Дата актуализации:
Содержание
- Правовая база оформления записей в трудовой книжке
- Порядок заполнения раздела «Сведения о работе»
- Образец записи о приёме на работу подсобным рабочим
- Пошаговая инструкция для работодателя
- Типичные ошибки и как их избежать
- Часто задаваемые вопросы
Правовая база оформления записей в трудовой книжке
Записи в трудовой книжке регулируются следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 66‑69, 77‑78․
- Приказ Минтруда России № 320н от г․ «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»․
- Постановление Правительства РФ № 302 от г․ «Об электронных трудовых книжках» (для организаций, использующих ЭТК)․
Согласно статье 66 ТК РФ, запись о приёме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» в том виде, в котором она указана в трудовом договоре, и должна быть сделана в течение трёх рабочих дней со дня начала работы․
Порядок заполнения раздела «Сведения о работе»
Записи в трудовой книжке делаются строчными арабскими цифрами (день и месяц – двузначные, год – четырёхзначные)․ Пример: ․
Обязательные элементы записи:
- Дата приёма (дата начала работы);
- Должность (в нашем случае – «подсобный рабочий»)․
- Наименование организации (полное официальное название)․
- Код ОКВЭД (по желанию, если требуется)․
- Ссылка на пункт Трудового кодекса, если запись связана с увольнением (не относится к приёму)․
Запись делается чернильной ручкой (чёрным или синим цветом), без исправлений․ Если ошибка произошла, запись корректируется в соответствии с пунктом 4 Приказа № 320н (зачёркивание, подпись и дата исправления)․
Образец записи о приёме на работу подсобным рабочим
Ниже представлен классический образец, который можно использовать в любой организации, оформляющей бумажные трудовые книжки․
подсобный рабочий ООО «СтройТехСервис» (ОКВЭД 43․99) № д/д 12/2026
Разбор записи:
- – дата начала работы (приём в должность)․
- подсобный рабочий – официальное наименование должности (строчными буквами)․
- ООО «СтройТехСервис» – полное название работодателя․
- (ОКВЭД 43․99) – код вида экономической деятельности (по желанию, часто указывается в справочнике организации)․
- № д/д 12/2026 – номер и дата приказа о приёме (если приказ оформлен отдельно)․ Если приказа нет, эту часть можно опустить․
Для электронных трудовых книжек (ЭТК) запись выглядит аналогично, но вводится в системе через специальный модуль «Кадровый учет»․
Пошаговая инструкция для работодателя
- Подготовьте трудовой договор․ Убедитесь, что в нём указаны:
- Дата начала работы;
- Полное наименование должности – «подсобный рабочий»;
- Наименование организации и её ИНН/КПП․
- Сформируйте приказ о приёме․ Приказ подписывается руководителем организации и содержит:
- Номер и дату приказа;
- ФИО работника;
- Должность и дату начала работы;
- Основание (трудовой договор)․
- Заполните запись в трудовой книжке․ Используйте чёрную (или синюю) чернильную ручку, пишите разборчиво, без пропусков․
- Подпишите запись․ Работодатель (или уполномоченный кадровик) ставит подпись рядом с записью․
- Передайте трудовую книжку работнику․ Делайте это в тот же день или в течение трёх рабочих дней после начала работы․
- Отправьте сведения в государственную систему․ При наличии ЭТК – введите данные в электронный реестр в течение того же срока;
Важно: если работник приступил к работе без подписанного договора, запись в книжке всё равно обязана быть сделана, но в таком случае к записи прилагается копия договора, подписанного в последующем порядке․
Типичные ошибки и как их избежать
- Неправильный формат даты․
Записывайте дату «ДД․MM․ГГГГ», а не «MM/DD/YYYY»․ - Прописные буквы в должности․
Должность пишется строчными буквами без заглавных (кроме первой буквы в начале записи)․ - Использование карандаша․
Записи делаются только чернильной ручкой․ - Отсутствие подписи․
Запись считается недействительной без подписи лица, ответственного за её внесение․ - Заполнение после более чем трёх дней․
Это может привести к штрафу для организации (пункт 5 Приказа № 320н)․ - Неправильные сокращения․
Не используйте «подсобн․раб․» – пишите полное название должности․
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Нужно ли указывать ОКВЭД в записи?
ОКВЭД указывается по желанию работодателя и в случае, если это предусмотрено внутренними регламентами организации․ В большинстве случаев достаточно указать только название организации․
Вопрос 2: Что делать, если работник был принят по совместительству?
В записи добавляют слово «совместитель»․ Пример:
подсобный рабочий (совместитель) ЗАО «АгроТех» № д/д 07/2026
Вопрос 3: Как оформить запись, если работник уже имеет трудовую книжку с предыдущим опытом?
Запись вносится в следующую свободную строку в разделе «Сведения о работе», не стирая предыдущие записи․ При этом сохраняется хронологический порядок․
Вопрос 4: Можно ли использовать электронную подпись в бумажной трудовой книжке?
Электронная подпись допускается только в электронных трудовых книжках (ЭТК)․ В бумажных книжках обязательна собственноручная подпись․
Оформление записи о приёме подсобным рабочим в трудовую книжку – простая, но юридически значимая процедура․ Соблюдение правильного формата даты, точного названия должности и подписи ответственного лица гарантирует, что запись будет признана действительной и не вызовет проблем при последующих кадровых изменениях․
Следуя представленной выше пошаговой инструкции и используя образец записи, вы сможете избежать типичных ошибок и обеспечить корректное ведение кадровой документации в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда № 320н․
Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к отделу кадров вашей организации или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве․
Статья подготовлена автоматически ․ Все сведения актуальны на дату публикации и могут быть изменены в соответствии с будущими нормативными актами․