Смерть сотрудника – тяжёлое событие, которое влечёт за собой не только эмоциональные, но и юридические последствия. Одним из вопросов, который встает у работодателя, является оформление и выдача трудовой книжки умершего. В настоящей статье мы подробно разберём, какие нормы регулируют этот процесс, какие документы нужны, кому и как выдаётся трудовая книжка, а также что делать в случае использования электронной трудовой книжки (ЭТК).

Нормативно‑правовая база

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» – основной документ, определяющий порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек.
• Пункт 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждённые тем же постановлением) – регламентирует действия работодателя в случае смерти работника.
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 78, 80, 81, 84, 85, где говорится о прекращении трудового договора и оформлении записей в трудовой книжке.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ от г. «Об электронных трудовых книжках» – порядок перехода на ЭТК и её юридический статус.

Как правильно оформить запись о прекращении трудового договора

Смерть работника считается прекращением трудового договора по инициативе работодателя. Дата прекращения указывается в соответствии со свидетельством о смерти.

1. Внести в трудовую книжку запись:
   «Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника (дата, указана в свидетельстве о смерти)».
2. Подпись работодателя (директора, главного бухгалтера) ставится рядом с записью.
3. Если в книжке есть запись о переходе на электронную трудовую книжку, то в бумажной версии запись делается только в разделе «Прекращение трудового договора».

Кому и как выдается трудовая книжка умершего

Согласно пункту 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек, трудовая книжка после внесения записи о прекращении трудового договора выдаётся на руки ближайшему родственнику (по закону – супругу, родителям, детям, внукам, братьям и сестрам) под расписку либо может быть отправлена по почте по письменному заявлению.

Кто считается «ближайшим родственником»

• Супруг(а) (или гражданский партнёр).
• Дети (включая усыновлённых).
• Родители.
• Братья и сестры.
• Внуки (при отсутствии вышеуказанных).

Порядок выдачи

1. Личное получение. Родственник предъявляет:
   • Свидетельство о смерти.
   • Документ, подтверждающий родство (паспорт + свидетельство о рождении, браке и т.д.).
   • Подписывает расписку о получении трудовой книжки.
2. Получение по почте. Необходимо направить:
   • Письменное заявление от родственника с указанием ФИО, даты рождения, адреса доставки.
   • Копию свидетельства о смерти.
   • Копию документа, подтверждающего родство.
   • Оплату расходов на отправку (если это предусмотрено внутренними регламентами организации).

   После проверки документов работодатель отправляет книжку заказным письмом с уведомлением о вручении.

Что делать, если у умершего была электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК хранится в Федеральной государственной информационной системе «Электронная трудовая книжка». При переходе на ЭТК работодатель обязан выдать бумажный оригинал трудовой книжки до момента перехода. После смерти сотрудника:

• Работодатель вносит запись о прекращении трудового договора в электронную систему.
• Бумажный оригинал (если он ещё находится у работодателя) может быть выдан родственникам по тем же правилам, что и обычная книжка.
• Если оригинал уже был выдан живому сотруднику, то родственники могут получить выписку из ЭТК (запрос в Пенсионный фонд РФ) либо запросить копию у работодателя, предоставив необходимые документы.

Необходимый пакет документов

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подписывать приказ о прекращении трудового договора?

Да. Приказ оформляется, но в нём делается пометка: «Знакомить с приказом невозможно по причине смерти работника». Подпись родственников на приказе не требуется.

Может ли работодатель отказать в выдаче трудовой книжки?

Отказ возможен только в случае отсутствия необходимых документов (свидетельство о смерти, подтверждение родства). При наличии всех бумаг работодатель обязан выдать книжку.

Как оформить запись о смерти в электронную трудовую книжку?

Работодатель вносит запись через специализированный сервис «ЭТК», указывая дату смерти, ссылку на пункт ТК РФ о прекращении трудового договора и прикладывает скан свидетельства о смерти.

Что делать, если родственник не может лично забрать книжку?

Можно оформить доверенность на другого лица, приложив к ней копию свидетельства о смерти и подтверждение родства. Доверенное лицо получает книжку под расписку.

• Сразу после получения сведений о смерти сотрудника оформите приказ о прекращении трудового договора, указав причину «смерть».
• Внесите запись в трудовую книжку в соответствии с пунктом 37 Правил.
• Подготовьте пакет документов для родственников и выдайте книжку под расписку либо отправьте её почтой по письменному заявлению.
• Если у сотрудника была электронная трудовая книжка, внесите запись в ЭТК и при необходимости подготовьте выписку для родственников.
• Соблюдайте сроки: согласно ТК РФ, трудовая книжка должна быть выдана в течение 5 рабочих дней после получения всех необходимых документов.

Соблюдение указанных правил поможет избежать юридических конфликтов, а также проявит уважение к памяти усопшего сотрудника и его семье.

Дата публикации: