Смерть сотрудника, это тяжелое событие, которое требует от работодателя не только моральной поддержки коллектива и родных, но и строгого соблюдения юридических процедур. Одним из ключевых этапов является правильное оформление и выдача трудовой книжки. Ошибки в этом документе могут создать проблемы наследникам при оформлении пенсий, пособий и других социальных выплат.
В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий работодателя, правила внесения записей и порядок передачи документа родственникам.
Основание для внесения записи
Прекращение трудового договора в связи со смертью работника регулируется пунктом 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ. Именно эта норма является единственным законным основанием для прекращения трудовых отношений в данной ситуации.
Документами, подтверждающими факт смерти, являются:
- Оригинал свидетельства о смерти (выдается органами ЗАГС);
- Решение суда о признании гражданина умершим (если факт смерти устанавливался в судебном порядке);
- Копия уведомления из органов МВД или ЗАГС (в некоторых случаях работодателю могут поступить такие уведомления).
Важно: Приказ об увольнении в связи со смертью сотрудника не подписывается самим работником (так как это невозможно). В графе «Подпись работника» делается отметка о невозможности получения подписи в связи со смертью, со ссылкой на соответствующий документ.
Правила внесения записи в трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Она должна быть выполнена четко, без сокращений (кроме общепринятых), чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Если ведется электронная трудовая книжка, сведения также передаются в Социальный фонд России (СФР).
Алгоритм заполнения:
- Графа 3 (Наименование предприятия, структурного подразделения): Указывается полное и сокращенное наименование организации (если это не было сделано в предыдущих записях);
- Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи.
- Графа 2 (Дата): Указывается дата издания приказа об увольнении. Обратите внимание: датой увольнения считается дата смерти сотрудника, указанная в свидетельстве, даже если приказ издан позже. Однако в графу 2 часто вносят дату приказа, а в графе 3 уточняют дату смерти. Согласно актуальной практике, в графу 2 ставят дату издания приказа, а в тексте записи указывают дату смерти.
- Графа 3 (Запись о причине): Делается запись следующего содержания: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Графа 4 (Основание): Указываются реквизиты приказа об увольнении (номер и дата). Также рекомендуется указать реквизиты документа о смерти (свидетельства) для внутренней отчетности, хотя в самой книжке это не всегда требуется, но полезно для аудита.
Пример формулировки:
«Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника 15 мая 2026 года, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.»
Заверение записи
После внесения записи она должна быть заверена:
- Подписью ответственного лица (работодателя или уполномоченного сотрудника отдела кадров).
- Печатью организации (если печать используется в компании).
- Подписью самого умершего сотрудника запись не заверяется. Вместо этого рядом с местом для подписи работника делается запись: «Подпись работника невозможна в связи со смертью».
Выдача трудовой книжки наследникам
Это критически важный этап. Трудовая книжка умершего не может быть просто отправлена почтой или выдана любому желающему. Она передается только близким родственникам или иным лицам на основании их письменного заявления;
Кому можно выдать книжку?
Документ выдается одному из следующих лиц (в порядке очередности или по их выбору):
- Супругу (супруге);
- Родителям;
- Детям;
- Братьям и сестрам;
- Лицам, указанным в завещании (при наличии);
- Иным родственникам по доверенности.
Процедура выдачи:
- Заявление: Лицо, претендующее на получение трудовой книжки, должно написать заявление в свободной форме с просьбой выдать документ.
- Проверка документов: Заявитель должен предоставить оригиналы документов, подтверждающих родство (свидетельство о браке, о рождении, свидетельство о смерти сотрудника) и свой паспорт.
- Фиксация выдачи: Факт выдачи трудовой книжки фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В графе «Подпись работника, получившего трудовую книжку» расписывается лицо, получившее документ. Также делается запись: «Выдана на руки [ФИО получателя] на основании [документ о родстве]».
- Сроки: Выдать трудовую книжку необходимо в день обращения наследника или в течение 3 рабочих дней после написания заявления, если документы требуют проверки.
Что делать, если трудовая книжка не нужна?
Если наследники заявили, что трудовая книжка им не нужна, или если они не объявились в течение длительного времени, работодатель обязан хранить документ в архиве организации в течение 50 лет (согласно новым правилам архивного хранения для документов по личному составу, созданных после 2021 года, ранее срок составлял 75 лет, но для документов, прекращенных после 2021 года, применяется срок 50 лет). Уничтожать трудовую книжку умершего сотрудника нельзя.
Частые ошибки работодателей
- Увольнение «по собственному желанию»: Категорически нельзя увольнять умершего сотрудника по собственному желанию или по соглашению сторон. Только ст. 83 п. 6 ТК РФ.
- Отсутствие записи о невозможности подписи: Забывчивость в этом пункте может привести к признанию записи некорректной.
- Выдача книжки без подтверждения родства: Это может привести к судебным искам от других наследников.
- Задержка выдачи: Несвоевременная выдача документов наследникам может повлечь за собой материальную ответственность работодателя за каждый день задержки.
Правильное оформление трудовой книжки умершего сотрудника — это акт уважения к памяти человека и гарантия защиты прав его семьи. Строгое следование букве закона (ст. 83, 84.1 ТК РФ) и внимательное отношение к деталям при заполнении и выдаче документа помогут избежать юридических рисков и обеспечат спокойствие родственникам покойного в вопросах подтверждения стажа и пенсионных прав.
Помните: в таких ситуациях важны не только юридические формальности, но и тактичность, и готовность помочь семье сотрудника пройти через бюрократические процедуры.