Вопрос о том, обязан ли соискатель предоставить работодателю трудовую книжку, часто возникает как у новых сотрудников, так и у кадровых специалистов. В статье рассмотрим нормативную базу, различия между бумажной и электронной формой, исключения из правила и практические рекомендации.
Нормативно‑правовая база
Основные положения регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ):
- Статья 66.1, часть 3 – работник обязан предоставить сведения о своей трудовой деятельности, а также трудовую книжку (или её электронную копию) работодателю при заключении трудового договора.
- Статья 67 – основной работодатель ведёт трудовую книжку, а при увольнении обязан выдать её работнику.
- Постановление Минтруда от № 385н – вводит обязательный переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) для всех новых работников, принятых после 1 января 2021 г.
Что именно должен предоставить работник?
При приёме на работу работник обязан в день заключения трудового договора предоставить:
- Трудовую книжку в бумажной форме или электронную трудовую книжку (ЭТК).
- Сведения о предыдущих местах работы (даты, должности, основания увольнения), если они не отражены в ЭТК.
- Документы, подтверждающие квалификацию (дипломы, сертификаты) – по требованию работодателя.
Если работник впервые устраивается после 1 января 2021 г;, у него может не быть бумажной книжки – в этом случае предоставляется только ЭТК.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ. Ключевые особенности:
- Ведётся в электронном виде в системе Госуслуги и доступна работодателю через специальный сервис.
- Работодатель обязан принять ЭТК, если работник подал заявление о её использовании.
- При необходимости работник может запросить у работодателя электронную копию трудовой книжки – работодатель обязан предоставить её в течение трёх рабочих дней.
- Если работник, получивший ЭТК, желает получить бумажный документ, работодатель выдает её «на руки» и освобождается от ответственности за дальнейшее ведение.
Исключения из правила
Существует несколько ситуаций, когда предоставление трудовой книжки не является обязательным:
- Совместительство. При приёме на работу в порядке совместительства основной работодатель сохраняет ведение книжки, а работник может не предоставлять её новому работодателю.
- Дистанционная работа; Запись о приёме на дистанционную работу вносится в книжку только при желании работника и наличии у него книжки.
- Отсутствие книжки. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или не выдана (например, в случае, когда работник был принят до 2004 г. в Украине), работник может предоставить справку о трудовом стаже, а работодатель обязан оформить замену.
Порядок действий при утере или повреждении книжки
- Обратиться в отдел кадров текущего работодателя с заявлением о потере.
- Получить справку о трудовой деятельности (форма № Т-2) – документ, подтверждающий стаж.
- При необходимости оформить новую трудовую книжку в отделе по делам персонала (для новых работников) или в МФЦ (для граждан, которые ранее имели бумажную книжку).
- Если работник уже имеет ЭТК, использовать её в качестве замены.
Практические рекомендации для соискателей
- Проверьте наличие ЭТК. Зайдите в личный кабинет на портале Госуслуги и убедитесь, что ваша электронная трудовая книжка активна.
- Подготовьте копии. На случай, если работодатель запросит бумажный документ, имейте при себе скан или фотокопию страниц с записями о предыдущих местах работы.
- Сохраняйте справки. Если у вас нет книжки, храните справки о трудовом стаже – они могут заменить книжку при приёме.
- Уточняйте у работодателя. Перед подписанием договора уточните, какие именно документы требуются (бумажная книжка, ЭТК или оба варианта).
Согласно Трудовому кодексу РФ, работник обязан предоставить работодателю сведения о своей трудовой деятельности, а также трудовую книжку (бумажную или электронную) при заключении трудового договора. С 2021 года большинство новых работников используют электронную форму, которая имеет полную юридическую силу. Исключения из правила существуют, но они ограничены (совместительство, отсутствие книжки, дистанционная работа по желанию). При утере или повреждении книжки работник может воспользоваться справкой о трудовой деятельности или оформить новую книжку.
Таким образом, предоставление трудовой книжки – обязательное требование в большинстве случаев, и знание своих прав и обязанностей поможет избежать недоразумений при трудоустройстве;