Вопрос оформления перевода сотрудника на временную работу часто вызывает сложности у кадровиков и руководителей. Связано это с тем‚ что временный перевод имеет свои правовые особенности‚ которые необходимо строго соблюдать‚ чтобы не нарушить права работника и не навлечь штрафы от трудовой инспекции. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить такой перевод‚ какие записи делать в трудовой книжке‚ а какие — только в личной карточке.

Что говорит закон: постоянный и временный перевод

Согласно статье 72.1 Трудового кодекса РФ‚ переводом считается постоянное или временное изменение трудовой функции работника или структурного подразделения‚ в котором он трудится. Именно от того‚ на какой срок осуществляется перевод‚ зависит порядок заполнения трудовой книжки.

• Постоянный перевод — оформляется бессрочно. Информация о нем в обязательном порядке вносится в трудовую книжку.
• Временный перевод — осуществляется на определенный срок (как правило‚ до 1 года или до выхода основного сотрудника). Запись в трудовую книжку не вносится.

Почему запись о временном переводе не делается в трудовой книжке?

Это самое главное правило‚ о котором нужно помнить: сведения о временном переводе в трудовую книжку не заносятся. Обусловлено это требованиями законодательства.

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утвержденными Постановлением Правительства РФ № 225)‚ в трудовую книжку вносятся сведения только о постоянных переводах на другую работу. Поскольку временный перевод имеет ограниченный срок действия‚ по его истечении сотрудник возвращается на свою прежнюю должность. Трудовая книжка является документом‚ отражающим непрерывный стаж и постоянные изменения в карьере‚ поэтому временные эпизоды в ней не фиксируются.

Как правильно оформить временный перевод

Несмотря на то‚ что запись в трудовую книжку не делается‚ временный перевод требует строгого документального оформления. Процедура состоит из следующих шагов:

1. Получение согласия работника. По общему правилу (ст. 72.2 ТК РФ) временный перевод допускается только с письменного согласия сотрудника. Исключения составляют форс-мажорные обстоятельства (катастрофы‚ аварии)‚ когда перевод без согласия возможен на срок до 1 месяца.
• Новая должность и структурное подразделение;
• Срок перевода (конкретная дата или событие — например‚ «до выхода на работу основного сотрудника Иванова И.И.»);
• Условия оплаты труда (оклад‚ тарифная ставка);
• Причины перевода.
2. Издание приказа. На основании дополнительного соглашения издается приказ о временном переводе по унифицированной форме № Т-5 (или по форме‚ утвержденной в организации).
3. Ознакомление работника. Сотрудник должен расписаться на приказе и в дополнительном соглашении.

Где фиксируется временный перевод?

Если не в трудовой книжке‚ то где же увидеть историю временных переводов сотрудника? Для этого существуют другие документы:

• Личная карточка работника (форма № Т-2). В разделе III «Прием на работу и переводы» делается полная запись о временном переводе с указанием приказа‚ должности и срока. При возвращении на основное место работы ставится отметка о прекращении временного перевода.
• Табель учета рабочего времени. В табеле временный перевод может отражаться специальными кодами‚ если это предусмотрено учетной политикой компании.

Что делать‚ если временный перевод стал постоянным?

На практике часто встречается ситуация: сотрудника перевели временно (например‚ на место декретницы)‚ но затем он согласился остаться на этой должности навсегда‚ либо временная вакансия стала постоянной. Как быть в этом случае?

Здесь вступает в силу важное правило (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ): если по окончании срока временного перевода работник не потребовал возврата на прежнюю работу и продолжает трудиться‚ условие о временном характере перевода утрачивает силу‚ и перевод считается постоянным.

Оформление перехода из временного перевода в постоянный

1. Необходимо заключить новое дополнительное соглашение‚ в котором будет указано‚ что перевод носит постоянный характер (или указывается новая‚ бессрочная дата).
2. Издается новый приказ о постоянном переводе.
3. Именно в этот момент в трудовую книжку вносится запись!

Образец записи в трудовой книжке при постоянном переводе

Если временный перевод трансформировался в постоянный (или если изначально был оформлен постоянный перевод)‚ в трудовую книжку вносится стандартная запись в раздел «Сведения о работе».

Пример заполнения (в графах):

• Графа 1 (№ записи): 12
• Графа 2 (Дата):
• Графа 3 (Сведения о приеме…): Переведен в отдел маркетинга на должность старшего маркетолога
• Графа 4 (Основание): Приказ от № 45-к

Важный нюанс: Если временный перевод стал постоянным‚ датой перевода в трудовой книжке будет считаться первый день фактического начала работы на новой должности (то есть дата начала временного перевода)‚ а в графе 4 указывается реквизит приказа‚ которым оформлен уже постоянный перевод.

Частые ошибки и ответственность

Работники отдела кадров иногда допускают грубые ошибки‚ которые могут привести к судебным спорам или штрафам:

1. Внесение записи о временном переводе в трудовую книжку. Это прямое нарушение Правил ведения трудовых книжек. Если такая запись по ошибке была внесена‚ ее придется признавать недействительной (вносить запись: «Запись за номером таким-то недействительна»)‚ что создает лишний хаос в документе.
2. Отсутствие дополнительного соглашения. Нельзя перевести сотрудника временно только на основании приказа. Приказ всегда вторичен по отношению к двустороннему соглашению.
3. Пропуск срока возврата. Если срок временного перевода истек‚ а работодатель не издал приказ о возвращении сотрудника на прежнюю должность (и сотрудник продолжает работать)‚ перевод автоматически становится постоянным. Вернуть работника на старую должность без его согласия уже будет нельзя.

Резюме

Оформление временного перевода требует внимательности‚ однако главное правило предельно просто: временный перевод не фиксируется в трудовой книжке. Эти сведения отражаются только в личной карточке работника и подкрепляются дополнительным соглашением и приказом. Запись в трудовой книжке появляется только в том случае‚ если временный перевод перерастает в постоянный. Соблюдение этого правила убережет работодателя от нарушений трудового законодательства‚ а работника — от некорректных записей в главном документе о трудовом стаже.