Перевод работника на другую работу (должность) – одно из наиболее распространённых кадровых действий в организации. Несмотря на кажущуюся простоту процедуры, оформление записи в трудовой книжке требует точного соблюдения требований Трудового кодекса РФ и нормативных актов, регулирующих ведение трудовых книжек. Ниже представлен пошаговый алгоритм, правовые основания и примеры оформления записей при постоянном и временном переводе.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 72.1 (перевод на другую работу), ст. 66 (ведение трудовой книжки).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции, действующей с ).
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения» (действует с ).
• Письма и разъяснения КонсультантПлюс, Гарант, Онлайн Инспекция по вопросам дублирования наименования подразделения и оформления временных переводов.

Что считается переводом, а что – перемещением?

Согласно ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ:

1. Перевод на другую работу – постоянное или временное изменение трудовой функции (должности, профессии, специальности) с возможным изменением условий трудового договора.
2. Перемещение – изменение места работы (структурного подразделения, рабочего места) без изменения трудовой функции и условий договора. При перемещении дополнительное соглашение не составляется, запись в трудовую книжку не вносится.

Если наименование должности остаётся прежним, но меняется её содержание (функционал), это всё равно считается переводом, поскольку изменяется трудовая функция.

Обязательные документы при переводе

• Приказ (распоряжение) о переводе – основание для внесения записи в трудовую книжку и личную карточку (форма Т-2).
• Дополнительное соглашение к трудовому договору (при постоянном переводе) – фиксирует изменение условий труда (должность, оклад, режим работы и т.д.).
• Заявление работника (по желанию, но часто требуется для подтверждения согласия).
• Извещение в ПФР (ЕФС-1) – при изменении данных, влияющих на персонифицированный учёт (например, изменение профессионального кода по ОКЗ).

Сроки внесения записи в трудовую книжку

Согласно п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление № 225):

«Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) не позднее недельного срока».

Для временного перевода запись в трудовую книжку не вносится (см. разъяснения Онлайн Инспекции и КонсультантПлюс). По окончании временного перевода работник возвращается на прежнюю должность без какой-либо отметки в книжке.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке

Форма трудовой книжки (утверждена Приказом Минтруда № 697н) содержит следующие разделы:

• Раздел «Сведения о работе» (графы 1‑4).
• Раздел «Сведения о награждениях» (графы 5‑6).

При переводе на другую должность заполняются графы 1‑4 раздела «Сведения о работе»:

1. Графа 1 – порядковый номер записи.
2. Графа 2 – дата приёма (назначения) на работу в порядке перевода (формат: ДД.ММ.ГГГГ).
3. Графа 3 – информация о работодателе и должности:
   • Наименование организации (полное, согласно уставу).
   • Наименование структурного подразделения (если в трудовом договоре указано).
   • Наименование должности (по штатному расписанию).
4. Графа 4 – основание для записи: номер и дата приказа о переводе, а также ссылка на дополнительное соглашение к трудовому договору (если оно составлено).

Важно! Если в трудовом договоре изначально было указано структурное подразделение, то при переводе внутри того же подразделения запись должна содержать указание на это подразделение (см. разъяснения КонсультантПлюс и Письмо Минтруда).

Пример записи о постоянном переводе

ООО «Альфа‑Тех» (структурное подразделение: отдел разработки программного обеспечения)
Переведён на должность ведущего инженера‑программиста
Приказ № 124‑к от ; доп. соглашение к трудовому договору № 7 от 

<p><b>1.</b> <br>
<b>2.</b> ООО «Альфа‑Тех» (структурное подразделение: отдел разработки программного обеспечения)<br>
<b>3.</b> Переведён на должность ведущего инженера‑программиста<br>
<b>4.</b> Приказ № 124‑к от ; доп. соглашение к трудовому договору № 7 от </p>

Пример записи о временном переводе (не вносится)

Если сотрудник переведён временно (например, на период отсутствия основного работника), запись в трудовую книжку не делается. По окончании временного перевода достаточно оформить акт о возврате на прежнюю должность (внутренний документ).

Особенности оформления при совпадении наименований должностей

Когда старое и новое наименование должности совпадают, но меняется функционал (например, «инженер» → «инженер (по новым проектам)» или меняется отдел), законодательство не требует особой формы записи. Однако для избежания споров рекомендуется:

• В графе 3 указать полное наименование должности согласно штатному расписанию (включая уточнение, если оно есть в штатке).
• При необходимости добавить примечание в графе 4: «Изменение функциональных обязанностей в соответствии с доп. соглашением от …».
• Сохранить копию приказа и дополнительного соглашения в личном деле сотрудника.

Пошаговая инструкция для кадровой службы

1. Получить заявление работника (если требуется внутренним регламентом).
2. Подготовить проект приказа о переводе (указать вид перевода – постоянный/временный, дату начала, основание).
3. Согласовать приказ с руководителем подразделения и юридической службой.
4. Издать приказ и ознакомить работника под подпись.
5. Составить дополнительное соглашение к трудовому договору (при постоянном переводе).
6. Внести изменения в личную карточку (форма Т‑2) и в электронную трудовую книжку (если ведётся ЭТК).
7. Сделать запись в трудовой книжке не позднее недели после издания приказа (см. п. 10 Правил).
8. Направить извещение в ПФР (ЕФС‑1), если изменились данные, влияющие на персонифицированный учёт (профессиональный код, оклад и т.д.).
9. Архивировать приказ, дополнительное соглашение, заявление и копию записи из трудовой книжки в личное дело сотрудника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли делать запись в трудовой книжке при переводе на другую должность в том же отделе?

Да, если перевод является постоянным. Запись делается независимо от того, меняется ли структурное подразделение.

Что делать, если работник отказался подписывать дополнительное соглашение?

Перевод без согласия работника возможен только в случаях, предусмотренных ТК РФ (например, перевод в рамках той же локации без изменения условий труда). Если изменяются условия (должность, оклад), согласие обязательно.

Можно ли оформить перевод через внутренний меморандум вместо приказа?

Нет. Основанием для записи в трудовой книжке является только приказ (распоряжение) работодателя, изданный в установленной форме.

Нужно ли указывать номер трудовой книжки в записи?

Нет. Номер книжки указывается только на ьном листе и в обложке; в разделе «Сведения о работе» номер не прописывается.

Внесение изменений в трудовую книжку при переводе сотрудника на другую должность – процедура, требующая строгого соблюдения законодательных норм и внутренних регламентов организации. Ключевые моменты:

• Определить вид перевода (постоянный/временный).
• Издать приказ и, при необходимости, дополнительное соглашение.
• Внести запись в трудовую книжку не позднее недели после приказа.
• При совпадении наименований должностей отразить в графе 3 полное название согласно штатному расписанию и, при besoin, уточнить изменение функционала в графе 4.
• Сохранить всю документацию в личном деле сотрудника для возможных проверок контролирующих органов.

Следуя данной инструкции, кадровая служба сможет избежать ошибок, штрафов и споров с работниками, а также обеспечит прозрачность и законопослушность кадрового документооборота.

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы на 23 мая 2026 года.