В современных условиях кадрового учёта часто возникает необходимость замещения сотрудника, уходящего в отпуск (ежегодный, по уходу за ребёнком, декретный и т.д.). При этом важно правильно оформить трудовую книжку замещающего работника, чтобы избежать нарушений трудового законодательства и последующих споров с инспекцией труда.

Когда требуется запись в трудовую книжку?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66, 68, 70) и нормативным актам, запись в трудовую книжку делается:

• если работник принят на основную работу (даже если она носит временный характер);
• если трудовой договор заключён на срочной основе и работа для сотрудника является его основной занятостью;
• если работодатель ведёт трудовую книжку в бумажном виде (электронная форма допускается только с согласия сотрудника, принятого после ).

Если же замещение оформляется как внешнее совместительство (работник сохраняет своё основное место работы и трудовую книжку ведёт там), запись в трудовую книжку замещающего работника не делается (ст. 283 ТК РФ).

Порядок оформления приёма на время отсутствия основного работника

1. Определение необходимости замещения.

Оценивается продолжительность отсутствия основного сотрудника и характер выполняемых функций.

2. Выбор формы трудового договора.

Для замещения на период отпуска обычно заключается срочный трудовой договор (ст. 59 ТК РФ). Срок договора устанавливается равным периоду отсутствия основного работника (или с небольшим запасом на возможные задержки).

3. Издание приказа о приёме на работу.

Приказ оформляется по унифицированной форме Т‑1 или Т‑1а (или в свободной форме, содержащей все обязательные реквизиты). В приказе указывается, что работа является основной для принимаемого сотрудника и носит временный характер на период отсутствия основного работника.

4. Внесение записи в трудовую книжку.

Запись делается на основании приказа (или иного решения работодателя) в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек.

5. Уведомление сотрудника.

Работнику выдаётся копия приказа и трудовая книжка с сделанной записью под расписку.

Как правильно оформить запись в трудовую книжку

Запись состоит из четырёх колонок:

1. Дата – день, месяц, год внесения записи (обычно дата приказа о приёме).
2. Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке.
3. Сведения о работе – указываются: наименование организации, структурное подразделение (если есть), должность, вид работы (основная), а также примечание о временном характере, если это требуется внутренними нормами (но не обязательно по закону).
4. Основание – реквизиты приказа (№ и дата) или иного документа, послужившего основанием для приёма.

Пример записи:

　12　Принят на работу в ООО «Альфа» в отдел продаж менеджером по работе с клиентами (основная работа).　Приказ № 45 от

Если внутренние регламенты компании требуют указать, что работа выполняется на период отсутствия основного работника, можно добавить примечание в колонку «Сведения о работе»:
　12　Принят на работу в ООО «Альфа» в отдел продаж менеджером по работе с клиентами (основная работа) на период отсутствия основного работника Иванова И.И. (отпуск по уходу за ребёнком).　Приказ № 45 от

Особенности оформления при разных видах отпусков
Ежегодный оплачиваемый отпуск
Срок замещения обычно равен продолжительности отпуска (от 2 до 4 недель). Договор заключается на точно указанный период с возможностью продления по соглашению сторон.
Отпуск по беременности и родам (декрет)
Продолжительность составляет 140 дней (или 194 дня при многоплодной беременности, 156 дней при осложнённых родах). Срочный договор заключается на весь этот срок; при необходимости можно продлить до выхода сотрудницы на работу.
Отпуск по уходу за ребёнком
Может длиться до 3 лет ребёнка. На практике работодатели часто заключают срочный договор на год с возможностью ежегодного продления до достижения ребёнком трёхлетнего возраста.
Больничный лист
Если нетрудоспособность продолжается более 15 дней, целесообразно оформить срочный договор на период больничного, указав в приказе основание – лист нетрудоспособности.
Что делать, если работник отказывается от бумажной трудовой книжки?
С трудовые книжки могут вестись в электронном виде. Если сотрудник, принятый до этой даты, отказался переходить на электронный формат, работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку и вносить записи в неё. Для сотрудников, принятых после , бумажная книжка ведётся только по их согласию.
Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек
Несвоевременное или неправильное внесение записей может повлечь:

административные штрафы по ст. 5;27 КоАП РФ (от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций);
трудовые споры, связанные с признанием периода работы неучтённым при расчёте стажа, пенсии и т.д.;
возможные претензии со стороны бывшего сотрудника при увольнении.

Полезные шаблоны и образцы
Для удобства кадровой службы рекомендуется иметь следующие шаблоны:

Приказ о приёме на работу на время отсутствия основного работника (форма Т‑1/Т‑1а).
Срочный трудовой договор (с указанием срока, условий оплаты, места работы).
Образец записи в трудовую книжку (см. выше).
Уведомление сотруднику о приёме на работу и выдаче трудовой книжки.

Запись в трудовую книжку о работе на период отпуска основного работника оформляется в общем порядке, как и при приёме на любую основную работу. Главное – правильно определить характер работы (основная или совместительство), выбрать срочный трудовой договор, издать приказ и внести запись в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек. Соблюдение этих требований гарантирует законность кадровых процедур и защищает интересы как работодателя, так и работника.