Вопрос о том, как правильно оформить и учесть трудовую книжку гражданина Республики Беларусь, который поступает на работу в российскую компанию, часто вызывает затруднения как у работодателя, так и у самого сотрудника. Ниже приведена подробная инструкция, основанная на актуальных нормативных актах и практических рекомендациях.

Что такое трудовая книжка и почему она важна?

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его права и обязанности. В России она оформляется в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 40 от 18 июня 2004 г. В Беларуси действует собственный образец, который не признаётся российским законодательством в качестве официального доказательства трудового стажа на территории РФ.

Что говорит российское законодательство?

Согласно пункту 2 Постановления № 40, бланки трудовых книжек и вкладыши к ним, выданные в Беларуси, считаются действительными только до их полного использования. Однако заполнение белорусских трудовых книжек в российском формате не предусмотрено. Это значит, что:

• Перенос записей из белорусской трудовой книжки в российскую невозможен.
• Работодатель обязан оформить новую российскую трудовую книжку для сотрудника.
• Первая запись в новой книжке будет о приёме на работу в российскую организацию.

Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 20 января 2014 г. подтверждает, что «приёму на работу в РФ не производится запись о общем (непрерывном) трудовом стаже, указанном в белорусской трудовой книжке».

Какие документы нужны работодателю?

1. Трудовой договор с гражданином Беларуси.
2. Приказ о приёме на работу (распоряжение нанимателя).
3. Запись в трудовой книжке о приёме на работу.
4. Свидетельство о регистрации в системе социального страхования (СНИЛС) – если работник его уже имеет.
5. Паспорт гражданина Республики Беларусь.
6. При необходимости – справка о предыдущем трудовом стаже (например, справка о работе в Беларуси).

Если работник уже имеет российскую трудовую книжку, но она не содержит записей о работе в Беларуси, то в ней можно оставить только запись о приёме на работу в РФ.

Как оформить новую российскую трудовую книжку?

Процесс состоит из следующих шагов:

• Подготовка бланка. Работодатель получает бланк трудовой книжки, утверждённый постановлением № 40.
• Запись о приёме. В первой строке книжки записывается дата приёма, должность, место работы и т.д.
• Подпись и печать. Работодатель подписывает запись и ставит печать организации.
• Передача работнику. Книжка передаётся сотруднику, который хранит её в течение всей трудовой деятельности.

Если работник отказался от бумажной трудовой книжки, можно оформить сведения о трудовой деятельности в электронном виде по форме СТД‑Р или СТД‑СФР.

Что делать, если работник предъявляет белорусскую трудовую книжку?

В таком случае:

• Работодатель не вносит записи в белорусскую книжку, поскольку она не признаётся в РФ.
• Сотруднику необходимо завести российскую трудовую книжку, как описано выше.
• Если белорусская книжка содержит записи о работе в России (например, если работник ранее работал в РФ), эти записи можно оставить, но они не будут учитываться при расчёте стажа в РФ.
• В случае сомнений можно обратиться за разъяснениями в Федеральную службу по труду и занятости.

Как учитывать стаж в системе 1С и при расчёте пенсии?

В системе 1С для учета стажа необходимо:

1. Ввести данные о приёме в РФ в модуль «Трудовые книжки».
2. Указать дату начала работы в РФ.
3. При расчёте пенсионных начислений использовать только российский стаж.

Для пенсионного расчёта в России учитывается только стаж, зафиксированный в российской трудовой книжке. Поэтому важно, чтобы в системе 1С были правильно отражены даты начала и окончания работы в РФ.

Что делать, если работник хочет перенести записи из белорусской книжки?

Перенос записей невозможен. Однако можно оформить справку о трудовом стаже в Беларуси, которая будет подтверждать предыдущий опыт работы. Такая справка не заменяет российскую трудовую книжку, но может быть использована при расчёте зарплаты и льгот.

• Работодатель обязан оформить российскую трудовую книжку при приёме белорусского гражданина.
• Записи из белорусской трудовой книжки не вносятся в российскую.
• Первой записью в новой книжке будет приём на работу в РФ.
• Для учета стажа в 1С и расчётов пенсии использовать только данные из российской трудовой книжки.
• При необходимости можно оформить справку о трудовом стаже в Беларуси.

Таким образом, соблюдение этих правил гарантирует законность трудовых отношений и правильный учёт стажа сотрудника, что важно как для работодателя, так и для самого работника.