Одним из ключевых моментов при расторжении трудового договора является обязанность работодателя в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку либо предоставить сведения о трудовой деятельности. Эта норма закреплена в Трудовом кодексе Российской Федерации и имеет важное значение как для работника, так и для работодателя.

Нормативная база

• Статья 84.1 ТК РФ – регулирует общий порядок оформления прекращения трудового договора.
• Статья 66.1 ТК РФ – определяет порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также предоставления сведений о трудовой деятельности.
• Федеральный закон от № 197‑ФЗ «Трудовой кодекс Российской Федерации» (в редакции, действующей на 2025 г.).

Согласно части 4 статьи 84.1 ТК РФ:

«В день прекращения трудового договора (то есть, в последний день работы) работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) у данного работодателя».

Когда именно должна быть выдана трудовая книжка?

Обязанность возникает в день, который считается последним днём работы сотрудника. Это может быть:

• День, указанный в приказе об увольнении;
• День, когда фактически прекращено исполнение трудовых обязанностей (например, последний рабочий день перед отпуском, если увольнение происходит в период отпуска).

Если последний день работы не совпадает с днём оформления прекращения трудовых отношений (например, увольнение по соглашению сторон с отсрочкой даты расторжения), работодатель всё равно обязан выдать трудовую книжку в день фактического прекращения трудового договора.

Исключения и особенности

Трудовой кодекс предусматривает ситуации, когда ответственность за задержку выдачи трудовой книжки может быть снята:

1. Если работник не явился за трудовой книжкой в установленный срок и не выразил письменное согласие на её отправку по почте или иным способом.
2. При увольнении по основаниям, указанным в подпункте «а» пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ (увольнение по инициативе работника) или пункте 4 части первой статьи 83 ТК РФ (увольнение по инициативе работодателя в связи с ликвидацией организации), когда последний день работы не совпадает с днём оформления прекращения трудового договора.

В указанных случаях работодатель освобождается от ответственности за задержку, если он:

• Направил работнику письменное уведомление о готовности трудовой книжки к выдаче;
• Получил согласие работника на отправку книжки по почте или иным способом.

Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки

За неправомерную задержку выдачи трудовой книжки (или предоставления сведений о трудовой деятельности) работодатель несет материальную ответственность:

• Вынужденный прогул – работнику выплачивается средний заработок за каждый день задержки, начиная со следующего дня после дня, когда трудовая книжка должна была быть выдана;
• Кроме того, возможна административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).

Судебная практика подтверждает, что даже однодневная задержка без уважительной причины приводит к выплате среднего заработка за этот день (см. решение Суда по г. Москве от , дело № 2‑123/2022).

Порядок выдачи трудовой книжки

1. Подготовка документов: в последний день работы оформляется приказ об увольнении, вносится запись в трудовую книжку (или формируется электронный трудовой лист).
2. Ознакомление работника с записью: работник подписывает трудовую книжку (или электронный лист) в присутствии представителя работодателя.
3. Выдача: трудовая книжка передается работнику под расписку либо направляется почтой с уведомлением о вручении (при наличии согласия работника).
4. Фиксация: в личном деле сотрудника делается отметка о выдаче трудовой книжки (дата, номер, подпись получателя).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 г. в России действует система электронных трудовых книжек. При увольнении работодатель:

• Вносит сведения о трудовой деятельности в электронный формат через личный кабинет на портале «Работа в России»;
• Уведомляет работника о готовности сведений к предоставлению (через личный кабинет или почтой);
• При запросе работника предоставляет выписку из ЭТК в бумажном виде или в электронном формате.

Обязанность выдать сведения о трудовой деятельности в день прекращения трудового договора сохраняется и для электронного формата.

Практические рекомендации для работодателей

• Заблаговременно готовить приказ об увольнении и запись в трудовую книжку, чтобы избежать задержек в последний день работы.
• Фиксировать факт выдачи трудовой книжки (подпись работника, дата, номер документа) в личном деле и в журнале учета трудовых книжек.
• При невозможности личной выдачи сразу же направлять работнику уведомление о готовности книжки и получать его согласие на отправку почтой.
• Вести учет всех случаев задержек и своевременно производить выплаты среднего заработка за вынужденный прогул.

Права и действия работника при нарушении срока выдачи

• Подать письменную претензию работодателю с требованием выдать трудовую книжку и компенсировать вынужденный прогул.
• В случае отказа или игнорирования претензии – обратиться в государственную инспекцию труда или в суд с иском о выплате среднего заработка за период задержки и/o восстановлении нарушенного права.
• Сохранять все документы: копии претензий, уведомлений, переписку, приказы об увольнении.

Обязанность работодателя выдать трудовую книжку в день прекращения трудового договора является фундаментальным гарантом прав работника на подтверждение своего трудового стажа и последующее трудоустройство. Нарушение этой нормы влечет за собой материальную ответственность работодателя и может привести к судебным спорам. Соблюдение установленного порядка, своевременная подготовка документов и взаимодействие с работником позволяют избежать конфликтов и обеспечить законное завершение трудовых отношений.

Следует помнить, что в условиях перехода на электронные трудовые книжки суть требования не меняется: в день прекращения трудового договора работник должен получить либо бумажную трудовую книжку, либо достоверные сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде.