С 1 января 2021 года в России произошли кардинальные изменения в порядке ведения трудовых книжек. Теперь работник имеет право выбора: получать сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК) или в бумажном виде (бумажная трудовая книжка, БТК). Если сотрудник выбирает бумажный носитель, работодатель обязан оформить и выдать ему такую книжку, а также вести отчетность по этому факту. Данная статья подробно разбирает, как правильно подготовить и оформить заявление на выдачу бумажной трудовой книжки, какие документы нужны и как составить отчет.

Правовая основа: что говорит закон?

Основные нормы регулируются:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 66.1, 65).
• Федеральным законом от № 439-ФЗ (ст. 2, ч. 2).

Ключевой принцип: С 2021 года новым сотрудникам, ранее нигде не работавшим, бумажная трудовая книжка не заводится. Работодатель сразу создает им электронную трудовую книжку в СЗВ-ТД. Бумажная книжка выдается только по письменному заявлению работника, который уже имеет такую книжку или сознательно выбирает бумажный формат.

Кто и когда подает заявление?

Заявление подает работник в письменной форме. Сделать это он может:

1. При приеме на работу, если у него уже есть бумажная трудовая книжка и он не хочет переходить на электронную.
2. В любой момент в период трудовых отношений, если ранее работал с ЭТК, но решил перейти на бумажный формат.
3. При увольнении, чтобы получить на руки оформленную бумажную книжку с записями за период работы в данной организации.

Важно: Заявление должно быть подано до окончания календарного года, если речь идет о выборе формата на следующий год (для отчетности по СЗВ-ТД).

Порядок действий для работодателя (шаг за шагом)

Шаг 1; Получение и регистрация заявления

Работник пишет заявление по установленной форме (образец см. ниже). Кадровая служба регистрирует его в журнале входящих документов.

Шаг 2. Проверка наличия бумажной трудовой книжки у сотрудника

Если у сотрудника уже есть БТК (например, из предыдущего места работы), работодатель:

• Принимает ее для внесения записей;
• Вносит все необходимые записи (прием, перевод, увольнение и т.д.).
• Ставит в ней отметку: «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».

Шаг 3. Формирование отчетности (СЗВ-ТД)

В программе для кадрового учета (например, 1С:ЗУП 8.3) необходимо:

1. Сформировать файл форм СЗВ-ТД за отчетный месяц для всех сотрудников, у которых были кадровые мероприятия, а также для тех, кто подал заявление о ведении БТК.
2. В разделе «Кадры» или «Отчетность, справки» найти журнал «Электронные трудовые книжки».
3. С помощью документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» оформить факт выбора бумажного носителя.

Этот файл СЗВ-ТД подается в Пенсионный фонд России (ПФР) в установленные сроки.

Шаг 4. Выдача бумажной трудовой книжки работнику

После внесения всех записей и формирования отчета:

• Бумажную трудовую книжку выдают на руки работнику под расписку.
• С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ее дальнейшее ведение и хранение (п. 5 ст. 2 439-ФЗ).

Шаг 5. Если сотрудник переходит с БТК на ЭТК

Если сотрудник, имеющий бумажную книжку, подает заявление о переходе на электронную:

• В бумажную книжку вносится закрывающая запись о переходе на ЭТК.
• Бумажная книжка выдается работнику.
• Дальнейшее ведение сведений осуществляется только в электронном виде.

Образец заявления работника о выдаче бумажной трудовой книжки

Заявление пишется в свободной форме на имя руководителя организации.

Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.

от специалиста по кадрам
Петрова Петра Петровича

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу оформить и выдать мне бумажную трудовую книжку для ведения сведений о моей трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ и ч. 2 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ.

На основании имеющейся у меня бумажной трудовой книжки (серия XX № XXXXXXX) прошу внести в нее записи о моей работе в ООО «Пример» с «__» _______ 20__ г; по «__» _______ 20__ г.

С правилами ведения бумажной трудовой книжки ознакомлен(а).

«___» __________ 20__ г.

_________________ / Петров П.П. /

(подпись)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли заводить бумажную книжку сотруднику, который работает впервые?

Ответ: Нет. С новым сотрудникам, ранее не имевшим трудового стажа, бумажная трудовая книжка не заводится. Работодатель обязан завести им электронную трудовую книжку и подать сведения в ПФР через СЗВ-ТД.

Вопрос: Что делать, если у сотрудника нет бумажной книжки, но он хочет ее получить?

Ответ: Если у сотрудника нет бумажной книжки (например, она утеряна или он никогда ее не имел), он должен сначала обратиться в МФЦ или ПФР за ее восстановлением. Только после этого работодатель может ее оформить и выдать. Пока книжки нет, ведение сведений осуществляется только в электронном виде.

Вопрос: Как отразить в отчетности факт выдачи бумажной книжки?

Ответ: Факт выдачи и ведения бумажной книжки отражается в ежемесячном отчете СЗВ-ТД. В программе учета (1С и аналоги) при формировании отчета система автоматически учитывает сотрудников, выбравших бумажный носитель, на основе поданных ими заявлений.

Вопрос: Кто несет ответственность за утерю бумажной книжки после ее выдачи сотруднику?

Ответ: После того как работодатель оформил и выдал бумажную трудовую книжку работнику под расписку, вся ответственность за ее хранение и последующее ведение переходит к самому работнику (п. 5 ст. 2 439-ФЗ). Работодатель отвечает только за корректность внесенных в нее записей на момент выдачи.

Процедура выдачи бумажной трудовой книжки сегодня — это не формальность, а строго регламентированный процесс, зависящий от выбора работника. Для работодателя ключевыми моментами являются:

• Требование письменного заявления от сотрудника.
• Корректное внесение всех записей и обязательной отметки о заявлении.
• Своевременное формирование и сдача отчета СЗВ-ТД в ПФР с учетом всех сотрудников, ведущих БТК.
• Выдача книжки под расписку и освобождение от дальнейшей ответственности.

Соблюдение этих шагов гарантирует защиту интересов как работника, так и работодателя в рамках действующего законодательства.

Статья подготовлена на основе анализа текстовых данных от . Рекомендуется уточнять актуальность нормативных положений в официальных источниках.