Вопрос о необходимости трудовой книжки при приёме на работу остаётся актуальным как для работодателей, так и для соискателей. Ниже рассмотрены положения трудового законодательства РФ, практические нюансы и возможные последствия для обеих сторон.

Нормативная база

Основные положения содержатся в Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ):

• Статья 66 ТК РФ – регулирует ведение трудовых книжек, выдачу дубликатов и внесение записей о работе;
• Статья 65 ТК РФ – устанавливает обязанность работодателя оформить трудовую книжку сотруднику, впервые поступающему на работу, в течение пяти рабочих дней с даты приёма.
• Статья 67 ТК РФ – определяет порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК) и их equivalence бумажным документам.
• Статья 302 ТК РФ – касается работы по совместительству; запись о совместительстве вносится по желанию работника.

Когда можно принимать работника без трудовой книжки?

Согласно действующему законодательству, отсутствие трудовой книжки у соискателя не является основанием для отказа в приёме на работу. Однако существуют конкретные ситуации, когда это допустимо:

Первое трудоустройство

Если человек впервые устраивается на работу, у него просто нет трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан:

• оформить новую трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение пяти рабочих дней с даты приёма;
• сделать первую запись о приёме на работу, заверенную подписью работника и печатью организации (если печать есть).

Утрата, повреждение или иная причина отсутствия книжки

Если у работника есть трудовая стаж, но книжка утеряна, повреждена или иным образом недоступна, допустимо принять его на работу, при условии:

• получения от работника письменного заявления о причине отсутствия книжки;
• оформления дубликата трудовой книжки (или выдачи новой книжки) в течение пяти дней;
• внесения в новую книжку записей о предыдущих местах работы на основе предоставленных документов (трудовые договоры, справки, выписки из ПФР и т.п.). Если такие документы отсутствуют, предыдущий стаж учесть нельзя.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года трудовые книжки могут вестись в электронном виде. Если сотрудник подтверждает, что у него оформлена ЭТК, работодатель обязан:

• принять сведения из ЭТК (через личный кабинет на портале «Работа в России» или через СФР);
• внести запись о приёме в ЭТК;
• при отсутствии доступа к ЭТК – оформить бумажную дубликатную книжку.

Совместительство

При приёме на работу по совместительству запись о основном месте работы в трудовой книжке делается только по желанию работника (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). Отсутствие книжки не препятствует оформлению совместительства.

Обязанности работодателя при отсутствии трудовой книжки у сотрудника

Независимо от причины отсутствия книжки, работодатель должен:

1. Получить от работника письменное объяснение (заявление) о причине отсутствия документа.
2. Оформить новую трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение пяти рабочих дней с даты приёма.
3. Внести в книжку запись о приёме на работу, указав дату, должность, подразделение и реквизиты трудового договора.
4. При наличии у работника подтверждающих документов о предыдущем стаже – внести соответствующие записи; иначе стаж предыдущих периодов не учитывается.
5. Обеспечить конфиденциальность персональных данных и соблюдать требования Федерального закона «О персональных данных».

Риски для работодателя при нарушении порядка оформления

Несоблюдение требований ТК РФ может повлечь:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц, от 50 000 до 100 000 руб для индивидуальных предпринимателей, от 100 000 до 200 000 руб для организаций).
• Возможность признания трудового договора недействительным в суде, если отсутствие книжки привело к нарушению прав работника (например, невозможность подтвердить стаж для назначения пенсии).
• Сложности при проведении проверок государственными инспекциями труда и фондом социального страхования.

Практические рекомендации для работодателей

1. Запрашивайте документы при приёме: паспорт, СНИЛС, ИНН, а также справку о предыдущих местах работы (если есть).
2. Фиксируйте причину отсутствия трудовой книжки в письменном заявлении работника – это защитит вас при возможных проверках.
3. Оформляйте трудовую книжку вовремя (не позже пяти дней). Используйте электронные сервисы (СФР, портал «Работа в России») для ускорения процедуры.
4. Ведите учёт электронных трудовых книжек в случае, если сотрудник предпочитает ЭТК.
5. Обучайте кадровую службу актуальным изменениям в ТК РФ и порядку работы с ЭТК.
6. При сомнениях консультируйтесь с юристом или используйте справочные системы (КонсультантПлюс, Гарант).

Приём работника на работу без трудовой книжки возможен и не является нарушением закона, если:

• работник устраивается впервые;
• отсутствие книжки связано с её утратой, повреждением или иной уважительной причиной;
• работник использует электронную трудовую книжку;
• оформление происходит по совместительству и запись делается по желанию работника.

В всех перечисленных случаях работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение пяти рабочих дней и внести соответствующие записи. Невыполнение этого требования влечёт административную ответственность и может повлечь споры с работниками и контролирующими органами.

Соблюдение установленного порядка защищает права обеих сторон и обеспечивает законность трудовых отношений.