Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности, стаже и заработке работника. При переводе сотрудника из одной организации в другую (внутренний перевод, перевод в дочернее предприятие, перевод в филиал и т.п.) необходимо правильно оформить запись в трудовой книжке. Неправильное заполнение может привести к юридическим последствиям и осложнить получение пенсии.
Правовая база
Оформление записей в трудовой книжке регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66‑71.
- Приказ Минтруда России от № 438н «Об утверждении формы и порядка ведения трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России от № 110н «Об изменении формы и порядка ведения трудовых книжек» (введена электронная трудовая книжка, но бумажный вариант остаётся в силе).
Общие правила заполнения трудовой книжки
- Запись делается чернильной ручкой (чёрным или синим цветом) в блокноте, предусмотренном для записей.
- Текст записей пишется разборчиво, без сокращений, за исключением официальных аббревиатур (например, ОАО, ЗАО).
- Запись делается в хронологическом порядке – от старых к новым записям.
- Каждая запись завершается подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации.
- Дата записи указывается в формате ««день» «месяц» «год» (например, 15 апреля 2026 г.)
Особенности заполнения при переводе
При переводе сотрудника запись в трудовой книжке делается в два этапа:
- Снятие с должности в исходной организации (если перевод сопровождается увольнением по согласованию).
- Приём на работу в новой организации (или в новом подразделении).
Если перевод осуществляется без увольнения (перевод в пределах одной юридической структуры), запись делается только в строке «Приём на работу», где указывается новое место работы.
Образец записи «Приём на работу» при переводе
| Дата | Содержание записи |
|---|---|
| 15 апреля 2026 г. | Приём на работу в ООО «Новые Технологии», филиал в г. Москва, должность – инженер‑конструктор. Трудовой договор № 123/2026 от 15 апреля 2026 г. Ставка – 120 % от тарифной ставки (оклад 120 000 руб.). Условия труда – режим работы 5/2, 40 ч/неделя. Основание – перевод из ООО «ТехИнвест», г. Санкт‑Петербург, в соответствии с приказом № 45/2026 от 10 апреля 2026 г. Подпись работодателя – ___________________ Печать организации |
Пошаговая инструкция заполнения
- Подготовка документов
- Приказ о переводе (внутренний документ организации).
- Трудовой договор (или дополнение к договору) с указанием новых условий.
- Справка о трудовом стаже (если требуется для расчёта стажа).
- Определение даты начала работы в новом месте – обычно это дата из приказа о переводе.
- Заполнение строки «Приём на работу»
- Указать полное название организации‑приёмщика (с юридическим адресом).
- Указать филиал/отдел, если это необходимо.
- Указать должность, ставку, оклад, режим работы.
- Указать основание перевода (номер и дату приказа).
- Подпись и печать – подпись лица, уполномоченного на ведение трудовой книжки, и печать организации ставятся сразу после записи.
- Контроль – работнику рекомендуется проверить запись, убедиться в отсутствии ошибок и подписать страницу (если это предусмотрено локальными нормативными актами).
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли оформлять запись об увольнении в исходной организации?
Если перевод осуществляется в рамках одной юридической структуры (например, перевод в дочернее предприятие), запись об увольнении не требуется. Достаточно оформить запись о приёме на работу в новой организации.
Как оформить перевод, если работник переезжает в другой регион?
Требуется оформить приказ о переводе, указать новый адрес места работы и, при необходимости, оформить командировочное удостоверение. В трудовой книжке указывается новое место работы с полным адресом.
Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись «Перевод»?
Запись «Перевод» делается в том случае, если перевод сопровождается увольнением и последующим приёмом на работу в новой организации. В этом случае в первой строке указывается «Увольнение», а в следующей – «Приём на работу» с указанием нового работодателя.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие указания основания перевода. Всегда указывайте номер и дату приказа.
- Неправильный формат даты. Пишите дату полностью словами (например, 15 апреля 2026 г.).
- Пропуск подписи/печати. Без подписи и печати запись считается недействительной.
- Сокращения в должности. Пишите полное название должности без неофициальных сокращений.
- Заполнение не в хронологическом порядке. Записи в трудовой книжке идут от старых к новым.
Пример полного блока записей при переводе
| Дата | Содержание записи |
|---|---|
| 10 апреля 2026 г. | Увольнение из ООО «ТехИнвест», г. Санкт‑Петербург, должность – инженер‑конструктор. Основание – перевод в ООО «Новые Технологии» (приказ № 45/2026 от 10 апреля 2026 г.). Подпись работодателя – ___________________ Печать |
| 15 апреля 2026 г. | Приём на работу в ООО «Новые Технологии», филиал в г. Москва, должность – инженер‑конструктор. Трудовой договор № 123/2026 от 15 апреля 2026 г. Ставка – 120 % от тарифной ставки (оклад 120 000 руб.). Условия труда – режим 5/2, 40 ч/неделя. Основание – перевод из ООО «ТехИнвест», г. Санкт‑Петербург (приказ № 45/2026 от 10 апреля 2026 г.). Подпись работодателя – ___________________ Печать |
Корректное заполнение трудовой книжки при переводе сотрудника – важный элемент соблюдения трудового законодательства. Следуя приведённым рекомендациям и образцам, работодатель гарантирует законность оформления, а работник – сохранность своих прав и правильный расчёт трудового стажа.
Дата составления статьи: 21 мая 2026 г.