В современных условиях организации часто сталкиваются с необходимостью временно замещать absent‑сотрудника (декретный отпуск, больничный, сезонные работы и т.п.). При этом важно правильно оформить запись в трудовой книжке нового работника, чтобы соблюсти требования трудового законодательства и избежать штрафов со стороны инспекции труда. Ниже – пошаговое руководство, актуальное на 2026 год, с примерами записей, ссылками на нормативные акты и рекомендациями по работе с бланками.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 59, 60, 66, 71 (о срочных трудовых договорах, замещении absent‑работника, порядке ведения трудовых книжек).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности» (с изменениями и дополнениями, действующими в 2026 году).
• Письмо Роструда от № 937‑6‑1 – разъяснение, что при приёме временного работника в трудовой книжке не делается отметка о замещении absent‑сотрудника.
• Федеральный закон от № 47‑ФЗ (о электронных трудовых книжках) – если организация перешла на электронный формат, запись делается в личном кабинете работника на портале «Госуслуги».

Важно: независимо от формы (paper‑ или электронная трудовая книжка) ответственность за корректность записи лежит на работодателе (обычно – на отделе кадров или уполномоченном лице).

Кто и когда делает запись?

1. Отдел кадров / уполномоченное лицо получает заявление о приёме на работу (с указанием срока действия договора).
2. После подписания трудового договора (срочного или гражданско‑правового) и issuance приказа о приёме на работу, в течение трех рабочих дней делается запись в трудовой книжке.
3. Если организация использует электронные трудовые книжки, запись вносится в личный кабинет сотрудника на портале «Госуслуги» в тот же день, когда издаётся приказ.

Запись делает работодатель (или его представитель). Сотрудник лишь проверяет правильность внесённых данных и ставит свою подпись (в бумажной книжке) либо подтверждает запись в электронном виде.

Что именно указывается в трудовой книжке?

Согласно Порядку ведения трудовых книжек, в разделе «Сведения о трудовой деятельности» делается запись следующего вида:

1. Дата приёма на работу (число, месяц, год).
2. Наименование организации (полное, как в учредительных документах).
3. Должность, которую занимает работник.
4. Вид трудового договора (срочный на определенный срок, гражданско‑правовый договор, договор о выполнении конкретной работы).
5. Срок действия договора (указывается дата начала и дата окончания).
6. Основание для приёма (например: «в связи с временным отсутствием работника Иванова И.И. в связи с отпуском по беременности и родам с по »).
7. Номер и дата приказа о приёме на работу.
8. Подпись уполномоченного лица и печать организации (если используется бумажная книжка).

Важно: не ставится отметка о том, что работник замещает absent‑сотрудника. Это требование прямо следует из Письма Роструда № 937‑6‑1.

Примеры записей

Пример 1. Приём на время декретного отпуска (бумажная трудовая книжка)

2026 г. 05 мая – принят на работу в ООО «СтройГрад» на должность инженера‑проектировщика (срочный трудовой договор № 12/2026 от ) на период с по в связи с временным отсутствием работника Петрова С.В. (отпуск по беременности и родам с по ). Приказ № 45/2026 от .

Пример 2. Приём на время больничного листа (электронная трудовая книжка)

В личном кабинете сотрудника на портале «Госуслуги» отражается:

• Организация: ИП Сидорова А.Н.
• Должность: менеджер по продажам
• Вид договора: срочный трудовой договор № 7/2026 от
• Срок: –
• Основание: временное отсутствие работника Кузнецова М.П. (больничный лист № БЛ‑2026‑04567 от )
• Приказ: № 22/2026 от

Пример 3. Сезонные работы (гражданско‑правовой договор)

2026 г. 01 июля – принят на работу в КФХ «Зелёный Луг» на должность рабочего сельскохозяйственного производства (гражданско‑правовой договор № ГП‑03/2026 от ) на период с по в связи с сезонными работами (уборка урожая). Приказ № 10/2026 от .

