рабочего/служащего) до поступления․
- Запись должна быть подтверждена соответствующими документами (трудовые договоры‚ приказы‚ выписки из личных дел и т․п․)․
- Если документы не содержат полной информации‚ в дубликат вносятся только те сведения‚ которые подтверждены документально․
При поступлении новых сведений после оформления дубликата их можно добавить в основной раздел или приложить как дополнение․
Пошаговая инструкция по заполнению дубликата
Подготовка необходимых документов
- Копии трудовой книжки (если имеется);
- Трудовые договоры и приказы о приеме/увольнении;
- Справки о стаже‚ выданные предыдущими работодателями;
- Бланк дубликата‚ оформленный в установленном порядке․
Заполнение ьного листа
В ьном листе указываются:
- Серия и номер израсходованного бланка;
- ФИО сотрудника;
- Дата выдачи дубликата;
- Отметка о вводе записи в раздел «Сведения о работе»․
Внесение сведений в графу 3
В графе 3 вводятся данные в следующем порядке:
- Наименование организации‑работодателя – не указывается как ‚ а вводится общий стаж работы;
- Период работы – указывается в виде «X лет‚ Y месяцев‚ Z дней»;
- Документы‚ подтверждающие стаж – в скобках указывается номер и дата подтверждающих документов․
Пример записи:
Графа 3: Сведения о работе Работал в ООО «Альфа» (с по ) – 5 лет‚ 10 месяцев‚ 15 дней․ Подтверждено: трудовой договор от ‚ справка о стаже от ․
Оформление вкладыша и подписи
После ввода сведений в графу 3 оформляется вкладыш‚ в который вносится информация о выдаче дубликата․ В конце документа ставятся подписи:
- руководителя организации;
- человека‚ ответственного за выдачу;
- сотрудника‚ которому выдан дубликат․
Частые вопросы и нюансы
Как оформить запись‚ если у сотрудника несколько мест работы?
В графе 3 указывается суммарный стаж по всем предыдущим местам работы․ При этом в тексте записи перечисляются все организации‚ где сотрудник работал‚ и соответствующие периоды․
Что делать‚ если в оригинальном документе нет полной информации?
Если сведения о работе не подтверждены документально‚ в дубликат вносятся только те данные‚ которые подтверждены․ При поступлении новых подтверждающих документов запись может быть дополнена․
Как оформить исправление ошибок в уже существующей записи?
Исправления вносятся только по решению работодателя и оформляются отдельным приказом․ Внесение изменений в фамилию‚ дату рождения‚ образование и т․п․ производится в соответствии с пунктом III «Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку»․
Пример готового образца заполнения дубликата
Ниже приведен пример полностью заполненного дубликата (формат может отличаться в зависимости от шаблона‚ но смысл одинаков):
ьный лист: Серия: 12‚ Номер: 3456‚ Дата заполнения: Графа 3 «Сведения о работе»: Работал в ООО «Бета» (с по ) – 5 лет‚ 0 месяцев‚ 29 дней․ Подтверждено: трудовой договор от ‚ справка о стаже от ․ Работал в ЗАО «Гамма» (с по ) – 3 года‚ 3 месяца‚ 15 дней․ Подтверждено: приказ о приеме от ‚ справка о стаже от ․
Вкладыш подписан руководителем и сотрудником‚ в конце поставлена отметка «Документ выдан»․
Краткие рекомендации для бухгалтера и HR‑специалиста
- Всегда проверяйте наличие подтверждающих документов перед внесением записи․
- Записывайте дату и номер документа‚ подтверждающего стаж‚ рядом с записью․
- При оформлении дубликата соблюдайте одинаковый стиль заполнения‚ что и в основной книжке․
- При возникновении вопросов обращайтесь к Приказу Минтруда №320н от ;
Автор статьи: консультант по кадровому делу‚ 2026 год․