Пошаговая инструкция для отдела кадров

1. Подготовка документов: заявление о приёме, копия паспорта, СНИЛС, ИНН, трудовая книжка (или согласие на электронный формат), медицинская справка (если требуется по профессии).
2. Согласование срока замещения: уточнить у руководителя absent‑сотрудника даты начала и конца отпуска/больничного/сезонных работ.
3. Оформление трудового договора: выбрать форму (срочный трудовой договор или ГПХ). Указать точные даты начала и окончания.
4. Издание приказа о приёме на работу (форма Т‑1 или аналогичная). Приказ должен содержать ссылку на основание (отпуск, больничный, сезон).
5. Внесение записи в трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение трёх рабочих дней после приказа.
6. Ознакомление сотрудника: показать запись, получить подпись (или подтверждение в ЭТК).
7. Хранение документов: приказ, трудовой договор, копия трудовой книжки (или выписка из ЭТК) хранятся в личном деле работника не менее 50 лет.

Особенности 2026 года

• С года обязателен переход на электронные трудовые книжки для всех организаций, имеющих более 50 сотрудников. Малые предприятия могут сохранять бумажный формат по желанию.
• В электронной трудовой книжке запись делается через раздел «Трудовая деятельность» → «Добавить запись». После сохранения система автоматически генерирует уникальный идентификатор записи (UID), который можно распечатать для внутреннего использования.
• Если организация всё ещё использует бумажные книжки, необходимо обеспечить наличие актуального бланка трудовой книжки (форма Т‑2) и вкладыша (форма Т‑3), утверждённых Приказом Минтруда России от № 721н (с изменениями на 2026 год).
• Штрафы за неправильное ведение трудовых книжек увеличены: до 50 000 руб. за каждое нарушение (ст. 5.27 КоАП РФ).

Где скачать актуальные бланки и образцы

• Бланк трудовой книжки (форма Т‑2) – официальный сайт Минтруда России.
• Вкладыш к трудовой книжке (форма Т‑3).
• Личный кабинет на портале «Госуслуги» – электронная трудовая книжка.
• Образцы записей можно найти в методических рекомендациях Роструда «Заполнение трудовых книжек» (версия 2026).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ставить отметку о замещении absent‑работника?

Нет. По Письму Роструда № 937‑6‑1 от такая отметка не делается.

Можно ли оформить приём на работу по договору ГПХ вместо трудового?

Да, если характер работ соответствует гражданско‑правовому договору (например, разовый проект, сезонные работы). Однако в этом случае запись в трудовой книжке делается только если работник фактически осуществляет трудовую деятельность в рамках трудового отношения (ст. 15 ТК РФ). При чисто гражданско‑правовом договоре запись не вносится.

Что делать, если сотрудник отказался подписывать запись в бумажной трудовой книжке?

Сотрудник обязан ознакомиться с записью и поставить подпись о её получении. Отказ подписи фиксируется актом, а запись всё равно считается сделанной. Работодатель может обратиться в трудовую инспекцию для разрешения спора.

Как быть, если организация перешла на ЭТК, но у сотрудника нет доступа к Госуслугам?

Работодатель обязан помочь сотруднику получить подтверждённую учётную запись на портале «Госуслуги» (например, предоставить доступ к рабочему компьютеру или организовать обучение). Без доступа запись не считается действительной.

Правильное оформление записи в трудовой книжке при приёме на работу на время отпуска (декретный, больничный, сезонный) – это не просто формальность, а гарантия соблюдения трудового законодательства и защиты прав как работника, так и работодателя. Следуя представленной пошаговой инструкции, используя актуальные бланки и учитывая особенности 2026 года (переход на ЭТК, ужесточение ответственности), вы сможете избежать ошибок и штрафов со стороны инспекции труда.

Помните: главное – чётко указать даты, основание приёма, номер и дат приказа, а также соблюсти требование о отсутствии отметки о замещении. Тогда ваша трудовая книжка будет соответствовать всем нормативам и послужит надёжным подтверждением трудовой деятельности сотрудника.

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы РФ и данных из открытых источников (по состоянию на ).